Цели и задачи управления персоналом организации

Штатное расписание образец заполнения

Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на заработную плату в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.

Штатное расписание

Утверждается этот кадровый документ приказом руководителя, составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с сокращением штата сотрудников, то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов(бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями) куплено > 2000 практических курсов

Где в законе о них говорится?

Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Перечень документов со сроками их хранения утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и , связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.

Штатное расписание	Штатная расстановка
Оформление и работа с документом
Наличие унифицированной формы	Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания. Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа	Унифицированной формы не существует. Обычно документ делают на основе формы Т-3, добавляя столбцы с ФИО сотрудником и конкретизируя информацию по окладам.
Утверждение документа	Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица	Не обязательно. Документ можно вести только в электронном виде для более удобной работы с кадрами и формирования кадровых отчетов. Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.
Внесение изменений	Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица. В ряде случаев (сокращение штата, изменение окладов, переименование должностей) приказ о внесении изменений необходимо оформить не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу.	По необходимости. В случае официального ведения документа потребуется приказ.
Период действия	Может быть утверждено на любой срок, но обычно его делают на год.	До приема/увольнения сотрудника. При любом изменении в кадровом составе штатная расстановка должна быть изменена.
Хранение документа	Постоянно	75 лет при условии официального ведения
Особенности содержания
Наименование должности и количество штатных единиц	Указывают общее количество единиц по каждой должности. Например, должность «уборщик служебных помещений», ей соответствует 3 штатные единицы. Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.	Показывают распределение должностей по конкретным работникам с указанием их ФИО. Например, Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед. Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед. Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.
Тарифная ставка	В рублях указывается месячная заработная плата по тарифной ставке или окладу по каждой должности.	Вносится информация по окладу/тарифной ставке каждого сотрудника.
Надбавки	По всем должностям указываются надбавки стимулирующего или компенсационного характера, регламентированные либо законодательством РФ, либо системой оплаты организации, закрепленной соответствующими документами.	По каждому сотруднику указывается его индивидуальный перечень надбавок. У разных сотрудников, даже имеющих одинаковые должности, надбавки могут быть разными.

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.

Образец распоряжения о введении новой должности

ООО «Афродита»

Приказ №74

г. Сарапул

20 сентября 2020 года

О введении новой должности

В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей.
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Что такое штатное расписание организации?

Штатное расписание организации – это документ по утвержденной форме Т-3, который составляется юридическим, либо физическим лицом, имеющим ИП. Данная форма служит рекомендательным документом, но не официальным. Необходимо применение уже унифицированной формы «№ Т-3», так как она включает в себя все нужные данные.

Внутриштатное расписание может быть составлено лицом любого отдела или специалистом, которому будет доверена такая задача. А также менеджерам, отвечающим за отдел маркетинга необходимо пройти обучение SEO маркетинг курсы, для повышения квалификационных знаний, которые помогут научиться правильно, продвигать свою компанию на различных тендерах. Конечно, лучшим вариантом будет лицо – бухгалтер, так как он имеет все документы по учету денежных средств, куда поступали, когда и сколько.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения — это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.. Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек

Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Методы управления кадрами

Управлять людьми – не значит командовать ими. В зависимости от специфики предприятия и корпоративной культуры применяют разные способы воздействия на персонал.

Экономические методы. Материальная стимуляция – один из эффективных способов достигать высоких показателей в работе. Как это работает на практике? Чтобы сотрудники эффективнее работали и были заинтересованы в увеличении прибыли, следует:

• повышать им заработную плату, давать премии за качественную работу;
• выплачивать процент от общей прибыли;
• обеспечивать сотрудников медицинской страховкой;
• оплачивать проезд в общественном транспорте;
• предоставлять комплексные обеды в рабочие дни.

Не стоит забывать и о системе наказаний за плохую работу. Система штрафов, вычетов из заработной платы, лишение привилегий – это тот еще стимул качественно выполнять свои функциональные обязанности.

Некоторые предприятия делают одну и ту же ошибку: вводят систему наказаний, полностью игнорируя поощрения. Так этот метод не работает. Сотрудники должны не пребывать в страхе, а понимать, что делать работу хорошо – выгодно в первую очередь для них самих.

Пример плохой материальной стимуляции. В крупном магазине бытовой техники ввели жесткую систему наказаний:

• минута опоздания – штраф;
• невыполнение плана продаж – лишение бонусов;
• кража товара – вычет из заработной платы.

Ожидалось, что менеджеры станут лучше работать, больше продавать. Вместо этого – полное отсутствие корпоративного духа, высокая текучка кадров. 

Пример хорошей материальной стимуляции. Крупная аутсорсинговая компания при приеме сотрудников на работу информирует их о системе материального поощрения и наказания:

• выплата процента от личных продаж;
• соблюдение плана продаж – дополнительная премия всему отделу; 
• лучшие результаты показателей качества в течение полугода – возможность карьерного роста;
• отсутствие нарушений и замечаний в течение трех месяцев – дополнительные бонусы к заработной плате;
• нарушение дисциплины, несоблюдение корпоративных правил – лишение бонусов и премий;
• грубые ошибки, систематические нарушения – увольнение.

Сотрудники должны понимать, что от работы каждого из них зависит общий результат команды, а старания всех будут замечены и оценены. Тогда цель менеджмента персонала будет достигнута.

Административные методы. Их еще называют «организационно-распорядительные». Суть методов заключается в использовании работодателем власти и нормативном обеспечении трудовой деятельности персонала. Здесь подразумеваются различные приказы, указания и распоряжения, которые указывают сотрудникам, как нужно себя вести, что можно делать, а что нельзя.

У сотрудника должно выработаться определенное чувство долга, он должен понимать:

• чего от него хотят;
• что будет, если игнорировать свои функциональные обязанности;
• почему нужно соблюдать трудовую дисциплину.

В идеале, у человека должно выработаться стремление работать в организации, соблюдать трудовую дисциплину

Важно: у административных методов всегда прямой характер воздействия – что написано в приказе (распоряжении, указании), то обязательно к выполнению

Социально-психологические методы. Так как сотрудники – это живые люди, им свойственно дружить друг с другом и конфликтовать. С помощью этих методов, грамотно воздействуя на интересы каждой отдельной личности и коллектива в целом, риск конфликтов сводится к минимуму.

Но это не единственная цель метода управления персоналом

Не менее важно, что таким образом можно:

• выявлять неформальных лидеров;
• определить, какое место в компании и в коллективе занимает каждый из сотрудников;
• управлять карьерой подчиненных;
• формировать корпоративную культуру;
• решать любые производственные конфликты.

Используя сервис JCat.Работа, вы легко разработаете и внедрите систему управления кадровыми ресурсами, ориентируясь на основные методы, задачи и функции управления персоналом.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Структура должностной инструкции

При создании должностных инструкций сотрудники придерживаются типового формата. Он включает в себя следующие пункты:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• условия работы.

Пяти разделов достаточно для того, чтобы затронуть все аспекты профессиональной деятельности контрактного управляющего. В них содержится краткая информация о том, каких результатов ожидает руководство от сотрудничества и какую инициативу сотрудник может проявлять.

Общие положения

Раздел «Общие положения» затрагивает такие вопросы:

• категория работников, к которой принадлежит контрактный управляющий;
• перечисление лиц, которым контрактный управляющий подчиняется;
• приказ, на основании которого сотрудник назначается на должность;
• категории сотрудников, которые уполномочены замещать контрактного управляющего в случае его отсутствия;
• квалификационные требования (образование, опыт работы, спецкурсы и т.д.);
• нормативные акты, которые контрактный управляющий должен знать;
• навыки, которые контрактный управляющий должен использоваться в процессе трудовой деятельности.

Справка! В общих положениях содержится обязательная ссылка на российское трудовое законодательство, которым руководствуется начальство.

Должностные обязанности

Должностные обязанности посвящены всем функциям, которые контрактный управляющий обязан выполнять на рабочем месте. Обязанности управляющих на разных предприятиях могут отличаться друг от друга. Соответственно, одна и та же должность не подразумевает идентичных инструкций.

Документ должен учитывать специфику деятельности сотрудника и адекватно отображать ее. В обобщенном виде обязанности контрактного управляющего включают в себя следующие пункты:

• создание планов закупок;
• создание планов-графиков для работы с закупками;
• проведение закупок и заключение контрактов;
• организация консультаций с поставщиками;
• организация экспертизы закупаемой продукции.

Справка! Полномочия контрактного управляющего предусматриваются ФЗ №44.

Права

В разделе «Права» перечисляются все инициативы, которые контрактный управляющий уполномочен проявлять в рабочем процессе. К числу таких инициатив относятся:

• внесение предложений по улучшению работы предприятия в пределах своей компетенции;
• взаимодействие с прочими структурными подразделениями;
• запрашивание у сотрудников документов, анализ которых находится в компетенции контрактного управляющего;
• своевременное оповещение руководства о нарушениях или некорректном выполнении распоряжений;
• требование от начальства условий работы, которые не препятствовали бы решению текущих задач.

Ответственность

Ответственность наступает для контрактного управляющего в том случае, если он превышает свои полномочия. Проступки, совершаемые сотрудником, могут быть как умышленными, так и непреднамеренными. Наказание, которое будет примерено к контрактному управляющему, зависит от тяжести сделанной им ошибки. К числу возможных санкций относятся:

• выговор;
• понижение в должности;
• штраф;
• увольнение;
• судебное разбирательство.

Ответственность, с которой может столкнуться контрактный управляющий, имеет несколько уровней:

• дисциплинарная;
• гражданско-правовая;
• административная;
• уголовная.

Справка! Все санкции, предъявляемые к сотруднику, не должны выходить за рамки российского трудового законодательства.

Условия работы

Завершающий раздел должностной инструкции посвящается условиям работы. В нем уточняются все особенности, которые предполагает должность контрактного управляющего. К этим особенностям могут относится:

• ведение переписки с заказчиками на иностранных языках;
• необходимость в служебных командировках;
• характер занятости.

Информация о сотруднике

На последней странице должностной инструкции содержится информация о сотруднике, которому документ посвящен. Отображаются следующие сведения:

• ФИО;
• наименование организации;
• паспортные данные;
• подпись;
• дата ознакомления с инструкцией.

Печать на документе не ставится.