Что такое списочная численность работников

Порядок расчета

Для того чтобы рассчитать штатную численность, можно воспользоваться формулой расчета:

H = V / (Фрв * Впл * Квн), где

V — объем работ, установленный по плану, Фрв — фонд рабочего времени, который устанавливается на определенный период, например, обозначено, что в год в среднем может быть отработано 2003 часа, а значит, в месяц — 167 часов, Впл — выработка плановая, рассчитывается на одного сотрудника, Квн — коэффициент выполнения норм, представляет собой соотношение плановой выработки этого периода к фактическим показателям прошлого года.

Все вышеперечисленные данные можно узнать у руководителей подразделений.

Пример: в ООО «Искра» в отделе поставок числится 16 сотрудников, руководитель принял решение сократить численность работников, так как для организации их количество превышено. Для того чтобы выяснить, сколько работников должно работать по стандарту, сотрудник, занимающийся вопросами персонала, использовал формулу расчета.

Плановый объем продаж за период с 1 января по 1 сентября был обозначен величиной в 1050000000 рублей. Фонд рабочего времени за этот период равен 1336 часов. Плановая выработка одного работника составила 57000 рублей, а фактическая за тот же период предыдущего года — 50893 рубля. Соотношение этих величин показывает, что плановый коэффициент равен:

57000 / 50893 = 1,12

Отсюда следует, что штатная численность равна:

1050000000 / (1336 * 57000 * 1,12) = 12

Данный показатель говорит о том, что штат можно сократить на 3 человека и при этом не потерять прибыль и не нарушать трудовые права работников, перегружая их работой.

Также можно определить численность персонала, который находится на рабочем месте, ведь расчет штатной численности не учитывает того, то сотрудники могут по некоторым причинам не выходить на работу. Высчитать этот показатель можно по формуле:

Шч = Н * Кн, где

Н — нормативное количество сотрудников, Кн — коэффициент неявок на работу, который можно определить по формуле 1 + Дн (доля нерабочего времени, которую можно посчитать по рабочему календарю).

На примере ООО «Искра» было установлено, что для поддержания нормального функционирования отдела достаточно 12 человек вместо 16. Но также нужно учесть то, что не все сотрудники сразу выходят каждую рабочую смену. Для того чтобы точно узнать, сколько человек можно набрать в штат, нужно воспользоваться формулой.

По календарю было установлено, что в год может быть 49 нерабочих дней, а это 392 часа при 8-ми часовом рабочем дне из всех 2003 часов. Их соотношение будет равно:

392 / 2003 = 0,2

Коэффициент невыхода тогда равняется:

1 + 0,2 = 1,2

Из этого можно вычислить, что в штате организации должно числиться:

12 * 1,2 = 14 человек

Зачем она нужно считать списочную численность

Понятие «списочная численность» обозначает совокупное число сотрудников на данном предприятии на определённую дату. В данный показатель включают всех наёмных работников в компании, в частности сезонных, дистанционных, а также надомных.

Списочная численность требуется, в частности, при оформлении отчёта, посвящённого отображению движения работников в организации за квартал и неполной занятости в ней. Также этот показатель используется и в иных видах расчёта, в том числе 4-ФСС.

В списочную численность объединяют работников, относящихся к целому ряду категорий, При этом некоторые из них действительно выполняли свои рабочие функции, другие же на рабочем месте не присутствовали. Однако в этот показатель они включаются все. Перечень категорий, которые включаются в списочную численность, весьма обширен. В него входят:

• сотрудники, прибывшие на рабочее место, при этом не имеет значения, трудились ли они или же у них был простой;
• оговаривается, что в их число входят и собственники компании, если они за свою работу в ней также получают зарплату;
• работники, отправленные в командировку при сохранении их заработка;
• лица, принятые на предприятие на испытательный срок;
• студенты, которые на период производственной практики устроились на рабочее место на предприятии;
• кадры, которые проходят обучение (в том числе при освоении новой профессии или дополнительной подготовке по имеющейся специальности) при условии выплаты им зарплаты в период подготовки;
• персонал, официально трудоустроенный в иных компаниях, но временно задействованный в данной, если на предприятии, где этот персонал оформлен, ему в этот период не начисляют зарплату;
• сотрудники, которые получили специальное звание;
• лица, не прибывшие на рабочее место вследствие нетрудоспособности;
• персонал, находящийся в отпуске, как оплачиваемом, так и неоплачиваемом;
• сотрудники, ранее вышедшие на работу в выходной день или праздник и получившие компенсирующий выходной;
• сотрудники, которым был предоставлен выходной согласно графику или в качестве компенсации за сверхурочную работу;
• лица, нанятые на предприятие с целью замещения отсутствующих сотрудников;
• работники, не явившиеся на рабочее место по обстоятельствам, возникшим независимо как от них самих, так и от работодателя;
• персонал, которому вне рабочего места было поручено исполнение обязанностей государственного или общественного характера;
• надомные работники;
• вахтовые работники;
• принимающие участие в забастовках;
• допустившие прогул;
• состоящие под следствием;
• пенсионеры по возрасту, которые остаются на работе;
• иностранные граждане, работающие на российском предприятии.

Напротив, не включаются в среднесписочную численность лица, относящиеся к следующим категориям:

• персонал, который трудится на предприятии в соответствии с гражданско-правовым договором;
• собственники компании, которые трудятся в ней без получения заработной платы;
• внешние совместители, то есть лица, которые трудоустроены на другом предприятии, а на этом трудятся по совместительству;
• персонал, направленный в другую организацию и не сохраняющий зарплату в данной;
• лица, посланные на работу в друге государство;
• участники кооператива, не заключившие трудовой договор с компанией;
• сотрудники, работающие в компании  в соответствии с ученическим договором при выплате им в период действия договора стипендии;
• лица, которые трудятся на предприятии на основании специального договора, заключённого с государственным ведомством, согласно которому последнее предоставило этому предприятию рабочую силу, в частности, военнослужащих и лиц, осуждённых на лишение свободы
• лица, которые с отрывом от работы посылаются на обучение при условии получения ими стипендии от предприятия;
• оформившие заявление об увольнении и не пришедшие на рабочее место, при этом не предупредившие о своём невыходе работодателя в срок, оговоренный для такого предупреждения, такие сотрудники вычёркиваются из списочной численности после первого дня, в который они не появились на работе;
• военнослужащие, когда они находятся в вооружённых силах;
• адвокаты.

Списочная численность сотрудников требуется, чтобы определить среднесписочную численность (разумеется, их не следует путать).

Как документально зафиксировать количество сотрудников?

Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.

Штатная численность работников — это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то что сделать это зачастую достаточно сложно.

Пошаговая инструкция по расчёту среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность рассчитывается для квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Принцип такой: посчитайте количество работников за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев в этом периоде. Например, если в первом квартале на вас работали 6 человек, а во втором — 4, среднесписочная численность за полугодие — 5 сотрудников

Если за период расчёта ничего не менялось — сотрудники не увольнялись и не приходили, работали на полной ставке, просто посчитайте их по головам.

Бывают ситуации посложнее. Появляются новые сотрудники и уходят старые, кто-то берёт декретный отпуск, а кто-то работает неполный день. Чтобы всё правильно посчитать, используйте пошаговую инструкцию. 

Шаг 1. Посчитайте ССЧ сотрудников с полным рабочим днём

Сложите работников за каждый день месяца — даже тех, кто болел или был в отпуске — и разделите на общее число дней в месяце. 

Таким же способом посчитайте сотрудников за остальные месяцы. 

Шаг 2. Посчитайте ССЧ сотрудников с неполной ставкой

Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.

Сначала посчитайте, сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.

Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов, умноженную на число рабочих дней в месяце.

Шаг 3. Посчитайте ССЧ всех сотрудников

1. Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
2. Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.

Численность рассчитывается за периоды:

• квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
• полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
• 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
• год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.

Итоговый результат среднесписочной численности работников нужен для РСВ и 4-ФСС. 

От ССЧ зависит, как работодатель будет отчитываться по сотрудникам: на бумаге или электронно. Например, РСВ можно сдавать на бумаге, только если сотрудников не больше 10. Еще ССЧ влияет на ограничения для УСН и патента. На патенте численность не должна превышать 15 человек, а на УСН — 130. Если сотрудников станет больше, придется сменить систему налогообложения.

Статья актуальна на 08.02.2021

Чем отличается списочная численность от среднесписочной численности — разница

Как можно понять из толкования самих понятий списочной и среднесписочной численности, главное отличие этих показателей — это порядок их расчета. Для определения списочной численности необходимо посчитать количество штатных единиц, исключая из списка фактических работников внешних совместителей, лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, а также лиц, не явившихся на работу при отсутствии уважительной причины, когда ими уже было написано заявление на увольнение. Декретницы и люди, находящиеся на больничном, относятся к списочному составу.

Почти все эти же лица за редкими исключениями в такой же мере учитываются в среднесписочной численности трудящихся. Однако, необходимо учитывать все конкретные дни периода, за который рассматривается среднесписочная численность. Таким образом, одно из основных отличий рассматриваемых понятий — это то, что для определения среднесписочной численности необходимо знание списочной.

Еще одно важное отличие списочной численности от среднесписочной — это категории лиц, не включаемых в число сотрудников. Так, не входят в среднесписочную, но входят в списочную численность лица, направленные на обучение, сотрудники, командированные за границу, а также работники в декретных отпусках по беременности и родам, усыновлению или же уходу за ребенком.. При этом также есть разница и в сложности проведения расчетов

Списочную численность определить достаточно легко, в то время как среднесписочная потребует проведения определенных вычислений. Также, списочная численность сотрудников предполагает использование исключительно целых показателей количества работников. В то же время усредненные показатели могут быть дробными, так как количество работников может меняться в зависимости от рассматриваемых периодов.

При этом также есть разница и в сложности проведения расчетов. Списочную численность определить достаточно легко, в то время как среднесписочная потребует проведения определенных вычислений. Также, списочная численность сотрудников предполагает использование исключительно целых показателей количества работников. В то же время усредненные показатели могут быть дробными, так как количество работников может меняться в зависимости от рассматриваемых периодов.

Численность штата: какая бывает

Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора.

Как это сделать, разберем в следующей главе.Расчет штатной численности персоналаШтатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы.

В это понятие входит фактическое количество сотрудников за учетный период за минусом отсутствующих только по уважительным причинам, к которым можно отнести отпуск, больничный лист или отгул за раннее отработанное время.

Штатная и фактическая численность работников — это виды, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность работников МВД г. Москвы — 200 человек, а фактическая на 01.08.2018 составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Расчёт по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон.

Сюда относятся те, кто трудятся по трудовым договорам, по гражданско-правовым, по контрактам и т.д., при этом нет разницы: является ли для таких работников работа основной или нет.

Нормативная численность персонала – расчетное количество требуемых сотрудников, которое планируется для каждой организации и подразделения отдельно.

Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.

Что делать, если результаты вам не нравятся1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало3. ВыводКак рассчитать необходимое количество сотрудниковМетодики расчета численности персоналаДля подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, всё можно сделать самому.

Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.

В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников1. Расчет штатной численности персонала2.

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются.

Понятие

Чтобы дать ответ на вопрос, кто входит в списочный состав работников, нужно дать определение нормативу. Он определяется как общее число наемных работников, принятых в организацию на основании трудового соглашения. Исчисляется за определенный промежуток срока в основе каждого календарного дня с учетом нерабочих (выходных и праздничных) суток

В списочный (кадровый) состав работников предприятия должны включаться все работающие в компании, при этом не важно отсутствие их на служебном месте в виду определенных обстоятельств (отгул, отпуск, больничный лист, командировка и т.д.)

Норматив является основополагающим в вычислении явочной и среднесписочной численности. На полученных данных строится статистическая отчетность, которая позволяет оценить укомплектованность штатов и эффективность производственного процесса.

Что скрывается под понятием “средняя численность”?

Это своего рода отчетность, содержащая сведения обо всех работниках организации, подаваемая в органы государственной власти для прохождения процедуры налогообложения. Информацию о составе персонала своего предприятия должен подавать каждый работодатель, имеющий работников, и каждый индивидуальный предприниматель, даже если у него вообще нет наемных рабочих.

Данные о среднем количестве сотрудников на предприятии дают предпринимателю право на следующие налоговые послабления со стороны государства:

• возможность на практике применить упрощенную процедуру обложения предприятия налогами;
• возможность отдавать в органы государственной власти статистическую отчетность в заметно упрощенном виде;
• льготы по соответствующему НДС на налог на различное имущество и по налогообложению на земельные участки, находящиеся в собственности налогоплательщика;
• определенные налоговые послабления для небольших предприятий в соответствии с практикой обложения налогами организации малого и среднего предпринимательства.

Далее очень важно запомнить всем предпринимателям-налогоплательщикам то, что вся отчетность за прошедший календарный год должна подаваться в строго отведенные сроки. На практике это до 22 января нового наступившего года

После этого срока никакие формы отчетности приниматься уже не станут. Из-за пропущенных сроков организация потеряет возможность получить значительные послабления от государства.

Чтобы правильно рассчитать среднюю численность работников, необходимо провести комплексный анализ кадровой структуры предприятия. В применяемой практике проведения такого анализа число сотрудников отдельно взятого предприятия включает в себя следующие параметры:

• среднюю списочную численность всех работников;
• среднюю численность всех работников, осуществляющих трудовую деятельность, внешние совместители;
• средняя численность всех рабочих, осуществляющих свои действия на основе трудовых договоров.

Оценка персонала (исходные данные, перечень формируемых документов)

Оценка проводится на основе модели рабоч. мест, нормативной и кадровой документации, анкетирования, тестирования. Она включает:

• методы оценки;
• оценивание потенциала и личного вклада работника;
• аттестацию.

Оценка потенциала работников

Предполагает оценку:

• проф. знаний, умений;
• деловых, моральных качеств;
• произв. опыта;
• психологии человека;
• уровня культуры;
• состояния здоровья;
• трудоспособность.

Оценка индивидуального вклада сотрудника

Показывает продуктивность труда конкретного работника с акцентом на его качество и сложность. Обычно производится с использованием КТУ (коэффициента участия) и определяет (не) соответствие занимаемой должности.

Аттестация кадров (этапы)

Комплексная оценка персонала спец. комиссией на предмет соответствия должности. Учитывает потенциал работника, его индивидуальный вклад в достижении целей предприятия. По итогам аттестации решают вопрос о служебном росте, увольнении, перемещении.

Планирование карьеры, модели карьеры (мотивация)

Выделяют 4 модели карьеры, по которым она может планироваться:

1. «Трамплин». Постепенный карьерный рост, смена должностей на более сложные и высокооплачиваемые. Продолжительная работа на высшей должности, уход на пенсию.
2. «Лестница». Каждая ступенька — конкретная должность, на которой человек работает до 5 лет. Итог — достижение высшей должности. После этого начинается плавный спуск и выполнение менее интенсивной работы.
3. «Перепутье». Американская модель, предполагающая прохождение аттестации, по итогам которой решают о повышении, перемещении или понижении должности.
4. «Змея». Горизонтальное перемещение человека с одной должности на другую путем назначения на 1-2 года. Приобретенные знания находят свое применение на вышестоящей должности.

Условия и оплата труда

Подразумевают правильную организацию труда и касаются:

• рабочего места, его тех. оснащения;
• формирования доходов работников;
• соц. гарантий (компенсации, соц.пособия, прочее).

Дополнительным источником доходов являются соц. блага. В зависимости от категории работников они предусматриваются в разных размерах.

Организация движения персонала

Включает:

1. Повышение квалификации, в должности (разряда рабочему).
2. Перемещение по причине произв. необходимости на иное равнозначное раб. место.
3. Понижение (разряда, в должности) по итогам аттестации.
4. Увольнение (при смене работы либо из-за несоответствия занимаемой должности, раб. месту).

Прием на работу

Для того, чтобы принять на работу нештатного сотрудника, достаточно выполнить пару действий:

• Попросить гражданина принести необходимый пакет документов.
• Заключить с ним договор.

К этой инструкции приема на работу нештатного сотрудника стоит сделать несколько приписок, чтобы все было понятно:

• Необходимый пакет документов включает в себя: паспорт или любой другой документ, подтверждающий личность (ИНН, СНИЛС и трудовая книжка не требуется). К этому пункту также относится документ, указывающий или подтверждающий адрес регистрации на территории России (как правило, этот документ необходим иностранным гражданам).
• Нет необходимости заключать с гражданином трудовой договор, в этом случае достаточно использовать гражданско-правовое соглашение. Кроме того, он имеет разделение: соглашение подряда (предполагающий, что работник нанимается для выполнения определенного объема работ) или договор на оказание услуг (в этом случае предполагает, что нештатный представитель предоставит определенные услуги).

Что касается самого содержания соглашения о приеме на работу нештатного сотрудника, то оно обязательно должно содержать в себе следующие пункты:

• Расписывать все пункты и объем выполняемых работ или тип услуг (имеется в виду подробное описание с учетом всех специфик, особенностей и важных моментов, не стоит стараться сократить этот пункт).
• Должны быть указаны точные сроки выполнения работ (к этому аналогичным образом может быть приписано количество отработанных часов или даже график работы).
• Должны быть указаны обязанности внештаного работника в плане составления отчетности о проделанной работу (обычно в этом случае указывается необходимость предоставления акта выполненных работ).
• Указывается размер вознаграждения, которое получит работник.
• Должно быть отмечено, в какие сроки поступит оплата и каким способом она будет производиться.
• Обязательно должны быть расписаны права и основные обязанности каждой из сторон, кто подписывает.
• Отмечены особые условия, при возникновении которых соглашение может быть расторгнуто.
• Должны быть указаны данные, касательно полной информации организации (с указанием руководителя), а также сведения о самом работнике (паспортные данные, место проживания и ФИО).

Особым условием данного договора является то, что он может быть досрочно расторгнут, но только при условии, что возникнет ситуация, которая должна быть указана в документе. Кроме того, в документ могут вносить иные условия, но только при согласии обеих сторон.