Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы

Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока

Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все

В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

  1. Сотрудники, находившиеся в отпуске
  2. Временно нетрудоспособные граждане;
  3. Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
  4. Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Этапы кадрового учета и делопроизводства

Этапы

Примечание
Первый этап. Определиться какие именно документы должны быть в организации Существуют обязательные документы в кадровом учете, а есть документы, созданные по инициативе самой организации
Второй этап. Изучение учредительных документов На основании этих документов будут формироваться кадровые документы
Третий этап. Разработка «Положение о ведении кадрового делопроизводства» Этот этап будет, если в организации решили сформировать данное положение
Четвертый этап. Оформление на работу руководителя организации Руководитель организации будет подписывать документы о принятии на работу сотрудников, поэтому нужно начинать с него
Пятый этап. Составление локальных нормативных актов В локальных нормативных актах будут прописан основной порядок кадрового учета
Шестой этап. Разработка трудового договора Это основной документ между работниками и организацией
Седьмой этап. Подготовка документов учета – журналов Каждый журнал необходимо пронумеровать, подшить поставить печать, а также здесь необходимо указать дату начала и название компании
Восьмой этап. Оформление на работу сотрудников Все кадровые документы можно разрабатывать самостоятельно, но они должны содержать основную информацию, установленную законодательством. Также можно использовать типовые формы документов

Почему BDO UNICON OUTSOURCING?

  • Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов, внедрения инструментов самообслуживания для сотрудников клиента.
  • В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
  • Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению процессов, составлению кадровых документов и процедур для наших клиентов.

Преимущества ведения кадрового учета в BDO UNICON OUTSOURCING

Снижение рисков. Наша компания позволит вам свести к нулю все возможные ошибки в кадровом учете.

Доступ к лучшим практикам.

Наши эксперты ведут кадровый учет для многих компаний, постоянно совершенствуют процессы и повышают свою экспертизу. Клиенты получают проверенные инструменты и опыт множества профессионалов в лице одного провайдера.

Оптимизация процессов.

Мы поможем сделать кадровый учет в вашей организации прозрачным. В числе наших клиентов – крупные компании самых разных отраслей. Мы сотрудничаем со многими из них больше 5 лет и регулярно получаем письма благодарности.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Основные ошибки в ведении кадрового учета

Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании. 1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:

  • отсутствие обязательных документов в личном деле;
  • нарушение порядка документации;
  • отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
  • включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
  • передача личных дел сторонним организациям и лицам.

Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность. Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.

Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных

2. Ошибки при заключении трудового договора

Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:

  • заключение трудового договора в одном экземпляре;
  • отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
  • отсутствие подписей в трудовом договоре;
  • отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
  • отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
  • отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
  • отсутствие конкретной величины заработной платы;
  • отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
  • отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:

  • отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
  • отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
  • не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
  • неправильная нумерация;
  • отсутствие записи о переводе;
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
  • неверное или некорректное внесение сведений о работе;
  • ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
  • отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
  • не заполнение раздела сведений о сотруднике;
  • отсутствие подписи работника;
  • неполное название нанимателя;
  • отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) – это основные документы сотрудника, которые отражают его трудовой стаж в течение всей жизни. Необходимо свести к минимуму любые нарушения, возможные при их оформлении. Форма СТД-Р предоставляется в ПФР и содержит информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Любая из ошибок может негативно сказаться на репутации руководителя и организации в целом, вылиться в финансовые издержки, санкции. Ведение кадрового учета следует возлагать на проверенные компании, которые отлично разбираются в праве РФ и следят за новшествами.

Чем занимается кадровая служба?

Большинство считает, что в этой службе сотрудники занимаются исключительно приемом и увольнениями. Однако это далеко не все – работа в этом отделе связана с оформлением и ведением большого количества документов. Причем нельзя вести их как вздумается – для документооборота в службе кадровой разработаны специальные правила. Существует даже инструкция по кадровому делопроизводству, которой необходимо придерживаться.

В процессе своей деятельности специалисты, работающие в этой службе, ведут специальные журналы, следят за правильным оформлением приказов, которые касаются кадров в организации. Также в их обязанности включается и регистрация исходящих документов, которую подробней мы рассмотрим позже.

Но это довольно сложно – необходимо знать все правила, разбираться в тонкостях этого процесса, понимать, как проходит регистрация документов исходящих и нумерация приказов, изучить законодательную базу. Поэтому желательно все-таки пройти специально обучение, или, как минимум, хорошенько изучить книги по кадровому делопроизводству. А сейчас рассмотрим, чем же занимается специалист по кадровому делопроизводству.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

  1. Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
  2. Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
  3. Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Кто занимается разработкой унифицированных форм

На практике разработкой занимаются квалифицированные специалисты. В ходе создания требуемой формы учитывают нормы Трудового кодекса Российской Федерации. Помимо этого, каждый образец создают таким образом, чтобы упрощать ведение отчетности.

Унифицированные формы согласованы чиновниками на самом высоком уровне. Утвержденная форма полностью соответствует всем требованиям законодательства. Её могут смело использовать различные компании.

Учтите, что работа кадрового отдела значительно упростится, если будете применять продуманные формы документов.

Также см. «Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки».

Какие кадровые документы должны быть в организации

Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками2.

Согласно ч. 7 Рекомендаций № 135 Трудовым кодексом Республики Беларусь определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:

1) правила внутреннего трудового распорядка3;

2) трудовые договоры (контракты);

3) штатное расписание;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);

6) трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам);

7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

8) уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска;

9) табель учета использования рабочего времени;

10) график трудовых отпусков;

11) расчетные листки.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

1) должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);

2) договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);

3) график сменности (если работа носит сменный характер);

4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Комплект документов по охране труда при работе с подрядными организациями

Если ваше предприятие планирует работать с подрядчиками, включите в пакет документов по охране труда:

• график проверок состояния охраны труда объектов, на которых работают подрядные организации; • положение о работе с подрядными организациями по вопросам ОТ: требования к персоналу подрядных организаций, который будет работать с принадлежащим предприятию оборудованием, выполнять ремонты; порядок допуска персонала подрядчиков на территорию предприятия; порядок выдачи нарядов-допусков и др.; • порядок согласования проектов организации работ, которые будут выполнять подрядные организации.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

  • формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
  • оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
  • готовить и выписывать приказы;
  • проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

  • Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
  • Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Чем грозит несоблюдение правил ведения кадрового документооборота

Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности. Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров. Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

  • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
  • каждый лист нумеруется;
  • документы подшиваются в хронологическом порядке;
  • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
  • максимальное количество листов в одном томе — 250;
  • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

  • 2021-09-01 10:34:07
    а если сотрудник уволился и личное дело закрыли, а он вернулся через 2 месяца, можно личное дело продолжить?

  • 2021-09-01 11:19:18

    ирина, смотрите что написано в ваших ЛНА по этому поводу, можно вернуть, можно заново начать

  • 2021-09-08 07:42:43
    Имев опыт работы кадрах и с личными делами, могу однозначно сказать, что копии этих документов нужны постоянно, то головной организации, то подрядчикам, то на обучение людей отправить, и везде нужны сканы документов. Мы постоянно их использовали в работе. Как себе Роструд представляет не хранить эти документы. Или завести отдельный шкаф для них, чтобы хранить тайно??

  • 2021-09-20 17:45:01
    Нельзя держать копия военного билета… а для воинского учета мы обязаны держать копию военного билета… И что делать?

  • 2021-09-20 17:46:57

    Дурдом, инфу из военного билета переписать в Т-2

  • 2021-09-20 17:49:03

    Стелла, роструд себе мало что представляет, да, это как вариант, сделать отдельное место, которое никому не показывать, выездные проверки выемку документов не делают, а когда делают, то вопрос персональных данных как правило не стоит

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector