Оформление и выдача дубликата больничного листа, если допущены ошибки или он утерян

В каких случаях выдается?

При утере листка нетрудоспособности работником

Далее поговорим о том, можно ли получить листок повторно, если он утерян, и как это сделать. Если трудящийся потерял листок нетрудоспособности, то ему необходимо обратиться с просьбой о выдаче дублированной формы в поликлинику, в которой он был под наблюдением.

Однако сделать это возможно лишь тогда, когда с места работы будет получена справка о том, что документ не был получен работодателем. Эту справку необходимо предоставить в медучреждение, где после этого будет собрана медицинская комиссия.

Справка: члены комиссии устанавливают номер ранее выданного листа нетрудоспособности, а также все данные, которые в нём отражались. Вся информация передаётся лечащему доктору, а далее врачом выдаётся дублирующий документ.

При исправлении мед. организацией

Если больничный оформлен с исправлениями и ошибочными данными, то он считается недействительным. Следовательно, взамен такого документа должен быть выдан дубликат.

Лист нетрудоспособности считается ничтожным, если в нём обнаружены следующие ошибочные данные:

1. При технических помарках выдача дубликата не производится.

   Лишние пробелы.

   К таким недочётам можно отнести:

2. Выходы за пределы границ полей.

В одном листке нетрудоспособности можно прописывать только 30 дней периода заболевания. Если месяц прошёл, а человек не выздоравливает, то врачебная комиссия принимает решение о продлении и выписывает новый бланк документа. При длительном лечении в продолжение второго листка может выписываться третий и далее.

Ниже вы можете посмотреть полезное видео о возможных ошибках и исправлениях при оформлении листка нетрудоспособности и об их последствиях:

Взамен испорченного

Если при продлении документа испорчен только один бланк, то замене подлежит только этот лист. То есть дубликат будет выдан только на тот лист, который признали ничтожным.

Что делать, если потерял больничный лист

Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.

Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации

Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ

“Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания”.

Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:

• потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
• потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.

Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем

. В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываютсяподтверждающие документы государственных органов. Например:

1. Акт от пожарников — при возникновении возгорания.
2. Справка из МЧС — при стихийных бедствиях.
3. Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
4. Акт коммунальных служб — при затоплении помещения.

Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.

Если потеря документа произошла в результате халатного отношения

, восстановить больничный можно, только если он еще не был учтен бухгалтерией, и по нему не выплачивалось пособие. Для этого в больницу должен обратиться работник, на которого был оформлен больничный. Это самый надежный способ. Если дубликат запросит работодатель, медицинское учреждение может отказать ему в выдаче повторного бланка, т.к. в существующем Порядке такая возможность не предусмотрена.

В случаях, когда пособие уже было выплачено, работодатель также не сможет получить дубликат. ФСС не будет возмещать организации денежные средства, выплаченные работнику. Такую позицию подтверждает Письмо ФСС от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761

. Сумму выплаченного пособия необходимо списать на расходы организации или удержать с виновного лица.

Утрата по вине самого застрахованного лица

Если ответственность за утрату документа лежит на работнике, ему надлежит получить в бухгалтерии справку об отсутствии у работодателя листа нетрудоспособности и приложить её к своему заявлению в адрес лечебного учреждения о выдаче дубликата. В заявлении произвольной формы обязательно следует указать обстоятельство, ставшее причиной обращения за дубликатом. Заявление рассматривается специальной комиссией, задача которой:

1. Восстановить с помощью первичных медицинских документов сведения, указанные в утраченном бланке.
2. Определить его уникальный номер

Гражданину не грозит никакая ответственность за утрату оригинала, однако важно помнить, что время обращения за пособием ограничено шестью месяцами с момента выхода на работу после больничного. Поэтому не стоит откладывать получение дубликата, чтобы из-за бюрократических проволочек не лишиться денежной компенсации

Распространенные причины отказа в оформлении дубликата документа

Обращение бывшего пациента в медучреждение с целью восстановления больничного листа обязывает представителей клиники провести проверку по установлению законности получения оригинала документа. Если утраченный бюллетень был предоставлен пациенту законным способом, то представители экспертной комиссии не обладают никакими предпосылками для отказа в выдаче дубликата документа. Вторичное оформление листка нетрудоспособности может осуществляться неограниченное число раз, однако, не рекомендуется гражданам злоупотреблять таким правом.

При этом, законодателем разработан определенный перечень обстоятельств, наличие которых может стать основанием для отказа в выдаче дублирующей формы бюллетеня. К ним относятся:

1. Лицо не может предъявить медикам адекватную причину потери документа и доказать реальность ее наступления;
2. Гражданин не предъявил документы, полагающиеся для восстановления больничного, в том числе справку с места работы;
3. Если в оригинале документа была совершена ошибка в названии организации-нанимателя, в связи с чем, наименованием юр. лиц не совпадают и дубликат с ошибочными сведениями оформлен быть не может;
4. В случае отсутствия рабочих взаимоотношений между обратившимся гражданином и юридическим лицом. Однако получение дубликата возможно и после увольнения сотрудника из организации, при условии, что работодатель должен выплатить ему необходимую сумму пособия.

При незаконном отказе медицинских работников предоставлять гражданину дубликат больничного бюллетеня, лицо может обратиться за помощью в судебный орган, направив туда административный иск.

В видео рассматриваются вопросы:

1.  Кто оплачивает работнику пособие по больничному?
2.  В каких случаях выплачивается пособие по больничному?
3. Оплачивается ли больничный при увольнении?
4.  За какую продолжительность больничного выплачивается пособие?
5.  Как выплачивается пособие по больничному, если трудовой договор был аннулирован?
6.  В каком размере выплачивается пособие?
7.  В каких случаях размер пособия снижается?
8.  В каких случаях больничный не оплачивается?
9.  В какой срок должно быть выплачено пособие?

Ещё нет оценки

Что делать, если больничный утерян?

Пропажа листка нетрудоспособности не позволит получить работодателю возмещение пособия, выплачиваемого работнику в связи с временной неработоспособностью. Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата.

Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет.

Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей).

Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.

Так как основание в виде утери документа по вине работодателя для повторного оформления листка нетрудоспособности в законодательстве не закреплено, поликлиника вправе оставить за собой решение о возможности подготовки дубликата.

Больничный лист первичный и дубликат одновременно

> > А согласовывать это название с фондом не нужно, потому что идентифицировать страхователя можно по регистрационному номеру, который указывается в разделе листка нетрудоспособности «Заполняется работодателем». Заполнение ячеек «дата 1» и «дата 2» Сотрудница представила листок нетрудоспособности по беременности и родам. Скажите, пожалуйста, как проверить, правильно ли заполнены в нем ячейки «дата 1» и «дата 2»?

В листке нетрудоспособности, выданном на отпуск по беременности и родам, ячейка «дата 2» не заполняется. Эта ячейка заполняется при направлении гражданина в определенных случаях на лечение (долечивание) в санаторно-курортные учреждения. В ячейке «дата 1» больничного указывается день предполагаемых родов (абз.

38 п. 58 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Этот день должен приходиться на 70-й календарный день после даты выдачи листка нетрудоспособности.

После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки.

Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат». Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено.

После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом.

Необходимые документы Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо. Инфо Такой недочет в листке нетрудоспособности считается техническим и не требует его замены (письма ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575, от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545 и от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605).

Заполнение ячеек больничного

Халатность медработника

Лечащий врач, составляющий документ, обязан безукоризненно выполнять все требования инструкции МОЗ. В частности:

• допускается использование чернил исключительно черного цвета;
• обязательно все слова пишутся печатными буквами;
• нельзя выступать за пределы граф и ячеек;
• лишние поля, которые после завершения заполнения остаются пустыми, подлежат зачеркиванию;
• все имена собственные и названия учреждений указываются полностью.

Кроме того, недопустимы ошибки, зачеркивания, исправления и помарки. В случае порчи заполняемого бланка, доктор обязан составить соответствующий акт с дальнейшим уничтожением испорченного листа. Взамен пациенту выдается дубликат документа взамен утерянного или порченного. От пациента никаких дополнительных действий не требуется, документ обязан быть выдан в срок.

Выдача дубликата некорректно заполненного больничного листа также необходима, если ошибки были выявлены самим пациентом при получении документа в административном кабинете. Порядок восстановления подразумевает обращение лица с заявлением к заведующему медицинским учреждением. В такой ситуации по истечении трех рабочих дней заявитель сможет получить повторный документ.

Как получить дубликат листка нетрудоспособности

Больничный лист является основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности за весь период болезни. Важный первичный документ, но, как, ни странно, порой возникает необходимость в получении дублирующего бланка.

В каких случаях это нужно?

Что делать, если утерян больничный лист? Напрашивается логичный вывод: необходимо получить новый листок нетрудоспособности.

Дубликат больничного листка выдается в случаях:

• утери;
• неправильного заполнения.

Утеря работником или работодателем

Утрата листка нетрудоспособности может произойти в двух случаях:

• работник потерял документ до передачи в бухгалтерию предприятия;
• пропажа или повреждение бланка произошла после сдачи его в администрацию фирмы.

Если у работника организации пропал больничный лист до сдачи его в бухгалтерский отдел по месту работы, он может обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

В случае, когда происходит пропажа оригинала документа на предприятии, необходимо создать специальную комиссию для выяснения причин случившегося.

Это может произойти по причине:

• халатности ответственного лица;
• форс-мажорного обстоятельства.

Первичные документы, как и вся документация, должны храниться на предприятии в течение пяти лет.

Пропажа документов по вине работника организации говорит о грубом нарушении российского законодательства.

Сотрудник же, не соблюдающий правила хранения и учета документации, должен возместить предприятию все затраты, связанные с выплатой по утерянному больничному листу.

Необходимо иметь в виду, что сотрудник, которому было выплачено пособие по утерянному больничному листу, не должен возвращать полученные суммы, так как он не несет ответственности за действия администрации предприятия.

Администрация организации не может обязать сотрудника потребовать в медицинском учреждении дубликат больничного листа, если работник отказывается это делать.

В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа больничного листа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Так:

• при пожаре должна быть справка из органов пожарной безопасности;
• при стихийном бедствии получают письменное подтверждение служб МЧС;
• при аварийном затоплении архива предприятия должен быть приложен аварийный акт коммунальной службы;
• кража должна быть подтверждена справкой из органов внутренних дел.

В случае стихийных происшествий в специальную комиссию должны быть включены представители соответствующих органов и служб.

По завершении расследования, комиссия оформляет специальный акт, утверждаемый руководителем предприятия. На основании этого акта медицинским учреждением выдается дубликат листка нетрудоспособности.

Неправильное заполнение

Заполненный лист нетрудоспособности с ошибками и исправлениями в разделе, предназначенном для оформления в медицинском учреждении, принято считать недействительным.

Взамен испорченного документа в поликлинике обязаны произвести выдачу дубликата листка нетрудоспособности.

Требования, предъявляемые к оформлению больничных листов:

• Заполняется на русском языке печатным шрифтом.
• Применяется гелевая, перьевая или капиллярная ручка с чернилами черного цвета.
• Нельзя выходить за границы клеток и не касаться их.
• Данные начинают заполнять с первой клетки.
• Штамп печати поликлиники может выходить за границу предназначенного для этого места. Но в то же время печать не должна попадать на ячейки.
• На отпечатке должно быть отражено верное название медицинского учреждения.

При заполнении листа нетрудоспособности не будут считаться ошибками:

• оформление названия организации с кавычками;
• незарегистрированное сокращение названия предприятия;
• сокращение специальности врача;
• перенос окончаний фамилии и инициалов врача.

Пример:

В администрацию фирмы в январе 2017 г. был сдан больничный лист сотрудницей, которая проходила лечение стационарно. За период болезни было выплачено пособие по временной нетрудоспособности. 

При прохождении внутренней ревизии, в мае 2017 года была обнаружена ошибка: в оригинале больничного листка в дате выдачи было отмечено время начала заболевания, а не дата выписки из больницы.

После обращения в медицинское учреждение, был получен дубликат документа, оформленный в установленном правилами порядке.

Освобождение от работы

в графе «С какого числа» указывается дата (число, месяц и год), с которой гражданин освобожден от работы;

в графе «По какое число» указывается дата (число, месяц и год) (включительно), по которую гражданин освобожден от работы.

При амбулаторном лечении продление листка нетрудоспособности осуществляется со дня, следующего за днем осмотра гражданина врачом. Каждое продление листка нетрудоспособности записывается в отдельные строки граф таблицы.При оформлении дубликата листка нетрудоспособности в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается весь период нетрудоспособности.При оформлении листка нетрудоспособности по решению врачебной комиссии, в том числе за прошедшее время, в графах «Должность врача» и «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» указываются фамилия, инициалы и должность лечащего врача, фамилия и инициалы председателя врачебной комиссии после каждого случая, рассматриваемого на врачебной комиссии.

При лечении (долечивании) в специализированном (противотуберкулезном) санаторно-курортном учреждении листок нетрудоспособности оформляется (открывается) и подписывается лечащим врачом медицинской организации и председателем врачебной комиссии до отъезда гражданина на санаторное лечение (долечивание).При лечении туберкулеза, когда санаторно-курортное лечение заменяет стационарное лечение, в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указываются дни пребывания в санаторно-курортном учреждении с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.

При направлении медицинской организацией гражданина на лечение в клинику научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации листок нетрудоспособности оформляется (открывается) и подписывается лечащим врачом медицинской организации и председателем врачебной комиссии до отъезда гражданина на лечение в клинику научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации. В графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указываются дни пребывания в клинике научно-исследовательского учреждения (института) курортологии, физиотерапии и реабилитации с учетом дней, необходимых для проезда к месту лечения и обратно.При направлении на долечивание непосредственно после стационарного лечения в листке нетрудоспособности в строке «Иное» проставляется код — «в случае направления на долечивание непосредственно после стационарного лечения». Продолжение листка нетрудоспособности оформляется в медицинской организации, направляющей гражданина на долечивание. В таблице «Освобождение от работы» в графе «С какого числа» указывается дата начала лечения. Дальнейшее оформление листка нетрудоспособности осуществляется лечащим врачом санаторно-курортного учреждения (отделения): в строке «Находился в стационаре» указываются сроки пребывания в санатории, в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается срок пребывания в санаторно-курортном учреждении (отделении).

При направлении лиц, пострадавших в связи с тяжелым несчастным случаем на производстве, на санаторно-курортное лечение в период временной нетрудоспособности в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» листка нетрудоспособности одной строкой указывается дата начала санаторно-курортного лечения согласно направлению врачебной комиссии; в строке «Находился в стационаре» указываются сроки пребывания в санаторно-курортном учреждении.

Работа с электронным бланком больничного листа

В качестве эксперимента с 2014 года в ряде субъектов РФ стали выдаваться листы нетрудоспособности в электронном формате. Положительно зарекомендовавший себя проект с осени 2015 года распространился на многие регионы страны, а с июля 2021 года электронный документооборот планируется внедрить повсеместно в РФ.

После указанной даты бумажные носители в течение некоторого времени еще будут использоваться параллельно с электронными вариантами.

Цель использования электронного подтверждения нетрудоспособности гражданина прежняя – подтвердить для работодателя состояние здоровья работника для возможности компенсации недополученного заработка. Отличие только в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронную базу данных с первого дня обращения пациента в клинику.

Это важно знать: Выдают ли листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком

После закрытия больничного документа информация по каналам связи передается в отделения ФСС и по месту работы пациента.

Преимущества

К числу положительных сторон нововведения относится то обстоятельство, что отпадает необходимость беспокоиться о сохранности ценной бумаги. Сам работник не будет тратить время на получение бумажного экземпляра, с его стороны исключается вероятность случайной потери или порчи больничного.

Оформленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе бюллетень не может потеряться. По нему не возникнут ситуации для выдачи дубликата, так как доступ к электронной версии есть у лечащего врача, отделения ФСС и бухгалтерии работодателя.

Существуют преимущества и для работодателя – нет необходимости обслуживать реальный архив и хранить длительное время бумажные носители информации, отсутствует возможность случайной или специальной потери (порчи) документа.

Законом будут определены четкие сроки, в течение которых предприятие должно оплатить пособие сотруднику. Отслеживание исполнения нормативных требований становится доступно отделениям ФСС. Поэтому после введения новой формы взаимодействия сторон задержек по оплате больничных листов быть не должно.

Кстати! На начальном этапе выдача справок по нетрудоспособности в электронном формате предполагается по согласию гражданина. Оба варианта больничного (бумажный, цифровой) имеют равную юридическую силу и действительны для предъявления в любую организацию.