Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Возможность обмена документами с контрагентами

Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:

• в обычном бумажном виде;
• в электронном виде с подписью ЭЦП.

При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.

Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:

• сокращение времени на обмен документами;
• отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
• снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
• сокращение времени на обработку документов;
• сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
• уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
• отсутствие необходимости вести бумажный архив;
• возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
• возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
• возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
• высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.

Разработчик  предлагает использовать сервис 1С-ЭДО (включая 1С-Такском). С его помощью пользователь может обеспечить качественный электронный документооборот с партнерами, в т.ч. с теми, которые используют другие бухгалтерские программы, а не 1С.

Для того чтобы работать с сервисами, необходимы подключение к Интернету и усиленная квалифицированная ЭЦП, а также установка на рабочем месте специального криптопровайдера. ЭЦП может быть выдана удостоверяющим центром или оформлена при подключении к сервису 1С-Отчетность. Если у пользователя нет ЭЦП, ее можно оформить через сервис 1С:Подпись — заявка направляется напрямую из 1С.

Возможна ситуация, при которой ЭДО не используется для обмена с контрагентом. В этом случае можно применять сервис «ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть». С его помощью можно передавать и получать документацию в программах 1С, при этом не устанавливая настройки обмена и криптографии и не имея ЭЦП. Для использования сервиса необходимо иметь только подключение к Интернету.

Когда электронные документы поступают от партнера, они автоматически вносятся в 1С. Этот момент позволяет существенно сократить время обработки поступающей документации, а также уменьшить количество ошибок

Важно учесть, что такие документы, в отличие от передаваемых при полноценном ЭДО, не имеют юридической силы и требуют оригинального дублирования на бумаге.

Если партнер не применяет сервисы 1С-ЭДО, 1С-Такском или ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть, то упростить процесс обмена документами и их регистрации в базе можно через электронную почту. Кроме того, приходные учетные документы пользователь может загрузить из отправленных контрагентом файлов. Но при этом также необходимо их оригинальное дублирование на бумаге.

Упростите работу в 1С с помощью бесплатных сервисов, входящих в 1С:Комплект поддержки ИТС. Бесплатно настроим популярные сервисы: 1С-Отчетность, 1С:Контрагент, 1С-ЭДО, 1С-Коннект и др. Оставьте заявку или звоните нашим специалистам в вашем городе!

Подробнее Заказать подключение сервисов 1С

Виды регистров

Классификация проводится по различным признакам. Так, по внешнему виду регистры делятся на:

1. Книги (главная, кассовая).
2. Карточки (по учету материалов, основных средств и пр.).
3. Журналы с разграфленными или нелинованными листами.

В зависимости от типа записей, которые производятся, регистры могут быть:

1. Систематическими (главная книга по счетам).
2. Хронологическими (регистрационные журналы).
3. Комбинированными (ордера).

По уровню детализации сведений различают регистры:

1. Комбинированные (журнал-ордер).
2. Синтетические (главная книга по счетам).
3. Аналитические (карточки).

Программа семинара

Последние изменения в правилах оформления и ведения первичной документации в 2021 году
Первичные документы в учете: общие правила работы
Требования к первичной документации

Порядок ведения первичной документации
Новые форматы представления первичных документов для целей налогового учета
Что важно знать о подписи и печати: электронная усиленная квалифицированная подпись; приказ о праве подписи, передача права подписи на основании приказа и доверенности; печать на документах (когда нужна, а когда нет)
Новые требования к исправлению «первички» и УПД. Какие ошибки и неточности в «первичке» можно не исправлять
Восстановление и дооформление первичных документов
Несвоевременное получение документов, некомплектные документы: как выйти из затруднения
Электронные первичные документы, электронные счета-фактуры и электронные УПД: новые требования в 2020 году, сложные ситуации при оформлении и регистрации

Первичные документы для бухгалтерского учета и работа с ними: проблемные ситуации
Бланки строгой отчетности: изготовление, утверждение, учет
Требования ЦБ РФ к кассовой «первичке»: каких претензий ждать от проверяющих и как защитить «кассу» от штрафов
Первичные документы для учета ГСМ (талоны, топливные карты, путевые листы)
«Первичка» по учету транспортных операций (транспортная накладная, акт на оказание транспортных услуг, экспедиторская расписка)
Документооборот на складе: состав и виды документов, оптимизация документопотоков
Каким первичным документом нужно оформлять передачу ОС в ремонт
Документы для оформления готовой продукции: на что обратить внимание
«Первичка» в строительстве: особенности оформления, сложные случаи
Документооборот между головной организацией и обособленным подразделением
Условные единицы в первичном документе

Первичные документы для налогового учета и работа с ними

Счета-фактуры
Требования налоговых органов к первичным документам
Как подтвердить экономическую целесообразность расходов (по материалам судебной практики)
Сомнительные поставщики
Какими документами подтвердить реальность хозяйственных операций
Какими документами можно подтвердить задолженность контрагента
Что делать, если документы оформлены правильно, но налоговый орган не признает расходы
Оказание услуг: как быть, если формально вся «первичка» в наличии, но при этом проверяющие не находят документального подтверждения факта оказания услуг, их состава и обоснованности
Первичные документы, служащие документальным оправданием отдельных видов договоров (подряд, консультационные услуги, маркетинговые исследования, аренда и пр.)
Отдельные сложные и спорные ситуации при работе с «первичкой»
НДС-документооборот: новое в оформлении авансовых, корректировочных счетов-фактур. Могут ли даты товарной накладной и счета-фактуры не совпадать
Арбитражная практика по спорам в связи с претензиями налоговых органов к первичным документам

Новое о контроле первичной документации в 2021 году
Контрольные мероприятия налоговых органов: последние новации
Что ищут налоговые и правоохранительные органы, изучая «первичку»
Проблемы с «первичкой» из-за контрагентов и как их решать
Практика применения ст. 54.1 НК РФ: как инспекторы доказывают наличие в действиях налогоплательщика умысла с целью получения им необоснованной налоговой выгоды
Налоговые вычеты по НДС: опасная практика. Случаи принятия НДС к вычету без счета-фактуры
ФНС против посредников, субподрядчиков и субарендаторов: в каких случаях суды поддерживают позиции налоговых органов
В каких случаях первичные документы могут стать основанием для возбуждения уголовного дела в отношении должностных лиц организации за неуплату налогов

Организационно-технические аспекты работы с «первичкой»
Как сократить количество документов в бухгалтерии без ущерба для учета
Какие документы обязательны, а без каких можно обойтись
Что такое инструкция для подотчетных лиц и как ее составить

Хранение первичной документации: новые (с 2021 года) требования к срокам хранения и уничтожения документов, организация хранения, ответственность. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по акту
Ответы на вопросы, практические рекомендации

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Оправдательный

Введено понятие «оправдательный документ» – содержащий информацию о факте хозжизни документ, на основании которого в первичку включаются обязательные реквизиты. Оправдательными являются, в частности, документы по гражданско-правовым отношениям субъекта с контрагентами, работниками, госорганами, либо используемые для управления субъектом. Например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет. В отличие от первички, оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозжизни и не содержит все обязательные реквизиты.

В первичку, обязательные реквизиты которой указаны на основании оправдательного документа, должна включаться информация, позволяющая идентифицировать последний. Иногда оправдательный документ может использоваться в качестве первичного – если есть все обязательные реквизиты.

Восстановление бумаг

В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:

1. Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
2. Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.

Однако далеко не всегда у предприятия есть возможность попросить дубликаты всех потерянных документов. Так, к примеру, это может случиться при наличии большого количества контрагентов, вследствие отсутствия покупателей или поставщиков по известным ранее адресам или из-за утери контактной информации. Таким образом, существуют довольно объективные обстоятельства, которые могут создать определенные препятствия при восстановлении документации. При этом у многих руководителей возникает логичный вопрос — следует ли ставить в известность налоговый орган о случившемся? Как считают некоторые специалисты, извещать инспекцию необязательно. В любом случае это не избавит от вероятной ответственности. За отсутствие первичной документации в законодательстве предусмотрен штраф. Это наказание установлено, в частности, в ст. 120 НК.

Виды документов в организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы — регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

• хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
• систематические (пример – кассовая книга);
• комбинированные;
• аналитические;
• синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм

Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной

Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Вопрос: Как оформлять первичные учетные документы в целях налога на прибыль?Посмотреть ответ

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
   • договор (возможны различные формы);
   • счет на оплату.
2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
   • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
   • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
   • накладная (если передавались товары);
   • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
   • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Является ли счет-фактура первичным учетным документом?

Законно ли факсимиле на первичных документах?

Ранее упоминалось, что одним из обязательных реквизитов при оформлении первичного документа является подпись лица (лиц), предусмотренного п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц). Способ проставления такой подписи – собственноручно (механически) или посредством факсимиле – Законом № 402-ФЗ не оговаривается. Вместе с тем не содержится в нем и прямого запрета на применение факсимильной подписи при оформлении первичных документов. Ведь преимущество последнего способа неоспоримо, особенно в ситуации, когда налогоплательщику ежедневно приходится оформлять большое количество «первички».

Для предметного разговора, полагаем, имеет смысл пояснить, что такое факсимиле. Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 понятие «факсимиле» определено как клише, то есть точное воспроизведение подписи средствами фотографии и печати. А в п. 2 Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России закреплено, что факсимиле является аналогом оригинальной личной подписи лица, сделанным механическим способом.

Контролирующие органы, как правило, возражают против использования факсимиле на первичных документах. Очередное напоминание об этом сделано в недавнем Письме Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. Ранее, в Письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, финансисты также указывали на то, что действующее законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица.

Однако свой запрет чиновники никак не обосновывают, лишь настаивают, что на документе должна стоять личная подпись лица, которое его оформило. Правда, упоминание именно о личной подписи содержалось в ст. 9 Закона № 129-ФЗ – предшественника Закона № 402-ФЗ. В действующем же нормативном акте говорится о подписи без упоминания о ее личностной принадлежности. Но ссылка на утратившую силу норму финансистов ничуть не смущает.

Впрочем, даже в случае сохранения указания об обязательности личной подписи на документе в пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ это указание, по нашему мнению (учитывая вышеприведенные определения понятия «факсимиле»), нельзя однозначно толковать так, что подпись должна проставляться собственноручно или механически.

Неслучайно судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно.

К примеру, на возможность использования факсимильной подписи для оформления «первички» указано в Определении ВС РФ от 29.03.2017 № 307-КГ17-1822 по делу № А42-3320/2015. Об отсутствии в налоговом законодательстве запрета на факсимильное воспроизведение подписей на первичных документов говорится в Постановлении АС ВВО от 09.02.2016 № Ф01-6109/2015 по делу № А29-3865/2015.

Но есть судебные акты, гласящие, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Так, арбитры АС МО в Постановлении от 06.04.2015 № Ф05-3258/2015 по делу № А40-4051/14 отметили, что использование факсимиле не относится к надлежащим способам оформления документов первичного и налогового учета. Вторят им судьи АС МО, указавшие в Постановлении от 10.05.2016 № Ф05-5570/2016 по делу № А40-5400/15, что законодательство о бухгалтерском учете предусматривает прямой запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов, влекущих финансовые последствия. О том, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, сообщается и в Постановлении АС УО от 19.08.2016 № Ф09-7693/16 по делу № А71-6027/2015 (Определением ВС РФ от 19.12.2016 № 309-КГ16-16803 оставлено в силе).

Со своей стороны добавим, что сам по себе факт визирования первичных документов факсимильной подписью не может являться достаточным основанием для утверждения об отсутствии документального подтверждения расходов, понесенных налогоплательщиком

Но в любом случае на такие документы налоговики обратят внимание (см., например, Постановление АС ЦО от 16.11.2017 № Ф10-4607/2017 по делу № А09-15640/2016)

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия. Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление. И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.

Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает. Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.

Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):

• название;
• дата оформления;
• название компании-составителя;
• суть факта или сделки;
• величина натурального или денежного измерения операции;
• должность лица, совершившего сделку;
• подписи ответственных участников операции с расшифровками.

К первичным в бухгалтерии относятся все документы, которые описывают операции с экономическим эффектом

Первичные документы готовят по ходу рабочего процесса или непосредственно после него (если оформить во время невозможно по объективным обстоятельствам). Могут оформляться как в бумажном, так и в цифровом виде (при наличии у руководителя квалифицированной цифровой подписи). Большинство современных компаний дублируют бумажный и электронный вариант, потому что не в полной мере доверяют компьютерной версии.

Список первичной документации определяется спецификой предприятия. В большинстве случаев в список документов входят товарные накладные, акты приёмки, расчётно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордеры.

Ведение первичной документации в бухгалтерии — что это такое? Это деятельность по составлению и оформлению первичной документации в организации. В небольших фирмах этим занимается руководитель, а при масштабных объёмах работы — штатный бухгалтер с профильным образованием.

Виды первичных документов

Первичные документы бухгалтерского учета — это какие документы? Из федерального закона прямо следует, что организация самостоятельно решает, с помощью каких бумаг вести учёт. Однако на практике в большинстве случаев это один и тот же набор документов:

1. Товарная накладная. Содержит полные перечень поставленных товаров и услуг, их отдельную и общую стоимость, дату поставки. Обычно составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у поставщика.
2. ТТН или товарно-транспортная накладная. Используется при учёте транспортировки материальных ценностей и расчётов за их перевозку.
3. Счета. Выставляются по факту продажи и завершения услуги, конкретизируют их цену.
4. Акты приема-передачи или акт выполненных работ. Служат доказательством, что товар поставлен и принят заказчиком. Основание для перечисления денег поставщику. Могут быть доказательством выполнения обязательств в спорной ситуации или в суде.
5. Расчётные ведомости. Сопровождают оплату труда работников компании.
6. Приходные и расходные кассовые ордера.
7. Кассовая книга.
8. Авансовый отчёт. Подтверждает целевое расходование заранее выданных работнику средств (авансом).
9. Акт зачёта взаимных требований. Помогает при возвращении входящего НДС.
10. Бухгалтерская справка об исправлении ошибки. Универсальный документ, который помогает не только придать законную силу исправлениям в других актах, но и помогает оформить проводки, для которых нет типовых форм.

Договоры и контракты с контрагентами не входят к число первичной документации. В них указываются все условия сделок, стоимость продукции или услуг, сроки и порядок выплат. Это недостаточно конкретная информация для учёта. К тому же предусмотреть унифицированную форму для них почти невозможно: каждый контрагент будет требовать отдельных условий сотрудничества.

Акт сверки тоже не является первичным. Это необязательный документ предназначен для уточнения поставок и их оплаты, помогает сторонам проверить, все ли заранее установленные условия выполнены. Никаких ценных или новых сведений для бухгалтерского учёта в подобном акте нет.

Организация сама определяет, какие документы будут для неё первичными и утверждает их бланки внутренними приказами.

В организациях самостоятельно решают, каким будет перечень первичных документов

Унифицированные формы первичной документации

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

При этом, по-прежнему обязательны формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.

К ним относятся, во-первых, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации:

— приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

— платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49).

При этом формы документов, которые прямо не поименованы в указанном Положении (например, авансовый отчет (форма АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)), можно изменять самостоятельно.

Во-вторых, документы, оформляемые при перевозке грузов:

— транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), подтверждающие заключение договора перевозки;

— экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), свидетельствующие о заключении договора транспортной

В-третьих, документы по учету труда и его оплаты, принятые в целях реализации требований Трудового кодекса.

Перечисленные документы содержат реквизиты, которые в Законе о бухгалтерском учете не отмечены как обязательные, однако в силу требований иных законодательных актов и специфики хозяйственных операций, которые оформляются этими документами, такие реквизиты должны присутствовать.

Таким образом, унифицированные формы первичных документов необходимо использовать при оформлении кассовых операций, операций по перевозке грузов, а также при учете труда и его оплаты.

Остальные унифицированные формы первичной учетной документации организация вправе отредактировать в соответствии со спецификой своей хозяйственной деятельности.

При этом организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.

III. Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности

15. В пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности организация обязана раскрывать следующую информацию в отношении существенных ошибок предшествующих отчетных периодов, исправленных в отчетном периоде:1) характер ошибки;2) сумму корректировки по каждой статье бухгалтерской отчетности — по каждому предшествующему отчетному периоду в той степени, в которой это практически осуществимо;3) сумму корректировки по данным о базовой и разводненной прибыли (убытку) на акцию (если организация обязана раскрывать информацию о прибыли, приходящейся на одну акцию);4) сумму корректировки вступительного сальдо самого раннего из представленных отчетных периодов.

16. Если определить влияние существенной ошибки на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в бухгалтерской отчетности, невозможно, то в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности раскрываются причины этого, а также приводится описание способа отражения исправления существенной ошибки в бухгалтерской отчетности организации и указывается период, начиная с которого внесены исправления.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПРИКАЗ от 28 июня 2010 г. N 63нОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ» (ПБУ 22/2010)
ЗаместительПредседателя ПравительстваРоссийской Федерации -Министр финансовРоссийской ФедерацииА.Л.КУДРИН

Первичные документы: «заменить нельзя исправить»

В Письме от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 Минфин отметил, что Законом № 402-ФЗ не предусмотрена полная замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым, корректным документом в случае обнаружения ошибок в первичном документе. Впрочем, запрета на подобные действия тоже нет. Кстати, в Налоговом кодексе также нет запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и их исправление путем полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства

На данный нюанс АС ПО обратил внимание в Постановлении от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017 по делу № А72-5811/2016

Арбитры считают возможной подобную замену. Так, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012 отмечено: закон (в данном случае речь идет о Законе № 129-ФЗ) не исключает права субъекта и его контрагентов вносить исправления в первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает субъекту устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности понесенных расходов.

Таким образом, если не замена, то корректировка и внесение исправлений в «первичку» – возможны. Подобное право субъектов закреплено в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Этой же нормой оговорено, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Вместе с тем механизм внесения исправлений в первичные документы в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ прописан нечетко (что в итоге и стало поводом для споров о порядке исправления «первички»), в нем установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа. По сути, в данном пункте изложены основные правила корректурного способа внесения исправлений, порядок осуществления которого приведен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение) – исправления нужно сопроводить указанием даты их внесения и сведений о лице, сделавшем их.

Между тем отсутствие в Законе № 402-ФЗ детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы позволяет субъектам разработать такие правила самостоятельно и закрепить их в учетной политике. На практике распространены два способа внесения исправлений в «первичку».

* Данный способ, предусмотренный разд. 4 Положения, применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например «1С»). В последнем случае, несмотря на электронный метод создания документа, он таковым, по сути, не является, поскольку в документообороте субъекта используется как обычный бумажный.

** Этот метод не следует применять при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра. Одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий (см., например, Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014). Неудобен он и при внесении в документ нескольких исправлений – в этом случае документ становится нечитаемым.

* Названный метод основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур. Название – новый (корректирующий) документ – взято из Рекомендаций Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы». Правда, по смыслу анализируемого вопроса и с учетом используемой аналогии со счетами-фактурами в этом случае правильнее говорить о новом (исправленном) документе. Фактически при данном методе составляется новый первичный документ взамен неправильного.