Форма т-60. записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Различия в оформлении приказов для разных видов отпусков

Алгоритм оформления отпуска

Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

Порядок действий при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха зависит от того, в каком случае он предоставляется: по установленному на предприятии графику либо же по собственному желанию сотрудника и договоренности с работодателем.

Порядок действий при оформлении

Соответственно, при выходе сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск в установленную дату порядок действий будет следующим:

1. За две недели до предполагаемой даты сотрудник получает письменное уведомление от работодателя под роспись.
2. За три дня до даты руководитель издает приказ о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпускного периода. Оформление приказа происходит по форме Т-6, в котором указывается название предоставляемого отпуска, данные сотрудника и период предоставления. После этого приказ регистрируют в специальном журнале учета, а также предоставляют его сотруднику для ознакомления и проставления подписи.
3. Составляется записка-расчет. Как правило, она составляется по форме Т-60 и содержит в себе следующую информацию: персональные данные сотрудника, дата открытия и закрытия отпуска, информация об оплате отпускных денег.
4. Согласно статье 136 ТК РФ, за три дня до даты открытия отпуска сотруднику выплачиваются отпускные деньги.
5. Работодателем проставляется отметка о нахождении сотрудника в отпуске в табелерабочего времени.
6. В личной карточке (Т-2) работника проставляется отметка об отпускном периоде.

В день открытия предоставляемого отпускного периода сотрудник официально не выходит на рабочее место.

Необходимые документы

Исходя из вышеизложенного алгоритма действий при оформлении отпускного периода, можно обобщить необходимый список документов:

1. График отпусков по форме Т-7. Это обязательный документ на предприятии, регламентирующий очередность выхода сотрудников в оплачиваемые отпуска.
2. Приказ руководителя о предоставлении работнику предоставляемого периода по форме Т-6.
3. Записка-расчет, составленная по специальной форме Т-60.
4. Личная карточка сотрудника по форме Т-2.
5. Табель учета рабочего времени на предприятии по форме Т-12.

Однако в некоторых случаях в зависимости от сложившейся ситуации требуются дополнительные документы.

Заявление от сотрудника на предоставление отпуска

В ситуации, когда сотрудник выходит в ежегодный оплачиваемый отпускной период, согласно установленному графику, написание заявления не является обязательным требованием.

Однако случаются ситуации, когда, помимо вышеуказанных документов, сотрудник должен в обязательном порядке написать соответствующее заявление о предоставлении ему отпуска. Как правило, к ним относятся:

1. Отработка сотрудником на предприятии меньше 6 месяцев непрерывной работы. Данное условие регламентируется пунктом 2 статьи 122 Трудового кодекса.
2. Выход в отпускной период в дату, отличную от запланированной. Так, согласно пункту 4 статьи 123, отдельные категории сотрудников могут попросить предоставление им отпускного срока в любое удобное время по их желанию. Например, сотрудник, чья жена находится в отпуске по беременности и родам, может попросить предоставить ему отпускной период в это время независимо от непрерывно отработанного времени у работодателя.
3. При отсутствии отпускного графика на предприятии. Данный вариант является маловероятным, так как отсутствие этого документа на предприятии является основанием для наложения штрафных санкций на работодателя.

После этого с даты, указанной в приказе, работник официально может не выходить на рабочее место.

Во всех остальных ситуациях заявление на предоставление отпускного периода от сотрудника не требуется.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Дополнительный отпуск: особенности

Не каждый работник может рассчитывать на отпуск дополнительного вида. Его могут получить отдельные категории сотрудников:

1. Трудящиеся на предприятиях с вредоносными условиями труда, опасными для жизни.
2. Ведущие деятельность в карьерах и шахтах.
3. Находящиеся в условиях Крайнего Севера.
4. Работающие в зоне радиоактивного заражения.

Дополнительное ежегодное увольнение формируется законодательством или руководителем предприятия. В первом случае отпуск предоставляется с учетом требований ТК РФ. Во второй ситуации руководитель действует с учетом условий производства и своей финансовой базы. Если длительность основного отпуска не может быть менее двадцати восьми дней, то срок дополнительного отпуска зависит от категории работы. Эти данные подробно отражены в таблице.

Рассчитать выплаты на дополнительный отпуск несложно. Для этого стоит рассмотреть реальный пример. Василий решил уйти в законный отпуск в октябре 2016 года. Он работал обычным техником на небольшом предприятии. Работнику положено было отгулять 28 дней, но так как он собирался уехать в другую страну на отдых, то написал заявление и на дополнительный отпуск.

Начальство выделило ему еще 8 дней, так как график работы был ненормированным. Оклад оставался постоянным 25 000 рублей на протяжении всего расчетного периода. Премий сотруднику не выдавалось. Расчеты делаются поэтапно:

• 25000 × 12 (месяцев) = 300 000;
• 300000/352,8 (количество рабочих дней) = 850.34 – получаем сумму, начисленную за каждый день работы;
• 28 + 8 = 36 – количество дней, которые положено Василию за год труда на предприятии;
• 36 × 34 = 30612.12 – итоговая выплата сотруднику.

Каждый работающий гражданин РФ способен рассчитать ту сумму, которую он обязан получить перед выходом  в свой законный или дополнительный отпуск. Ежегодное увольнение – это важная составляющая любого труда. Этот период необходим, чтобы человек отдохнул и провел время с пользой для себя и своей семьи.

Как правильно написать заявление на увольнение

В настоящее время типовой формы заявления на увольнение в РФ не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Но вместе с тем ряд требований необходимо соблюсти:

• Во-первых, заявление на увольнение должно обязательно содержать подпись сотрудника. В противном случае оно не будет иметь юридической силы.
• Во-вторых, работник должен четко понимать, что в заявлении должна быть указана однозначная формулировка, подтверждающая его желание покинуть компанию. Так что в заявлении на увольнение лучше прямо указать: «Прошу уволить с такой-то должности». Иначе может возникнуть неопределенность относительно того, является ли такое заявление достаточным основанием для увольнения по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Если работник сформулировал заявление расплывчато, суд впоследствии может прийти к выводу, что его решение покинуть фирму не было добровольным, более того, что к такому решению сотрудника принудил работодатель. И тогда суд может восстановить специалиста на работе даже несмотря на то, что он сам написал и подписал заявление (подп

«а» п. 22 постановления пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Кроме того, на практике у сотрудников часто возникает вопрос: как писать заявление на увольнение — вручную или на компьютере? Каких-либо положений и ограничений на этот счет ТК РФ не содержит. Значит, заявление на увольнение можно написать как от руки, так и оформить на компьютере

Единственное, что важно, — такое заявление должно доказывать добровольное желание и намерение сотрудника покинуть компанию, а значит, содержать необходимые указанные выше реквизиты и подпись увольняющегося

ВАЖНО! Не будет нарушением и подача заявления на увольнение не лично в отдел кадров фирмы, а по почте (письмо Роструда РФ от 05.09.2006 № 1551-6). Иногда сотрудники идут на хитрость: отдают в отдел кадров копию заявления на увольнение, а оригинал оставляют у себя

В данной ситуации работодателю важно помнить, что копия заявления на увольнение сотрудника — это не основание для увольнения. Если впоследствии работник, пытаясь восстановиться на прежнем месте, будет отрицать, что когда-либо составлял такое заявление, суд с высокой вероятностью встанет на его сторону (апелляционное определение Мособлсуда от 24.03.2014 по делу № 33-6364/2013)

Иногда сотрудники идут на хитрость: отдают в отдел кадров копию заявления на увольнение, а оригинал оставляют у себя

В данной ситуации работодателю важно помнить, что копия заявления на увольнение сотрудника — это не основание для увольнения. Если впоследствии работник, пытаясь восстановиться на прежнем месте, будет отрицать, что когда-либо составлял такое заявление, суд с высокой вероятностью встанет на его сторону (апелляционное определение Мособлсуда от 24.03.2014 по делу № 33-6364/2013)

На практике многие компании, чтобы исключить возможные неприятные для себя последствия, формируют внутренний универсальный образец заявления на увольнение по собственному желанию. И когда работник решает уйти, все, что от него требуется, — это просто распечатать и подписать такой образец, указав свои данные.

Отзыв из отпуска

Закон очень кратко регламентирует отзыв сотрудников — в ст. 125 ТК этому вопросу посвящены лишь два коротких абзаца. Тем не менее процедура достаточно сложная. Так, представляется, что отзыв обязательно должен быть обоснован некой производственной причиной. Но, к сожалению, чёткого представления о роде причин ТК не даёт — инициатору (руководителю структурного подразделения чаще всего) достаточно обосновать необходимость перед руководителем организации и самим работником (ведь необходимо получить согласие последнего).

Процедура же отзыва такова:

Составление уведомления для работника с указанием причины отзыва, количества дней отзыва и просьбой выразить согласие/несогласие.

Получение ответа от работника (он может оформить его в виде отдельного документа или в виде записи на уведомлении)

Важно чтобы в случае согласия работник распорядился остающимися неиспользованными днями отдыха — назвать конкретную дату ухода в отпуск или оставить для присоединения к отпускному периоду будущего года.

Составление приказа о выходе из отпуска. Форма приказа — свободная.

По аналогии с переносом уже предоставленного отпуска в случае с отзывом:

• запись об изменениях вносится в график отпусков;
• запись вносится в карточку формы Т-2;
• при необходимости делается корректирующий табель;
• бухгалтерия производит перерасчёт.

Видео — как вызвать сотрудника из отпуска

Работа по предоставлению отпусков — цикл действий, производимый по определённым правилам на протяжении всего календарного года. Важный его этап — планирование отпускной кампании, начинается он ещё задолго до начала года

Сам процесс предоставления отпуска тесно связан с расчётами — важно точно установить рамки индивидуального рабочего года, подсчитать количество дней отпуска. В процессе исполнения запланированного часто происходят изменения — все они должны быть оформлены в строгом соответствии с процедурой, ведь большинство из них предполагают перерасчёт

Продолжительность отдыха.

Статьей 115 ТК РФ работникам гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Минимальная продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней. Вместе с тем некоторым категориям работников трудовым законодательством гарантирован отпуск большей продолжительности:

• несовершенноленим работникам (ст. 267 ТК РФ) – 30 календарных дней;

• работникам-инвалидам (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации») – 30 календарных дней;

• педагогическим работникам (ст. 334 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – от 42 до 56 дней (в зависимости от категории образовательной организации и должности);

• государственным и муниципальным служащим (федеральные законы от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации).

Помимо основного отпуска, работникам при определенных условиях полагается дополнительный оплачиваемый отпуск. Статья 116 ТК РФ гарантирует предоставление такого отпуска работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (не менее семи календарных дней (ст. 117 ТК РФ));

• имеющим особый характер работы – его минимальная продолжительность определяется Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ);

• трудящимся в режиме ненормированного рабочего дня (не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ));

• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ);

• спортсменам, тренерам (не менее четырех календарных дней (ст. 348.10 ТК РФ)).

Другие случаи предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска определены иными федеральными законами (например, это отпуск за выслугу лет или стаж службы).

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

Ошибка 1. Непредоставление работодателями дополнительного отпуска.

Это нарушение ТК РФ. Работники, обратившись в ГИТ или суд, легко восстановят справедливость. Так, работодатель не предоставлял дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера (24 дня), считая, что он компенсируется за счет сокращенного режима рабочего времени. Однако суд указал, что отпуск таким образом не может компенсироваться: работодатель обязан его предоставлять (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 20.09.2017 по делу № 33-3637/2017).

А Апелляционным определением ВС РФ Республики Башкортостан от 24.06.2014 по делу № 33-8859/2014 с работодателя взыскана компенсация за непредоставленный дополнительный отпуск. Работодатель думал: поскольку сотрудник выполняет работы в районах Крайнего Севера вахтовым методом, он не имеет права на такой отпуск. Однако суд указал, что даже в названном случае работники имеют право на дополнительный отпуск.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела

Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Каков порядок предоставления отпусков?

Правила предоставления отпусков различаются в зависимости от их вида. Различия в порядке предоставления отпусков можно объяснить тем, что для каждого из видов отпусков существуют свои сроки, время, в которое можно их предоставлять, субъекты, которым он необходим. В связи с этим рассмотрим каждый из отпусков по отдельности.

Правила предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Для работника важно, во время ежегодного отпуска должность и, как следует из самого названия, средний заработок за ним будут сохранены. Процедура предоставления ежегодного основного и дополнительного оплачиваемых отпусков схожи, однако есть и различия

Так, первым шагом в процедуре предоставления дополнительного отпуска для работодателя является проверка того, имеет ли право работник на данный вид отпуска. Затем, если все в порядке, работодатель уведомляет работника о начале отпуска минимум за 14 дней до его начала. Так как право на основной отпуск имеют все работники, процедура для него начинается сразу со второго шага.

В обязательном порядке оформляется приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска. Работник должен быть ознакомлен с ним и расписаться в нем.  Если он отказывается от этого, составляется специальный акт. После процедуры оформления приказа происходит расчет и выплата отпускных. Кроме того, сведения об отпуске вносятся в личную карточку работника.

Порядок предоставления отпуска без сохранения заработной платы

У отпуска за свой счет несколько другая процедура оформления. Данный отпуск предоставляется только по инициативе работника, поэтому первым шагом к его оформлению является заявление работника на отпуск. Дальше работодатель должен проверить, входит ли работник в перечень лиц, предоставление которым отпуска без сохранения заработной платы обязательно. В случае положительного ответа на этот вопрос мнение работодателя по вопросу о том, нужно ли предоставлять отпуск, не имеет значения; во втором случае работодатель должен сам оценить, насколько причины, побудившие работника взять отпуск, уважительны.

Если отпуск должен предоставляться обязательно либо работодатель счел, что отпуск может быть предоставлен работнику, согласовывается продолжительность отпуска

Важно знать, что ст. 128 ТК РФ вместе с перечислением ситуаций, в которых отпуск за свой счет положен работнику, называет и максимальные сроки предоставления отпуска, на которые работодатель обязан ориентироваться

После согласования срока работодатель издает приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и оформляет личную карточку работника.

Как Вы можете видеть, существует большое количество видов отпусков. Даже если Вы уже брали основной оплачиваемый отпуск, это не означает, что теперь Вы целый год не будете отдыхать. Всегда есть возможность попросить у работодателя предоставить Вам отпуск без сохранения заработной платы, и, если причина весомая, есть достаточно оснований полагать, что работодатель пойдет Вам навстречу.

Форма Т-6

Форма действует с 2004 года. Она позволяет оформлять работнику сразу два отпуска, если они следуют друг за другом. В ней появились и дополнительные пункты, которые разграничивают виды отпусков, суммируют их продолжительность.

Здесь можно бесплатно скачать бланк приказа.

В первой части – шапке документа заполняются:

• Наименование организации. Необходимо наименование, которое указано в учредительных документах.
• Форма по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). Этот реквизит может быть проставлен, если используются документы справочных систем или системы документооборота.
• Форма по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Здесь записывается уникальный код, присвоенный организации Росстатом.
• Номер документа означает порядковый номер приказа.
• Дата составления – это число, месяц, год издания приказа.

Вторая часть документа называется содержательной или основной и заполняется по пунктам:

• ФИО работника записываются полностью, в дательном падеже.
• Табельный номер – это цифровой код, который присваивается при приёме на работу и сохраняется до увольнения.
• Структурное подразделение – это отдел, департамент, группа или иной филиал организации. Пишется в именительном падеже. Если работник принят в основной офис или подразделений у организации нет, то реквизит не заполняется.
• Должность (специальность, профессия) записываются в именительном падеже полностью.
• Период работы – это 12 месяцев фактической работы сотрудника.

Третья часть приказа – продолжительность отпуска. Разделы А и Б заполняются, если предоставляются два вида отпусков. Если предоставляется только один отпуск, то заполняется соответствующий раздел:

1. раздел А – это ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Указывается количество календарных дней и даты предоставления;
2. раздел Б – это ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или другой. Обязательно нужно указать вид отпуска и продолжительность в календарных днях. Продолжительность можно узнать из нормативно-правового акта, коллективного договора, локального акта;
3. раздел В – это общая сумма отпускных дней. Здесь указывается сумма ежегодного и дополнительного отпусков.

Четвёртая часть – обязательная, без которой приказ не будет считаться действительным:

1. Должность, личная подпись и её расшифровка руководителя организации. Руководитель или исполняющее его обязанности лицо ставит собственноручно свою подпись и записывает полностью своё ФИО.
2. Личная подпись работника. После ознакомления с приказом работник должен расписаться, т.к. и в этом случае документ не будет действовать. Ознакомить работника с приказом необходимо до даты начала отпуска.
3. Дата составления приказа – это день подписания бумаги руководителем. Записывается в формате день/месяц/год, арабскими цифрами.

Работнику направляется уведомление о начале отпуска. Подробнее об этом читайте тут.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.