Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

КАК РАБОТАЕТ ЭК И КАКИМИ НПА РУКОВОДСТВУЕТСЯ?

В крупных организациях в состав экспертной комиссии (ЭК), как правило, включают нечетное количество работников – от трех до семи человек (это связано с голосованием на заседаниях).

Желательно, чтобы в состав комиссии вошли специалисты всех основных структурных подразделений: архива организации, службы ДОУ, отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы, цехов (если таковые имеются).

Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, в состав ЭК необходимо включить представителя (куратора) государственного, муниципального или ведомственного архива.

В небольшой организации и состав комиссии будет невелик. Как вариант – делопроизводитель (секретарь), главный бухгалтер, кадровик и, возможно, юрист. В отсутствие архива и архивиста, как правило, делопроизводитель готовит и отбирает документы к уничтожению, согласовывая все вопросы с бухгалтером, кадровиком и юристом. Он же является секретарем ЭК, который оформляет протоколы заседаний ЭК и составляет акт на уничтожение документов.

Индивидуальный предприниматель отбирает документы на уничтожение, составляет акт и подписывает его самостоятельно.

Выполнить такую работу также может организация, которая специализируется на архивной обработке документов.

При отборе документов на уничтожение ЭК руководствуется следующими нормативными правовыми актами (НПА) и другими документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);

• Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (принят Государственной Думой 17.02.2016, одобрен Советом Федерации 26.02.2016);

• Решением Верховного суда Российской Федерации от 04.02.2015 № АКПИ14-1405;

• Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50 «Хранение документов общества и предоставление обществом информации»);

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010);

• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 (в ред. от 28.04.2011, далее – Перечень НТД);

• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015);

• Ведомственными и отраслевыми перечнями документов министерств, комитетов и подведомственных им учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Уничтожать документы до проведения экспертизы ценности запрещается.

В ред. от 31.12.2017.

Пункт 4.5 Правил 2015.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы. Все чаще организации стали использовать электронный документооборот

Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2021 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2021 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо. В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

• отбор бумажных носителей на архивное хранение;
• определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
• проведение экспертизы ценности;
• контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
• сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
• продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

• сортировка документации;
• выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
• полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
• составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Особенности уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение документов неозможно без проведения экспертизы

Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов. Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию

Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения. Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы.

Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки. Если финансовые потери всё же присутствовали, и их распределяли на следующие периоды, то все подтверждающие бумаги должны быть сохранены. Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения. После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами.

Акт об уничтожении документов (образец)

Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

ВАЖНО

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (). Указанные описи и акты ) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель ().

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.  

Требования к шредированию

Если выбирать между сжиганием бумаги, химической обработкой и шредированием, то последний способ считается более предпочтительным. Сжигание подразумевает использование специальных печей, действие которых экологически опасно. Химическую обработку нельзя представить без применения дорогих и вредных для человека реактивов.

Шредер не имеет этих недостатков, а при соблюдении ряда рекомендаций считается весьма эффективным:

• не превышайте плотность бумаги, указанную производителем;
• выбирайте устройство для шредирования с продольным и перекрестным измельчением;
• вставляйте страницы в шредер вертикально, так как при горизонтальном размещении лезвия могут попасть между строк;
• старайтесь использовать как можно меньше цветной бумаги, так как ее легче восстановить;
• перед выбрасыванием измельченной бумаги обязательно перемешайте обрезки.

Есть еще несколько правил эксплуатации шредера, придерживаясь которых можно существенно увеличить срок службы устройства. Во-первых, нужно регулярно смазывать режущие ножи и движущиеся механизмы. Во-вторых, желательно избегать максимальной загрузки шредера, в противном случае снизится скорость и производительность. В-третьих, все листы должны быть без металлических скрепок и скоб, которые могут привести к поломке агрегата. В-четвертых, при уничтожении CD-дисков и пластиковых карт необходимо придерживаться следующей пропорции: 90% бумаги и 10% других носителей информации.

Особенности процедуры

Фирмы, специализирующиеся на уничтожении документов в Москве, освобождают своих клиентов от необходимости думать, куда деть ненужные бумаги и контролировать этот процесс самостоятельно. В перечень предоставляемых услуг входит:

• помещение выделенной документации в опечатанные контейнеры;
• перевозка в цех;
• шредирование, при котором присутствует представитель компании;
• написание и выдача акта ликвидации;
• спрессовывание бумажных отходов в брикеты;
• заключение договора хранения;
• направление отходов на переработку.

Уничтожение документов с выездом к заказчику предполагает ликвидацию бумаг на территории предприятия. Специалисты приезжают в организацию с мощным промышленным шредером, закрепленным на платформе грузовой машины. Прибор способен перерабатывать до двух тонн бумаги в час. Главное преимущество выездного уничтожения — исключение вероятности потери документации в процессе транспортировки. Бумаги измельчаются в непосредственной близости от здания организации.

Итоговая стоимость услуги зависит от следующих факторов:

1. Удаленность предприятия от места уничтожения.
2. Вес сырья и необходимый для его перевозки вид транспортного средства.
3. Выбранный метод ликвидации бумаг.

Измельчение крупной партии бумаги — трудоемкий процесс, на выполнение которого нужно время. Кроме того, такие отходы являются ценным вторсырьем, поэтому при необходимости переработки большого объема документации, лучше поручить выполнение этой задачи специализирующейся на утилизации компании.

Почему ненужная оргтехника – это не просто мусор

Все, что нельзя продать (подарить) или повторно использовать, представляет собой ненужные вещи, иными словами, мусор. Накопление таких предметов недопустимо на предприятии, где все должно работать на извлечение прибыли. Если компьютер более неэффективен или безнадежно испорчен, работать на нем нельзя, а значит, нужно будет приобрести на его место другой.

Естественно, от неполезных вещей надо избавляться. Такие активы, как оргтехника, списываются и утилизируются по специальной процедуре, предусмотренной законодательно. Причины регулирования утилизации оргтехники:

1. Профилактика вреда окружающей среде. Отработанная офисная техника относится к опасным отходам. При производстве компьютеров и других агрегатов применяются вещества, опасные для жизнедеятельности, например, свинец, мышьяк и др. Обычное выбрасывание техники, особенно регулярное, может нанести непоправимый вред экологии и здоровью.
2. Сбережение того, что можно сохранить. В состав оргтехники входят детали, содержащие цветной металл, а также определенное количество драгметаллов: золота, серебра, платины. Таким образом, Налоговый кодекс РФ считает даже абсолютно непригодную технику не лишенной определенной ценности. Металл можно извлечь и использовать повторно, кроме того, ценные составляющие необходимо правильно провести по бухгалтерии как часть активов.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Достаточным основанием для регламентированной утилизации компьютерной техники является ее законодательное обоснование. Иными словами, организация или лицо, уличенные в обычном выбросе такой техники, будут привлечены к административной ответственности за загрязнение окружающей среды и нарушение эпидемиологических норм.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов. Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.
2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

    Общество с ограниченной    ответственностью "Марс"                          Утверждаю    (ООО "Марс")             Акт                                     Директор ООО "Марс"                                                     Копылов /Г.Д. Копылов/      20.01.201010 N 1                               20.01.2010         г. Кострома    О выделении к уничтожению    документов, не подлежащих    хранениюНа основании ______________________________________________________________               (название и выходные данные перечня документов с указанием                                  сроков их хранения)___________________________________________________________________________отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦  Сроки  ¦Примеча- ¦¦п/п¦ дела или¦  даты ¦ описей¦     по     ¦  ед. хр. ¦хранения ¦ние      ¦¦   ¦групповой¦       ¦       ¦номенклатуре¦          ¦  дела   ¦         ¦¦   ¦заголовок¦       ¦       ¦    или     ¦          ¦и номера ¦         ¦¦   ¦   дел   ¦       ¦       ¦ номер дела ¦          ¦статей по¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦  по описи  ¦          ¦ Перечню ¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦...¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦   ...   ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 12¦График   ¦  2008 ¦04/2008¦    04-10   ¦     1    ¦  1 год, ¦         ¦¦   ¦отпусков ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 693 ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 13¦Табели   ¦  2004 ¦06/2004¦    06-13   ¦    12    ¦  5 лет, ¦         ¦¦   ¦учета    ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 586 ¦         ¦¦   ¦рабочего ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦¦   ¦времени  ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦   ¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦         ¦L---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+----------      19 (девятнадцать)                     1998 - 2008Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годыНачальник отдела архивации           Пучкина                 /А.И. Пучкина/СогласованоПротокол ЦЭК (ЭК)   19.01.2010   18от ---------- N --Документы в количестве 19 (девятнадцать)  ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы вООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от04.02.2010 N 16.Изменения в учетные документы внесены.Начальник отдела архивации                 Пучкина           /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9×50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78×11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек <2> испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Способы утилизации документов с истекшим сроком хранения

Распространены три основных метода утилизации бумажных носителей:

1. Пропускание
   через шредер – простой метод, который требует специальное оборудование;
2. Термическое
   уничтожение в печах – оказывает негативное воздействие на окружающую среду;
3. Вывоз
   бумаг не специальные полигоны или на перерабатывающие предприятия.

Для небольших субъектов хозяйственной деятельности актуален вопрос, как
уничтожить документы с истекшим сроком хранения самостоятельно. Если речь не
идет о секретных справках и докладных, они могут организовать процесс
утилизации собственными силами.

Уничтожение в этом случае может проводится по первому варианту –
через шредер. В зависимости от модели устройства, оно способно одновременно
принимать до 10-80 листов бумаги, наполняясь до 10-300 л.

Сжигание архивов и документов

Данный способ подходит для больших объемов бумаги.

Если требуется сжигание документов, в таком случае придется
обращаться к компаниям, которые имеют не только специальные печи, но и лицензию
на проводимые работы. В этих устройствах сжигается не только бумага, но и
другие информационные носители, корпус которых выполнен из пластмассы
(например, флешки).

Процедура выполняется следующим образом:

1. Заключается
   договор на утилизацию;
2. Бумаги
   помещаются в специальную емкость и опечатываются;
3. Емкость
   передается по акту приема-передачи специалистам утилизирующей компании;
4. Последние
   отправляют бумаги в печь, в который они полностью уничтожаются;
5. Заказчику
   выдается акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Если после использования шредера есть вероятность восстановления документов, то после использования высокотемпературной печи они утилизируются безвозвратно. Таким образом можно уничтожать большие объемы бумаги – около 5 т за 30-60 минут.

Вывоз на
полигоны или перерабатывающие производства

Процедура аналогична предыдущей – от заключения договора до получения акта. Разница в способе утилизации. Захоронение на полигонах – наиболее расточительный вариант. Ведь из бумаги можно получить вторсырье. Это не только экономит природные ресурсы, но и более дешевый способ получения новой бумажной продукции.

На перерабатывающих предприятиях можно получить продукцию разного
качества. Все зависит от степени очистки – чем она выше, тем на выходе более
ценный продукт. Но он потребует дорогостоящего оборудования.

При невысокой степени очистки можно получить продукцию низкого качества, из которой изготавливается бумажная тара: упаковки, лотки, коробки.