Системы учета рабочего времени: топ-16 лучших тайм-трекеров

Как контролировать рабочее время сотрудников

Основным формальным инструментом контроля с правовой точки зрения является ранее упомянутый табель рабочего времени. На табеле должны быть подписи руководителя структурного подразделения и HR-специалиста, он делается в одном экземпляре. Как правило, его ведет бухгалтерия, где он и должен храниться. 

Другие способы контроля и ведения зависят от внутреннего обустройства каждой компании. Табель может заполнять как HR-специалист, так и руководитель. Каждая компания может сама выбрать уполномоченное лицо по ведению табеля.

Офисная работа

Офисные работники часто пользуются специальным программным обеспечением, которое предоставляет руководству информацию о количестве отработанных часов и о времени выполнения каждой задачи. Функция контроля рабочего времени сотрудников есть у CRM-систем и аппаратно-программных комплексов, среди которых: 

• «Битрикс24» — своеобразный «онлайн-офис» для управления бизнесом. Разработчик и провайдер — компания «1С-Битрикс».
• «Мегаплан» — позиционирует себя как система для удаленной работы. В арсенале есть: таск-менеджер, CRM, автоматизация бизнес-процессов
• Timebook — система управления рабочим временем и процессом табельного учета WFM (Workforce Management). Создан одноименной российской IT-компанией, основанной в 2012 году.  

Работа вне офиса

Помимо «сидячей» работы, существуют производство, доставка и другие сферы, где люди не работают непосредственно за компьютером. Как фиксируют их рабочее время? Например, с помощью мобильных операторов — некоторые тарифы позволяют отслеживать месторасположение и выполнение заказов водителями, курьерами и работниками, постоянно перемещающимися при выполнении рабочих задач.  

По словам Натальи Бурчилиной, руководителя по IoT «МегаФона», среди основных пользователей услуги «МегаФона» «Контроль кадров»: компании розничной торговли, экспедиторы, ремонтные бригады, компании с торговыми представителями и курьерской доставкой. «Согласие сотрудников на определение их местоположения получает работодатель, “МегаФон” может обеспечить функционал подтверждения по смс. Защита обрабатываемых данных соответствует требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России, базы данных расположены в аттестованных ЦОД «МегаФона»», — добавляет Наталья.

Услуга также помогает настроить внутренние процессы, рассказывает Бурчилина.

Некоторые компании используют данные пропускной системы для расчета рабочих часов, контроля опозданий и переработок. Разрабатываются и системы распознавания лиц: над ними работает, в частности, NtechLab и Vision Labs. Они помогут сделать процесс проще и прозрачнее, ведь в теории свой пропуск можно отдать коллеге или придумать другой метод обхода ограничения. 

Такая система также полезна и для сотрудников. Например, в Калининграде суд удовлетворил иск, в котором сотрудница банка просила оплатить ей сверхурочные часы. Выиграть такое дело можно благодаря внутренней системе компании, в которой будет видно, что, допустим, руководитель ставит задачи после окончания рабочего дня, а сотрудник сразу к ним приступает, работая таким образом сверхурочно. 

 Фото: Zephyr_p / Shutterstock

Виды учета

Закон обязывает администрацию обеспечить достоверный учет всех отработанных тружениками часов. Но конкретных требований, кто и как обязан это выполнять, для компаний не предусмотрено. Поэтому на практике подсчет отработанного времени осуществляется таким образом:

Ежедневный учет. В этом случае все отработанные часы за день должны сразу отображаться в табеле учета. Подобный способ учета подходит в компаниях, где труд сотрудников четко нормирован. Для выплаты заработной платы необходимо суммировать все отработанные часы за месяц. Нужно учитывать, что недоработки в одних днях при такой системе учета не будут компенсироваться переработкой часов в другие периоды. Придется одновременно насчитывать недоработку и переработку.

Понедельный учет. Весьма распространенная система учета. В этом случае учитываются все часы, которые были отработаны за неделю. При этом переработку в один день (например, если при норме 8 часов сотрудник отработал 10 часов), можно компенсировать недоработкой в другой период (это если при норме 8 часов сотрудник отработал только 6 часов). Выплата вознаграждения тут может осуществляться за отработанную неделю, либо суммироваться и выплачиваться за месяц.

Суммированный учет. Здесь предполагается подобрать оптимальный период работы, который позволит минимизировать количество сверхурочных часов. Обычно таким периодом выступает месяц. Реже – квартал, полугодие. Для отдельных категорий сезонных работников это может быть даже год. Периоды больше года не устанавливаются

Тут важно понимать, что сверхурочными (либо недоработанными) будут только те часы, которые «вылезут» после закрытия периода. Вне зависимости от периода учета выплата зарплаты должна осуществляться ежемесячно (дважды в месяц из расчета аванса и окончательного расчета).

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

• 8 – количество отработанных дней;
• 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Учет рабочего времени удаленных сотрудников

Kickidler идеально подойдет для контроля и учета рабочего времени удаленных сотрудников, находящихся в любой точке земного шара.

Ряд функциональных особенностей программы делают ее незаменимым помощником руководителя, в чьей команде есть сотрудники, работающие в режиме home office:

Онлайн трансляция и видеозапись экрана полностью лишат сотрудников соблазна обмануть программу. Это попросту невозможно.

Возможность сотруднику отключать Граббер в нерабочее время позволяет использовать программу на домашних ПК без угрозы вмешательства в личную жизнь.

Автоматические уведомления и Интерфейс самоконтроля, специально разработанный в 2020 году для контроля удаленных работников функционал «Автокик», позволит сделать учет рабочего времени максимально автономным и демократичным.

Кроссплатформенность

Программа Kickidler поддерживает все популярные дистрибутивы Windows, Mac и Linux, что особенно важно для удалёнки, если ваши сотрудники работают на личных компьютерах.

Возможность On-Cloud использования программы. Обратитесь в нашу службу поддержки, и мы поможем вам установить серверную часть программы на облако.

Удаленный доступ

Помимо функций учета рабочего времени и контроля сотрудников Kickidler обладает инструментами для удаленного администрирования ПК.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № Т-13 в 2021 году.

Для государственных организаций актуален образец заполнения формы ОКУД 0504421.

Какие документы нужны для учета?

Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.

Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.

Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.

Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

Переработка и простои

Время переработки коллектива, например, бригады, может фиксироваться при помощи списков, где указываются все лица, осуществляющие дополнительную работу. Документ составляется директором подразделения или компании и заверяется подписью и печатью. В списке четко отражается количество переработанных коллективом часов. Простои производства тоже фиксируются в табеле на основании документации. На основании учета рабочего времени на каждого сотрудника ведутся основные документы:

Для любого сотрудника производства или торговой компании устанавливаются трудовые нормы, которые не должны противоречить ТК РФ. Так, максимальное число рабочих часов в неделю не должно превышать 40 ч. (до 36 или 24 часов для некоторых вредных производств).

Для сотрудников на сдельной работе в учетную документацию добавляются: маршрутные листы, рапорт о выработке и прочее. На крупном производстве в рапорте начальник смены должен указать выработку каждого работника бригады.

Отчет Детали дня

Отчет «Детали дня» программы Kickidler представляет собой сводный отчет по рабочему времени и продуктивности сотрудника за компьютером. То есть, он показывает не только время активности работника, но и насколько он был продуктивен в свое рабочее время.

Данный отчет показывает статистику по следующим видам активности сотрудника в разрезе рабочего дня:

• Продуктивная активность;
• Непродуктивная активность;
• Нейтральная активность;
• Бездействие;
• Без категории.

Данный отчет сообщит руководителю, в какие часы сотрудник был максимально активен и продуктивен и когда его рабочая активность была ниже среднего.

Круговая диаграмма, расположенная в левой части отчета, показывает процентное соотношение видов деятельности сотрудника (продуктивная, непродуктивная, бездействие и т.д.).

Также в отчете «Детали дня» можно посмотреть суммарное время по всем показателям, а также время первой и последней активности сотрудника за компьютером.

DeskTime Pro

О программе DeskTime Pro

DeskTime — это онлайн-сервис с мобильными и десктопными приложениями для отслеживания рабочего времени, отслеживания прогресса в проекте, анализа различных показателей эффективности, генерации подробных отчетов. Как и Hubstaff, программа ориентирована на управление виртуальными командами.
Бесплатная версия программы DeskTime Pro предоставляет мониторинг одного пользователя с серьезными ограничениями по функциональности.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

Отчеты по рабочему времени (отслеживание времени).
Отчеты по используемым приложениям.
Мобильное приложение.

Какие функции доступны только в платной версии:

Программа мониторинга сотрудников DeskTime Pro предлагает мощный инструментарий для контроля и управления удаленными командами с возможностью тонкой настройки под каждого пользователя. Наиболее интересны здесь функции подсчета заработной платы, отслеживания проектов и встроенного Pomodoro-трекера.

Видео: 

Как вести учет рабочего времени отдельных сотрудников

Нормирование рабочего времени всегда осуществляется с учетом фактических условий труда работника, а также его возрастных и физических особенностей. Для отдельных категорий сотрудников Трудовой кодекс предусматривает специальные режимы рабочего времени, отличающиеся от общепринятой нормы в 40 часов в неделю. К ним относится неполное и сокращенное рабочее время.

Сокращенное рабочее время устанавливается для специалистов, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, а также для несовершеннолетних сотрудников, инвалидов I или II группы, педагогов, медиков и некоторых других категорий работников (ст. 92 ТК РФ).

Режим неполного рабочего времени устанавливается по соглашению с работодателем, а также по просьбе:

• беременной женщины;
• сотрудника, имеющего ребенка в возрасте до 14″ лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• лица, осуществляющего уход за больным членом семьи при наличии медицинского подтверждения.

Приказ об установлении неполного рабочего дня

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени (40-часовая рабочая неделя), как правило, не должна превышаться. Однако ТК РФ или иными федеральными законами могут устанавливаться исключения из этого правила, когда работник по инициативе работодателя может выполнять работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В ст. 97 ТК РФ предусмотрено два таких случая: сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня.

Сверхурочная работа определяется ст. 99 ТК РФ как работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Привлечение к сверхурочным работам осуществляется работодателем только с письменного согласия работника в случаях, прямо предусмотренных в ч. 2 ст. 99 ТК РФ (как, например, при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва). Часть 3 ст. 99 ТК РФ предусматривает случаи привлечения работника к сверхурочной работе без его согласия (например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи и в других случаях).

В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается с их письменного согласия при следующих условиях: во-первых, такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением и, во-вторых, они ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ.

Статья 99 ТК РФ устанавливает предельное количество часов сверхурочной работы для каждого работника: не более четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Работа сверх установленной продолжительности рабочего времени не может быть сверхурочной, если она выполняется работником с ненормированным рабочим днем.

Сверхурочные работы должны быть надлежащим образом оформлены (приказом или распоряжением работодателя и письменным согласием работника в установленных законом случаях) и учтены работодателем. Размер и формы компенсации переработки установлены ст. 152 ТК РФ: сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ). Ненормированный рабочий день устанавливается обычно для работников, труд которых не поддается точному учету во времени. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в федеральных государственных учреждениях» в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем включаются руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие работники, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету; которые распределяют рабочее время по своему усмотрению; рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.

Сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня имеют существенные отличия.

Какую систему учёта рабочего времени выбрать?

При выборе EMS нужно учитывать два основных фактора: функционал решения и его стоимость.

Функционал

Современные системы учёта рабочего времени могут поддерживать следующие функции:

Функционал Учёт рабочего времени, Kickidler

Основная функция: отслеживает время включения и выключения компьютера, промежутки активности и простоя, запущенные приложения, работу в каждом из них и на отдельных вкладках браузера – чем больше детализация, тем лучше.

Аналитика, представляющая собранные данные в удобном для обработки виде. Например, диаграммы по использованию рабочего времени.

Отчёт по динамике активности, Kickidler

В идеале у решения должны быть полноценные отчёты по продуктивности, формирующиеся для всей компании в целом, её отделов, групп и проектных команд, а также для отдельных сотрудников, в том числе выявляя самых продуктивных и непродуктивных из них:

Отчёт «Рейтинг сотрудников», Kickidler

Возможность в любой момент посмотреть, что творится на рабочем столе у подчинённого (в том числе незаметно для сотрудника).

По команде или с заданной периодичностью, в том числе со случайными промежутками времени. Эта функция очень важна, потому что при разборе конфликтов – в том числе в суде – видео будет бесспорным доказательством. К тому же, эта функция позволяет руководителю в случае надобности узнать, что конкретно делал сотрудник на запрещённом сайте (например, на сайте поиска работы читал статью или обновлял резюме), а также в каком контекста и кому отправлял подозрительное сообщение (например, по слову «откат» вы всегда можете посмотреть в каком мессенджере и кому конкретно оно писалось).

Кейлоггер, Kickidler

Функция записи всех нажатий клавиш на компьютере, помогает в контроле переписок в мессенджерах и почте.

Удалённое управление, Kickidler

Удобная дополнительная функция, позволяющая удалённо подключаться к решению рабочих задач на компьютерах сотрудников.

Например, Кикидлер «Автокик», о котором мы говорили выше – набор инструментов для самоорганизации. Отчёт по продуктивности сотрудника, доступный ему самому, уведомления о нарушениях и т. д.

Цена системы учёта рабочего времени

Сравнить разные решения бывает достаточно сложно – тем более, что почти у всех продуктов отличаются условия распространения и функционал. Чтобы упростить вам эту задачу, мы подготовили масштабное сравнение цен на системы учёта рабочего времени:

Сравнение цен в русскоязычном сегменте (цены в рублях)

Сравнение цен на мировом рынке (цены в долларах)

И мы гордимся тем, что по соотношению цены и качества Kickidler вне конкуренции и на российском, и на мировом рынке!