Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии

Содержание стандартной инструкции

В ней указаны основные обязанности секретаря судебного заседания. Остановимся на них подробнее:

• изучение всех участников судебного заседания;
• внесение сведений о подготовке конкретного дела в справочный лист;
• подготовка и указание дел, назначенных к рассмотрению на информационном стенде;
• анализ готовности аппаратуры и зала к судебному процессу;
• проверка явки всех участников заседания, выявление причин отсутствия;
• исполнение поручений, данных судьей по организации процесса;
• ведение, оформление протокола в ходе самого заседания;
• информирование всех участников процесса в случае переноса даты заседания;
• подготовка и направление копий документов всем участникам процесса в сроки, установленные российским законодательством

Структура суда

Основные должностные единицы районного суда представлены председателем суда, его заместителем или заместителями и судьями. Очевидно, что конечная структура районного суда будет зависеть от численности работников.

Пример 1

Предположим, что количество работников районного суда составляет 15-25 единиц. Тогда структура суда будет выглядеть следующим образом:

• председатель суда;
• помощник председателя суда;
• заместитель председателя суда (если количество судей больше 7);
• судьи;
• помощники судей.

Такой районный суд будет представлен следующими отделами:

• общий (вопросы по кадрам, делопроизводство, материально-техническое обеспечение);
• обеспечения судопроизводства.

Помимо указанного свою деятельность осуществляет администратор суда, не включаемый в штат, находящийся в подчинении у председателя суда и исполняющий его указания.

Для численности сотрудников 26-45 единиц структура районного суда изображена ниже на рисунке 1.

Рисунок 1. Структура районного суда (26-45 сотрудников)

В свою очередь, численность работников, задействованных в деятельности районного суда, устанавливается из принципа достаточности для содействия реализации прав всех граждан, по месту проживания относящихся к территории конкретного судебного района.

При определении штатной численности судей в районном суде, в том числе, руководствуются общим, закрепленным бюджетными показателями, количеством судей всех федеральных судов общей юрисдикции: численность судей районного суда должна находиться в границах запланированных финансовых данных. Количество судей районного суда устанавливает Судебный Департамент, согласовывая этот показатель с председателем верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области, суда автономного округа.

Законодательно предусмотрена возможность при необходимости организовать постоянное судебное присутствие.

Определение 2

Судебное присутствие представляет собой обособленное подразделение районного суда, реализующее его полномочия, образованное с целью приблизить правосудие к отдаленно расположенному месту пребывания или проживания лиц-участников дела.

Должности председателя суда, его заместителя и судей районного суда замещаются по назначению Президента РФ по представлению Председателя Верховного Суда, при этом должно иметь место положительное заключение квалификационной коллегии судей, действующей на территории соответствующего субъекта России. Сроки пребывания в должностях следующие:

• для судьи максимальный срок пребывания в должности составляет 70 лет;
• председатель и его заместитель или заместители определяются на должность сроком на 6 лет. При этом законом предусмотрена возможность одному и тому же лицу занять должность повторно, но не более 2-х раз подряд.

Что должен делать секретарь в суде?

Обязанности секретаря судебного заседания, как правило, изложены в его должностной инструкции, или регламенте. В ней перечислено все то, что обязан делать специалист, находясь на рабочем месте. Обобщив довольно большой список, можно выделить несколько основных направлений:

1. Подготовка имеющихся материалов дела к рассмотрению.

2. Оповещение участников процесса о проводимом заседании и обеспечение их явки. Для этого секретарь должен вовремя отправить всем повестки.

3. Участие в самом заседании и ведение в ходе его протокола.

4. Оформление дела в соответствии с законодательством.

5. Архивация документов и передача их в службу канцелярии.

Но этим обязанности секретаря судебного заседания не ограничиваются.

Кроме всего перечисленного, он подчас должен:

1. Исполнять поручения некоторых руководителей, имеющих на то соответствующие полномочия.

2. Следить за тем, чтобы в ходе заседания не были нарушены права и интересы присутствующих на нем граждан.

3. Сохранять в тайне все, что ему становится известно в ходе расследования.

Секретарь обязан предоставлять полную информацию о себе и членах своей семьи, а также оповещать суд о каких-либо существенных изменениях. В инструкции также имеется ряд запретов относительно производственной деятельности, которые необходимо учитывать, находясь на государственной службе.

Дополнительные обязанности

Кроме официальных функций, которые определены должностной инструкцией, также на секретаря возлагается масса дополнительной рутинной работы. Количество дел, которые в настоящее время рассматриваются в российских судах, существенно превышает допустимые нормативы, поэтому на секретарей также возлагаются следующие обязанности:

• анализ исковых заявлений на предмет соблюдения в них законодательных норм (при выявлении нарушений секретарь оформляет отчет истцу об отказе в возбуждении дела либо оставляет заявление без движения);
• помощь в ведении протокола в ходе самого заседания (фиксация максимального количества информации при опросе свидетелей);
• помощь в оформлении готовых решений (судья делает только основные наброски, а секретарь дорабатывает документ согласно требованиям российского законодательства).

Определенный перечень тех обязанностей, которые выполняет такой сотрудник, зависит от особенностей организации работы в конкретном суде.

Кто он такой?

Известно, что в любом процессе, как правило, участвуют следующие группы лиц:

1. Представители государственных органов. Сюда относятся те, кто проводит данное разбирательство (судья, прокурор и другие).

2. Стороны процесса, или его непосредственные участники (истец и ответчик). Если речь идет об уголовном деле, то это, соответственно, потерпевший и обвиняемый.

3. Их представитель и защитники.

4. Иные субъекты, которые помогают осуществить правосудие.

Именно к последней группе лиц, помимо экспертов и других специалистов, относится секретарь судебного заседания. Его работа не так проста, как это кажется на первый взгляд. Многие по привычке считают, что секретарь – это тот, кто отвечает на телефонные звонки, ведет деловую переписку и занимается проблемами канцелярии. В данном случае у работника этой профессии совершенно иные задачи. По сути, он является помощником судьи.

Конечно, главное, что должен делать секретарь судебного заседания, это вести протокол. Но помимо этой основной у него есть и другие, не менее важные обязанности. Он должен создать все условия для того, чтобы разбирательство проходило по всем правилам.

Что представляет собой эта профессия

Секретарь судебного заседания — государственный служащий. Обязанности секретарей заседаний обширны. Этот служащий должен быть закреплен за одним судьей, документально обеспечивать его деятельность, организовывать судопроизводства и участвовать на слушаниях.

Эта должность встречается при военном, гражданском, уголовном и других судах. Ответственность, возлагаемая на секретарей судебных заседаний, достаточно высока. Он готовит документацию для заседаний и составляет протоколы слушаний.

Весь спектр прав и обязанностей внесен в должностной регламент секретаря судебного заседания. Он содержит:

• общую информацию о должности;
• перечень норм законодательства, на которые ссылается секретарь во время своей работы;
• перечень требований относительно квалификации и стажа работы;
• список должностных обязанностей;
• перечень обязанностей и прав секретарей заседания;
• вопросы, при решении которых специалист имеет относительную свободу действий;
• список показателей результативности работы.

Согласно правилам регламента эта позиция входит в старшую группу и имеет категорию «специалист». Секретарь назначается зачастую по прошествии соответствующего конкурса. Назначение производится председателем судебной инстанции. Специалисты, получившие вакансию, напрямую подчиняются председательствующим в суде. Секретарь находится также в подчинении у заместителя председателя, судей, начальников отдела. Согласно распределению обязанностей лица, занимающие должности секретарей судебных заседаний, замещают друг друга.

Регламент обязывает секретаря вести профессиональную деятельность соответственно с нормативными документами государства и регионов РФ, а именно:

• Конституцией Российской Федерации;
• должностным регламентом;
• нормативно-правовыми актами;
• Федеральными законами касательно госслужбы;
• различными постановлениями;
• кодексом этики госслужащих суда.

Отличительные особенности профессии

Продолжим разговор о том, что входит в обязанности секретаря судебного заседания. Они являются стандартными, но, в зависимости от статуса учреждения, могут незначительно отличаться. Проанализируем некоторые особенности данной профессии. В обязанности секретаря судебного заседания районного суда входит множество действий, которые требуют от работника определенных навыков и умений. Мало кто мечтает присутствовать на уголовных и административных процессах, следить за явкой ответчика и истца.

При обширных должностных обязанностях, максимальной загруженности, у таких работников довольно низкая заработная плата. В обязанности секретаря судебного заседания в мировом суде входит не только ведение протокола, но и вызов свидетелей.

Подобную должность не относят к государственным служащим. По сути, это клерк минимального уровня, выполняющий огромное количество работы. Именно он обеспечивает в полном объеме деятельность конкретного судьи.

Трудовые обязанности

Наиболее важной и значимой обязанностью секретаря суда, является ведение судопроизводства в суде. Кроме того, человек, замещающий эту должность, обязан:

• выполнять распоряжения председателя суда и его заместителей;
• регистрировать, учитывать и хранить дела, рассматриваемые в суде;
• вести регистрационного журнала;
• отправлять судебные решения участникам процесса;
• выписывать исполнительные листы, согласно принятым судом решениям;
• вести статистику и составлять отчёты по судебным делам;
• принимать граждан, в соответствии с режимом работы суда;
• выдавать копии материалов дел и копии и оригиналы судебных решений;
• подготовка и сдача в архив дел;
• вносить данные о рассматриваемых судом делах на сайт суда;
• участие в уничтожении архивов, по истечении сроков их хранения.

В зависимости от отдела, в котором работает секретарь, данные должностные обязанности секретаря суда могут дополняться и изменяться. Помимо этого, на секретаря возложены следующие обязанности:

• соблюдение Конституции и всех законов;
• исполнение должностных обязанностей;
• соблюдать распорядок работы суда;
• хранить сведения, касающиеся профессиональной деятельности;
• отчитываться о доходах своих и членов своей семьи.

Я имею право на отдых

Вы увлечены работой? Вы работаете быстро и со вкусом? Вы ответственны? Прекрасные качества! Ваш начальник или заказчик непременно оценит это и… нагрузит вас по максимуму.

В какой-то момент вы почувствуете, что в баке закончился бензин, и начнете снижать скорость. Либо вообще остановитесь. И, поверьте, никто вас толкать не будет. Вокруг достаточно желающих впрячься в вашу телегу. А вот вам потребуется отдых. И, возможно, выход из затяжной депрессии, которая обычно сопровождает хроническое переутомление.

Что делать?

Учиться тормозить вовремя. А лучше – планировать свой день, оставляя в нем, пусть небольшие, но приятные «карманы» для отдыха. Кофе или чай, музыка в наушниках, несколько минут с закрытыми глазами, а если это возможно – небольшая прогулка в обеденный перерыв… Усталость снимет, и мир вокруг станет намного добрее. Работа в таком настроении значительно продуктивнее.

Требования к соискателям

Человек, который планирует работать в суде, в качестве секретаря, должен обладать определённым набором знаний и умений, кроме того, иметь соответствующее образование. Для того, чтобы знать, чему соответствовать, необходимо изучить должностные обязанности и функциональные обязанности секретаря судебного заседания.

Кроме того, необходимы знания:

• в области законодательства России, связанного с гражданской службой;
• основ судебного делопроизводства;
• в сфере архивного дела;
• правил работы с информацией, поступающей в адрес суда;
• правил и норм техники безопасности труда на своём рабочем месте;
• правил поведения в суде для сотрудников суда;
• правил внутреннего регламента, установленного в суде;
• делового и светского этикета;
• этику и нормы поведения для государственных служащих;
• должностных инструкций.

Также для работы секретарём в судах, необходимо уметь проводить анализ и обобщение получаемой информации, уметь работать с законодательными актами, уметь организовывать взаимодействие с различными структурами и ведомствами.

Помимо этого, секретарь суда, должен уметь пользоваться всей офисной техникой, такой как факс, копировальный аппарат, компьютер и тому подобное. Уметь пользоваться различными компьютерными программами и электронной почтой.

Я оставляю свой рюкзак

В какой-то театральной студии был принцип, который звучал так: «Всегда нужно оставлять рюкзак за порогом»

Это действительно очень важно – оставить груз проблем там, где их предстоит решать. Дом должен быть вашим убежищем, местом, где позволительно отдохнуть и забыть о рабочих неурядицах

И даже если вы работаете дома, постарайтесь, покидая свое рабочее место, оставить там ваши чертежи, заготовки для будущих статей и прочее, и прочее

Время пить чай, есть пирожные и дарить свое тепло и внимание близким

Что делать?

Включайте воображение. Вполне можно визуализировать процесс. Закройте глаза и представьте портфель или рюкзак, в который вы складываете листы с вашими планами, рисунками, набросками, свой ежедневник, калькулятор, список дел и прочее. Закройте его поплотнее. И оставьте на своем рабочем месте. Идти домой без такого груза будет намного легче.

Ну а если ваше состояние стало хроническим, быть может, стоит подумать, действительно ли ваши сомнения вызваны усталостью и рутинной работой или вам пора менять род деятельности. Учиться не страшно и никогда не поздно. Быть может, работа вашей мечты уже ждет вас, и вам остается лишь сделать пару решительных шагов.

Сетевики зазывают новичков тем, что говорят о пассивном доходе, то есть не делаешь ничего, а денежки каждый день приваливают сами по себе. Именно так человек и слышит, когда говорят о пассивном доходе.

Для чего применяется деловая инструкция

Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.

Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.

Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию

Список прав

Претенденты, получившие вакансию секретаря судебного заседания, имеют свои права. Их прописывает регламент судебной инстанции каждого субъекта РФ. Итак, лица, занимающие эту должность, имеют право:

• быть обеспеченными техническими средствами для выполнения обязанностей;
• ознакомиться с регламентирующей документацией, которая содержит уточнения прав и обязанностей секретаря;
• знакомиться с показателем результата работы на занимаемой должности;
• получать информацию, которая понадобится для выполнения прямых обязанностей, в судебных органах;
• вносить предложения касательно улучшения состава судебного органа;
• получать отпуск, праздничные дни, выходные;
• иметь установленный рабочий день;
• получать заработную плату и иные начисления, которые установлены законом РФ и служебным контрактом;
• иметь доступ к информации, касающейся государственной тайны, когда это необходимо в рамках ведения производства;
• знакомиться с материалами в личном деле, включая отзывы о своей работе;
• защищать личную информацию;
• иметь профессиональное развитие;
• повышать свой квалификационный уровень, проходить переподготовку;
• быть членом профсоюзного комитета;
• заявлять о необходимости проведения служебного расследования;
• защищать свои права, исполняя служебные обязанности.

Права секретарей судебных заседаний защищает законодательство РФ.

Должностная инструкция

Документ, который призван регламентировать права и обязанности работника – должностная инструкция, она одинаково важна и для секретаря, и для руководства. В ней содержатся права и обязанности обеих сторон трудового соглашения, что позволяет использовать ее как инструмент для эффективной координации производственных процессов.

Единой формы инструкции не существует, поэтому ее можно составить, используя готовый шаблон, или разработать собственный документ

При составлении документа важно учесть, что в каждой компании секретари выполняют разные функции, несмотря на единую основную работу

Должностная инструкция должна составляться с учетом профстандарта и включать следующие основные разделы.

• Общие положения.
• Функции.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.

Помимо основных обязанностей, в должностную инструкцию допускается внесение дополнительных функций с учетом специализации. Так, инструкции делопроизводителя, технического секретаря, военного или научного секретаря будут содержать похожие основные секретарские функции, но отличаться специализированными обязанностями, которые необходимо будет указать в документе.

Обязанности

В классическом понимании к основным унифицированным обязанностям секретаря можно отнести следующие функции:

• обеспечивает административную деятельность руководителя;
• ведет деловую переписку, включающую звонки и электронные письма;
• принимает и перераспределяет корреспонденцию, подготавливает и отправляет ответы на полученные письма;
• производит сбор и обработку необходимой для руководителя информации, обеспечивает делопроизводство;
• принимает документы от работников для дальнейшей передачи руководству на подпись и ознакомление;
• занимается подготовкой встреч, совещаний и конференций, ведет их протоколы;
• закупает канцтовары и другую продукцию, необходимые для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офиса;
• решает организационные задачи по приему работников и посетителей;
• выполняет иную работу, относящуюся к занимаемой должности.

Дополнительно могут стать обязанностями:

• контроль выполнения распоряжений и приказов;
• сканирование и копирование документации;
• отмена или перенесение сроков;
• бронирование билетов и номеров гостиниц;
• составление отчетов о командировочных расходах;
• приготовление напитков и угощений для гостей.

Личные качества

Секретарю на работе приходится часто и много общаться с разными людьми, поэтому хорошему специалисту необходимо соответствовать следующим требованиям:

• опрятность;
• аккуратность;
• доброжелательность;
• культура речи;
• коммуникабельность;
• отсутствие вредных привычек.

Поскольку секретарь – это «лицо» компании, неотъемлемым критерием является приятная внешность сотрудника

Здесь важно отметить, что речь идет о чувстве стиля и наличии вкуса, а не о модельной внешности. Часто секретарями становятся женщины, поскольку считается, что им больше свойственны гибкость, стрессоустойчивость и умение создать уютную атмосферу в офисе

Ответственность

Специфика секретарской работы заключается в регулярной помощи руководителю в ведении дел. По этой причине крайне важны такие профессиональные качества:

• ответственность;
• пунктуальность;
• внимательность;
• исполнительность;
• обучаемость;
• организованность.

Почему люди идут работать секретарями судов

Самая низкая должность в суде, связанная с юриспруденцией, — это секретарь суда.

Должностные обязанности, зарплата и условия работы этих служащих сходны в различных субъектах федерации.

Секретари получают около 15-20 тысяч рублей, иногда больше, если работник имеет надбавки и получает премии.

Поэтому нередко можно встретить ситуацию, когда на должность секретаря суда ищут подходящего работника более полугода.

И это прекрасная возможность для тех, кто желает связать свою жизнь с отправлением правосудия.

Это отличный карьерный старт для тех, кто не имеет нужных связей в данной сфере.

Очень часто вакантное место судебного секретаря занимает бывший секретарь суда. Должностные обязанности, образование, опыт участия в судебных процессах позволяет эффективно конкурировать с другими соискателями.

Сказывается и знакомство с другими работниками, в том числе и с председателем суда, ведь все работают в одном государственном органе.

Заочники юридического факультета

Таким образом, молодой человек, поступивший на юридический факультет заочно, занимает место секретаря суда, которых очень часто не хватает.

Проработав в должности 3-5 лет, он приобретёт богатый опыт участия в подготовке судебных заседаний, выяснит многие тонкости работы судей, о которых не говорят на лекциях и не пишут в нормативных актах.

Если на службе человек зарекомендовал себя с лучшей стороны, то он без труда займёт должность судебного секретаря и, через несколько лет, судьи.

Секретарь суда – это должность для людей, которые целенаправленно стремятся работать в суде, но не могут позволить себе обучение на престижном факультете. Достойное начало для трудолюбивых специалистов, влюблённых в юриспруденцию.

О повышении зарплат сотрудникам судебного аппарата — на видео:

https://youtube.com/watch?v=V79sFwab0PI

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Должностной регламент секретаря судебного заседания

Судебное производство — сложная процедура, которая подчинена установленному регламенту. Участники судопроизводства имеют свои права и обязанности. Судьи и адвокаты непосредственно выполняют действия по ведению слушания. При этом все действия и речи лиц, принимающих участие в заседании, протоколируются. Это входит в обязанности секретаря судебного заседания. Кто может занять эту должность? Какие обязанности выполняет этот специалист?

Какую роль выполняет секретарь?

Независимо от сложности и тематики процесса, в нем участвует несколько категорий участников. Каждая из них имеет свои юридические права и обязанности, что прописано в статье 15, 16 и 17Ф3-№ 79 «О гражданской государственной службе РФ». Перечислим каждую:

1. В гражданском процессе это члены процесса, включая ответчика и истца.
2. В уголовном разбирательстве — обвиняемое и потерпевшее лицо.
3. Государственные служащие, представляющие определенный орган, в том числе судьи, прокуроры и прочие лица.
4. Адвокаты и уполномоченные лица.
5. Представители, способствующие решению вопроса, помогающие доказать рассматриваемую позицию.

Секретаря следует отнести к последней категории. Изначально работа этого служащего может показаться достаточно простой, и делает он не больше, чем занимается телефонными переговорами, деловой перепиской, решением проблем с канцелярией и прочее. В действительности все далеко не так, и его основными обязанностями является сопровождение судебной документации и помощь непосредственно судье.

Безусловно, главной работой секретаря является ведение протокола заседания, который, в последующем, будет являться неоспоримым доказательством, подтверждающим вынесение законного решения органами правосудия. Кроме этого он обязан обеспечить все условия и принять меры для того, чтобы заседание прошло согласно нормам и правилам действующего законодательства Российской Федерации.

Основные обязанности этой должности

Секретарь судебного заседания находится на виду при проведении судебного слушания. При этом многие граждане думают, что его обязанности ограничиваются ведением протокола. Однако к этому сотруднику выдвигается целый ряд требований. Его работа не зависит от юрисдикции. Секретарь из мирового судебного органа будет выполнять такую же работу в районном.

Согласно общему перечню обязанностей секретаря в суде, специалист выполняет следующие действия:

• соблюдает правила и требования, установленные Конституцией РФ, законами субъектов страны, федеральными законодательными актами;
• выполняет приказы вышестоящего лица;
• строго действует согласно должностной инструкции;
• учитывает права каждого человека, принимающего участие в судебном производстве;
• соблюдает корректность ко всем лицам, участвующим на слушании;
• сохраняет тайну сведений, которые выявляются в ходе выполнения обязанностей;
• постоянно занимается повышением своего профессионального уровня;
• сохраняет собственность суда;
• следует этикету поведения в суде и следит за его соблюдением;
• предоставляет материалы по заявленному прошению;
• соблюдает пределы, обозначенные для государственных служащих;
• ведет журнал исков, подлежащих рассмотрению;
• уведомляет участников судопроизводства о предстоящем слушании дела и выясняет причины неявки в зал суда согласно назначенному расписанию;
• протоколирует судебное слушание и проводит ознакомление ходатайствующих лиц с документом;
• готовит документы и аппаратуру к предстоящему слушанию;
• ставит отметки о времени прибытия в повестках;
• проводит оформление и передачу материалов судопроизводства судебной канцелярии;
• ведет корреспонденцию судьи;
• проводит подготовку документов для исполнения приговора;
• формирует тома дел;
• передает документы архиву.

Несмотря на широкий перечень обязанностей и высокую ответственность, секретарь судебного заседания получает невысокую заработную плату. Средний оклад специалиста зависит от компетенции судебного органа. Секретарь при районной инстанции имеет большую зарплату, чем при мировом суде.

Средний оклад составляет 12-14 тысяч рублей. При этом ставки варьируются зависимо от региона РФ. Государственный служащий в Магаданской области получает от 30 тысяч рублей. Секретари из Камчатки и Ненецкого края — менее 30 тысяч.

Специалисты из столицы могут рассчитывать на 20 тысяч, если они работают при районной инстанции, и на 15 тысяч при работе в судебном участке. Статистика показывает, что секретари получают меньше, чем на самом деле. Следует учесть надбавки и премиальные начисления.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Права и ответственность

Обычная инструкция секретаря судебного заседания, помимо возложенных обязанностей, содержит перечень определенных прав сотрудника. Здесь имеется в виду не только возможность получать зарплату и уходить в заслуженный отпуск. Секретарь может с полной уверенностью рассчитывать на предоставление ему:

1. Технических средств, необходимых для работы (телефон, компьютер, факс и другие).

2. Доступа к документам, которые составляют государственную тайну (если есть в том необходимость).

3. Возможности обращаться в различные инстанции, будь то государственные органы или общественные организации.

4. Затребовать у других служб необходимую информацию.

Все это должно обеспечить специалисту возможность выполнить свою работу на высоком профессиональном уровне. В противном случае руководство будет иметь все основания наказать его за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Секретарь также может рассчитывать на карьерный рост и предлагать свою кандидатуру на замещение вакантных должностей в данном учреждении.

Что нужно делать

Секретари, работающие в судебных органах, бывают двух типов — сотрудники канцелярии и организаторы процессуального заседания. Работа любого из них четко регламентируется инструкцией по делопроизводству, утвержденной департаментом Верховного Суда РФ.

Секретарь заседания занимается подготовкой дела и организацией слушания:

• размещает сведения о дате рассмотрения и ее переносе на информационных стендах, обзванивает истца, ответчика, свидетелей;
• вызывает участников, направляет им повестки, сообщения;
• отбирает присяжных, составляет списки;
• контролирует присутствие заявленных лиц, выясняет, почему они не пришли;
• проверяет готовность аппаратуры и зала к заседанию;
• выполняет поручения судьи;
• ведет протокол на протяжении всего слушания, отражает достоверную информацию.

После вынесения решения секретарь в хронологическом порядке подшивает материалы, приобщенные во время процесса, составляет опись, заполняет статистическую карточку. Параллельно вручает (направляет) участникам заседания копии постановления.

Затем он передает дело в канцелярию, где его принимают секретари общего обеспечения для дальнейшего исполнения.

На заметку! Работники судебных органов обязаны ежегодно отчитываться о полученных доходах за себя и членов своей семьи.

Секретарь канцелярии отвечает за делопроизводство, поэтому должен:

• принимать и оформлять гражданские, административные, уголовные дела, а также поданные жалобы и протесты по ним;
• собирать, хранить материалы и вещественные доказательства;
• вести учет, статистических карточки, регистрационные журналы;
• готовить исполнительные листы, выдавать их;
• консультировать граждан, предоставлять им материалы дела для ознакомления;
• отправлять в архив процессуальные документы;
• вводить сведения о результатах рассмотрения в систему ГАС «Правосудие».

Помимо этого, сотрудник канцелярии выполняет распоряжения вышестоящих лиц — председателя суда, его заместителей, проверяет исковые заявления на предмет соблюдения в них законодательства. При выявлении нарушения он просит истца внести необходимые правки, оставляет бумаги без движения или готовит отказ в рассмотрении дела.

Скрин объявления с сайта oblsud.orl.sudrf.ru

Скачать должностную инструкцию:

• секретаря заседания
• секретаря отдела обеспечения

Резюме

Обязательная к исполнению, должностная инструкция секретаря суда, предусматривает, что человек должен руководствоваться законами Российской Федерации, внутренними распоряжениями и документацией предприятия, распоряжениями своего непосредственного руководства. Секретарь, как и все работники любой организации, должен знать и строго соблюдать нормы и правила, связанные с безопасностью работы, санитарно-гигиенические нормы. Помимо этого, секретарь должен понимать, что он, по сути, является не только лицом государственного органа, но и выполняет важные обязанности по отправлению правосудия.

Какими знаниями должен обладать секретарь?

Должностная инструкция содержит все основные нормы и обязанности этой профессии. В документе детально расписан каждый из разделов с пояснениями. Ею, в первую очередь, и руководствуется специалист, выполняя свою работу

Информации в документе достаточно много, но, сделав обобщение, можно акцентировать внимание на нескольких важных направлениях. Итак, секретарю необходимо:

1. Быть в зале заседания и участвовать в процессе, с протоколированием всех данных.
2. Подготавливать необходимые материалы, которые будут рассматриваться по делу.
3. Производить оформление бумаг согласно действующему законодательству.
4. Своевременно оповещать участников разбирательства, обеспечивать их 100% явку в суд, выписывать повестки.
5. Передавать документы, прошедшие по делу, в канцелярскую службу, архив.
6. Беспристрастно контролировать ход заседания, следить, чтобы никоим образом не нарушались интересы и права каждого присутствующего гражданина в зале суда.
7. Качественно и добросовестно выполнять всякое поручение, поступающее от разного рода руководителей, обладающих на то полномочиями.
8. Вести таинство дела, не разглашать информацию, ставшую известную ему в результате расследования.

Инструкция секретаря судебного заседания гласит, что он должен предоставить о себе детальную информацию, относительно данных и членов семьи, а также своевременно оповещать инстанцию о появившихся изменениях. Кроме этого служащему выставлены некоторые ограничения по своей деятельности, которые подлежат неукоснительному исполнению.