Должностные обязанности секретаря суда

Организация работы секретаря судебного совещания

21)По уголовному делу, по гражданскому делу иск по которому вытекает из дела, где правонарушением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба.

2) Вовремя вносит сведения по гражданским, уголовным делам, материалам, находящимся в производстве судьи в Программу, в соответствии с приказа главы суда о распределении функциональных обязанностей между работниками аппарата суда по работе с ГАС «Правосудие», размещает нужные судебные документы в системе ГАС «Правосудие» «Банк судебных ответов», вовремя приобретает входящую корреспонденцию, поступающую в суд по окончании ее регистрации, вовремя регистрирует исходящую корреспонденцию в ИС «обращения и Документооборот граждан» и передает на отправку;

18) Оформляет оконченные производством дела и материалы для их сдачи в канцелярию суда.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Все нюансы профессии

По основным должностным инструкциям, это госслужащий, обязан руководствоваться Конституцией России и федеральными законами, обозначающие его права и обязанностями, а также постановлениями Верховного суда или Правительства России. Помимо этого, выполняя свою работу, данный участник судебного заседания обязан опираться на определенный должностной регламент и распорядок суда. Если же по каким то причинам секретаря нет на месте, заменить его должен помощник судьи.

Уже стало ясно, что представляет из себя профессия секретарь судебного заседания. Теперь выясним, какие требования предъявляются к кандидату. Как правило, должность секретаря судебного заседания предоставляется людям, имеющим правоведческое либо юридическое высшее образование. Помимо этого соискатель обязан хорошо знать законодательство своей страны, а также порядок обработки информации, нормативную базу, основы пожарной безопасности и правила охраны труда.

Человек, вступающий на должность секретаря судебного заседания, прежде чем приступить к исполнению перечисленных должностных обязанностей, обязательно должен ознакомиться с инструкциями, основными правилами делового этикета, служебным распорядком суда. Помимо основных навыков и умений, которыми располагает данный служащий-умение разрабатывать план основных действий, проводить анализ, быстро принимать нужное решение, он также должен уметь мгновенно приспосабливаться к возникшей ситуации, правильно распределять личное рабочее место и отлично владеть приемами межличностных отношений.

Обязанности секретаря

Об этой весьма сложной профессии мы поговорили выше. Теперь настало время перечислить те обязанности, которые должен исполнять секретарь судебного заседания.

Основные должностные инструкции секретаря судебного заседания следующие:

1. Внесение сведений в справочный лист о подготовке дела.
2. Тщательное изучение всех участников судебного процесса.
3. Размещение и подготовка тех список дел, которые будут рассматриваться на информационном стенде.
4. Проведение подготовки к заседанию зала суда .
5. Проведение проверки явки всех заявленных лиц, выяснение основных причин их неявки. Доклад о явке участников.
6. Оформление и ведение протокола судебного заседания.
7. Выполнение всех служебных поручений судьи, которые связаны с организацией судебного заседания.
8. Направление и подготовка заинтересованными лицами копий судебной документации по делу в назначенные сроки.
9. Помимо всего перечисленного, секретарь судебного заседания обязан ознакомить всех участников судебного процесса с основными материалами и протоколами дела, и оформить все материалы и дела после того, как они будут рассмотрены.

В том случае, если помощника судьи нет на рабочем месте, секретарь частично может исполнять его прямые обязанности. Следует также отметить, что все перечисленные выше обязанности – стандартные. Но в разных судах могут немного отличаться. Это, как правило зависит от регламента работы. Теперь вы знаете, что должен делать секретарь судебного заседания. Надеемся на то, что сведения статьи окажутся полезными для вас во время устройства на данную должность.

Посмотрите видео по теме: Обязанности судебного секретаря. 

Права и привилегии

Во время трудовой деятельности работник может использовать  конфиденциальную информацию, составляющую государственную тайну, имеет доступ для ознакомления ко всем документам. Однако разглашать такие сведения запрещено.

Как и любому сотруднику, секретарю положены (ст. 14 Закона №79-ФЗ от 27.07.2004):

• комфортное рабочее место, обеспечение необходимой техникой и канцелярией;
• обучение, повышение квалификации, стажировки;
• карьерный рост на конкурсной основе;
• официальные зарплаты, премии и дополнительные перечисления;
• пенсионное и медицинское страхование — декретные, социальные, больничные выплаты;
• выходные, праздничные дни, ежегодные отпуска;
• членство в профсоюзе.

Секретарь суда может параллельно с основной работой заниматься иной оплачиваемой деятельностью, но при условии, что это не создаст конфликт интересов.

Пример из жизни! Валентина, работник канцелярии, имеет доступ к секретной информации по уголовному делу. Обвиняемый предложил ей за хорошее вознаграждение представить необходимые сведения, чтобы заранее подготовиться к вопросам судьи и прокурора. Женщина знала, что если раскроет их, то поможет ответчику уйти от преследования, поэтому отказала ему. Так Валентина не отступила от правил поведения гражданского служащего и сама избежала серьезных проблем с коррупцией.

Секретаря могут наказать за нарушение дисциплины, а также гражданских, административных и уголовных норм:

• ненадлежащее исполнение обязанностей — просрочил выполнение поручения, представил недостоверные сведения и т. д.;
• нарушение прав граждан;
• сокрытие информации от руководства;
• несоблюдение ограничений, связанных с государственной службой, например, не сдал справку о доходах или отразил некорректные данные;
• разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой или государственной тайны.

Секретарь судебного заседания — это кто?

Меня зовут Жанна, мне 29 лет, проживаю в Казани, с мужем и двумя детьми. Работаю в мировом суде города Казани на должности секретаря судебного заседания. Стаж работы — более 5 лет. Сейчас нахожусь в отпуске по уходу за ребенком до 1.5 лет.

Секретарь судебного заседания — человек, который ведет всю бюрократическую работу в судебном процессе совместно со своим помощником (специалистом).

Задачи секретаря судебного заседания

В задачи секретаря входят:

1. Полная запись хода судебного слушания, включая диалоги и реплики каждого участника процесса.
2. Оформление дела, в соответствии с законодательством и инструкциями.
3. Консультирование посетителей суда по имеющимся вопросам, по их делам.
4. Отправление повесток для явки на слушание.
5. Выписка исполнительных листов и судебных приказов.
6. Ведение архива и уничтожение дел, срок хранения которых истек, и еще много бумажной работы.
7. Организация хода судебного слушания.

Необходимое образование

Для того чтобы занять эту должность, я закончила юридический факультет по гражданско-правовой специальности, училась 5 лет в Казанском государственном университете. Обучение несложное, требующее лишь внимательности и изучения материалов, логического мышления. Учиться легко и интересно. Когда получила диплом, отправилась на конкурс для замещения вакансии.

Я закончила юридический факультет по гражданско-правовой специальности, училась 5 лет в Казанском государственном университете.

Правовая база

Секретарь суда, как государственный служащий имеет следующие права:

1. Предлагать методы и способы улучшения работы, которая относится непосредственно к трудовым обязанностям работника, а также организации в целом.
2. Требовать и получать всё необходимую информацию и документы, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей.
3. Получить доступ ко всей документации, которая определяет объём и круг обязанностей, связанных с занимаемой должностью.
4. Принимать участие в принятии решений, относящихся к компетенции данной должности.
5. Требовать и получать от руководства все необходимые средства для выполнения своих трудовых обязанностей.
6. Все права, установленные законодательством Российской Федерации, также должны соблюдаться.

Отказ в отводе названных участников процесса

В соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса РФ по результатам рассмотрения заявленного в ходатайстве отвода путем проведения голосования судьей, его заместителями или председателем судебной коллегии должно быть вынесено решение.

Если в ходе рассмотрения вопроса об отводе переводчика, специалиста, эксперта, секретаря или помощника судьи голосующими было принято решение об отказе в осуществлении такого действия, выносится соответствующее определение об отказе в отводе названного лица. Данный документ об отказе прикладывается к протоколу рассмотрения дела, после чего судебное заседание продолжается в том же составе, без каких-либо изменений.

Основные обязанности

Чем занимается секретарь судебного заседания мирового судьи? Обязанности у такого работника следующие:

1. Уведомление основных участников процесса о дате и времени проведения заседания. Не просто отправка почтой извещений, но и поиск места расположения ответчика, свидетелей, иных лиц. Довольно часто участники определенного дела любыми способами пытаются затягивать его рассмотрение, стараются уклоняться от письменных уведомлений (повесток). Секретарь обязан найти человека и пояснить ему правовые последствия подобных действий.
2. Учет и анализ исходящей и входящей документации: сортировка поступающих сообщений, заполнение журнала.
3. Выдача оригиналов и копий постановлений и решений обеим сторонам (третьим лицам при необходимости).
4. Составление статистической отчетности.
5. Выполнение других функций, которые связаны с формальной деятельностью судьи.

Дополнительные обязанности

Кроме официальных функций, которые определены должностной инструкцией, также на секретаря возлагается масса дополнительной рутинной работы. Количество дел, которые в настоящее время рассматриваются в российских судах, существенно превышает допустимые нормативы, поэтому на секретарей также возлагаются следующие обязанности:

• анализ исковых заявлений на предмет соблюдения в них законодательных норм (при выявлении нарушений секретарь оформляет отчет истцу об отказе в возбуждении дела либо оставляет заявление без движения);
• помощь в ведении протокола в ходе самого заседания (фиксация максимального количества информации при опросе свидетелей);
• помощь в оформлении готовых решений (судья делает только основные наброски, а секретарь дорабатывает документ согласно требованиям российского законодательства).

Определенный перечень тех обязанностей, которые выполняет такой сотрудник, зависит от особенностей организации работы в конкретном суде.

«Я веду протокол и рыдаю»

Наркоманов мне всегда было очень жалко. На самом деле, никто из тех, с кем я в суде говорила, не считает, что нужно сажать людей за такие вещи. Ладно еще если сбыт, но хранение… Наркоманы больные люди, и сидеть им в тюрьме не нужно. Было, конечно, мнение, что они посидят в тюрьме и не будут колоться какое-то время. Судья рассказывала, что она дала какому-то наркоману условный срок, он обкололся и умер. А в тюрьме он был бы жив.

Но вообще, естественно, очень жалко людей. Какое-то время меня не пробивало, а потом к нам привели на арест человека, которого мы арестовывали за мошенничество, и тут входит его сын пятилетний и начинает спрашивать, «почему папа за решеткой». Я веду протокол и рыдаю. Очень жалко было одного героинового наркомана, который весь такой пытается исправиться, пытается слезть, жена у него уже давно умерла от наркотиков, остался ребенок и глухая старая мамаша, а мы ему никак не могли дать меньше шести лет реального срока, потому что у него уже была условка. 

Вот я вспоминаю про него и начинаю реветь. Когда мы в дежурство продляли парню арест за МДМА, мне тоже хотелось плакать.

На мне вообще это всё не самым лучшим образом отразилось, потому что теперь, что бы я ни делала, в своей голове я уже перевожу это на сухой ментовской язык и вижу материалы своего будущего дела. Особенно отчетливо материалы своего будущего дела я видела в один из понедельников. На выходных я уезжала в другой город к друзьям, и друзья мне там подарили колесо экстази, до которого так руки и не дошли. А поезд обратно у меня был такой, чтобы я сразу с него поехала на работу в суд. И вот я сижу в суде с этим колесом, набиваю протокол по 228-й, а сама уже мысленно заменяю фамилию подсудимого на свою. Не самый, в общем, был приятный рабочий день.

Иные основания для отвода вышеназванных лиц

Отвод специалиста, эксперта или любого другого участника арбитражного судопроизводства может быть произведен по ряду обстоятельств. Часть из них относятся не только к ситуациям, обеспечивающим отвод эксперта и прочих незаинтересованных участников процесса.

Среди таких обстоятельств можно выделить следующие:

• если участник процесса в силу определенных обстоятельств должен нести материальную ответственность за ущерб, который был совершен ответчиком в силу совершения им каких-либо противоправных деяний.
• если лицу, принимающему участие в деле, был причинен моральный, физический или имущественный вред, о котором не было заявлено.
• если лицо является очевидцем правонарушения.
• если ранее лицо принимало участие в рассмотрении этого дела в качестве прокурора, представителя истца или ответчика.
• если лицо выступает в качестве ответчика истца, который умер.

Кто может стать

Основное требование — высшее образование (уровня «бакалавриат» или выше) по направлению «Юриспруденция» и знание действующего законодательства РФ. Должностные обязанности секретаря в суде подразумевают необходимость своевременного отслеживания изменений в нормативных актах.

Фото: freepik.com/education-free

Сотрудник должен знать:

• требования гражданской службы, о противодействии коррупции;
• основы судопроизводства и документооборота;
• правила работы с информацией, взаимодействия с другими ведомствами, грамотной переписки;
• нормы поведения в суде, этику гражданских служащих;
• основы архивного дела;
• алгоритм пользования компьютерными программами, электронной почтой, офисной техникой и т. д.

Помимо этого, секретарь должен быть ответственным, собранным, он рационально организовывает рабочее время, вежливо общается с гражданами, умеет действовать в стрессовых ситуациях.

Важное условие — скорость машинописи не менее 160 ударов в минуту. Опыт работы приветствуется, но не обязателен

Студенты заочной формы обучения легко трудоустраиваются на должность секретаря, где получают необходимые навыки

Опыт работы приветствуется, но не обязателен. Студенты заочной формы обучения легко трудоустраиваются на должность секретаря, где получают необходимые навыки.

Составление секретарем судебного совещания внутренних описей

Подшивать дополнительные документы и исковые материалы в дела, нумеровать страницы, составлять описи дел;

Делать другую работу по поручению главы судебного состава, судьи.

Верная постановка делопроизводства в суде, соблюдение порядка работы с процессуальными и иными документами, исполнение единых правил организации текущего передачи и хранения документов на хранение в архив, есть одним из условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, выполнения решений суда, ответов, постановлений и определений, четкого и своевременного обслуживания обращающихся в суд граждан, и представителей фирм, организаций и учреждений, обеспечения реализации права на ознакомление с материалами дела, предусмотренного ч. 1 ст.41 АПК РФ.

«Подшивать все эти дела — это просто ужас»

Я пришла в суд, вообще ничего не зная еще. Мне сказали: садись и работай. О ведении протокола я узнавала из протоколов предыдущих секретарей, причем те вещи, которые мне казались неважными, я просто оттуда вырезала — чего писать по пять раз все одно и то же? Уже по ходу дела судья подходила ко мне, говорила, вот это исправь, то перепиши и так далее. Но такого, чтобы кто-то сел и объяснил, что мне надо делать, просто не было.

Я пыталась протокол с помощью диктофона вести, но оказалось, что с ним все в два раза дольше. С одной стороны, можно во время заседания ничего не делать и заниматься своими делами, а с другой, потом приходится долго расшифровывать эту плохую запись, на которой слышно, как они двигают стулья и шуршат бумажками. Так что я отказалась от диктофонных записей и писала все сама — быстро записываю по полслова, а потом уже расшифровываю. Многие формулировки, которые в суде все время повторяют, можно писать просто условными обозначениями.

И все равно приходилось много и быстро писать со слуха. Был один подсудимый, который сначала три раза не приходил на заседания, потому что ему сломали челюсть, и он ее лечил, а потом все-таки пришел, но со своей челюстью очень плохо говорил – я так и не смогла разобрать, где он работает, и написала какую-то фирму от балды. Если я совсем не успевала записать, я просила их говорить помедленней.

На заседаниях обычно не говорят ничего важного, что надо записывать. Бывает, приходит адвокат и в течение двух часов несет то, что можно уложить в десять минут

А потом жалуется, что мы слишком долго рассматриваем его дело. Или приходят и зачем-то начинают свои ходатайства оглашать – зачем, я не понимаю? Они же распечатаны, судья может пойти и прочитать, это гораздо быстрее происходит. Я же их в протоколе не записываю. Я пишу: «Адвокат оглашает свое ходатайство». Точка. А оно уж потом приобщается к материалам дела.

После вынесения приговора я должна была сшивать все протоколы и материалы. Подшивать все эти дела — это просто ужас. Белыми нитками я шила дела, много дел: все протоколы, повестки, ходатайства, справки – все это надо подшить в дело перед тем, как сдавать в канцелярию. Если кто-то обжалует приговор, то дело идет в горсуд – и его надо очень быстро и красиво подшить по всем правилам. А если не обжалует, то, в принципе, на это дело уже никто никогда не посмотрит, его сложат в архив, оно полежит пять лет, и потом его сожгут. Дикий перевод бумаги.

2 июня Подумала, что десять дней без выходных это не так плохо, так как за выходные в суде без меня сожрали весь мой кекс. Обычно тут люмпены, но сегодня привели завидного жениха — рыжий, бородатый, весь в татуировках, полная сумка хмурого. Зовут Семён. … Оказалось, на государственной службе новая серия «Игры престолов» — это уважительная причина для того, чтобы уйти с работы.3 июня Опоздала на работу на 20 минут, съела все конфеты, пофоткалась в клетке, до сих пор никого, кроме меня, тут нет. … Читаю письмо из ФСБ про одного обвиняемого: «… проживает в посёлке Кирпичное, месторасположение которого в данный момент устанавливается».
И еще: «На момент составления данного протокола подозреваемый упал со стула и находится на полу».4 июня Кончились конфеты, невозможно работать в таких условиях. Подумываю съесть пирожок судьи, пока она пишет приговор. Она же съела мой кекс на выходных!

По идее, протокол должен вручаться в течение десяти дней после заседания, но по факту протоколы вручаются после окончания всего судебного процесса. Можно и раньше их истребовать, но судья не обязана их предоставлять, она может сказать, что протоколы не готовы – и всё. Они выдаются по мере изготовления. Но вообще я старалась все сразу отписывать.

В большинстве случаев на заседаниях у нас были свои адвокаты, ну, государственные, которые приходят к нам по пять раз в день и которых мы все знаем. И поэтому можно было опускать некоторые формальности… Я в протоколе пишу: «Судья опрашивает всех участников о возможности перехода к судебным прениям. Прокурор: “Я не возражаю”. Подсудимый: “Я не возражаю”» — и так далее. А на самом деле:

 — Ну чего, преемся?

— Преемся!

— Ну, поехали.  

Подведем итоги

Секретарем суда часто является человек, который мечтает о юридической карьере, но, в силу различных обстоятельств, не может сразу обучаться в престижной учебном заведении юридической направленности.

Попав на подобную должность после завершения учебы в правовом колледже, секретарь не только зарабатывает стаж работы, но и приобретает профессиональные навыки, которые в будущем помогут ему в карьере. Это усидчивость, рассудительность, аккуратность, пунктуальность. Так как в должностные обязанности секретаря входит общение с людьми, происходит совершенствование коммуникативных навыков, отрабатываются умения находить общий язык с разными ответчиками и истцами.

Такой сотрудник несет ответственность за документооборот, осуществляет масштабную канцелярскую работу, которая предполагает внимательность и аккуратность. Участие его в судебном процессе состоит в подготовке нормативной документации по делам, планируемым к рассмотрению, а также в последующем ведении (в рамках самого заседания) протокола. Он должен четко соблюдать должностной регламент, приказы (распоряжения) руководства суда, поддерживать требуемый уровень квалификации (повышать ее в рамках курсовой подготовки, мастер-классов, конференций, конкурсов).

Выполняя свои должностные обязанности, секретарь суда должен соблюдать законные интересы и права юридических и физических лиц. Он не имеет права разглашать сведения, которые ему стали известны в рамках профессиональной деятельности, а также распространять информацию, которая является коммерческой либо государственной тайной.

Также в его обязанности входит сохранность имущества суда, соблюдение правил пожарной безопасности, уважительное отношение ко всем участников судебного процесса (ответчику, истцу, свидетелям по рассматриваемому делу).

Подведем итоги

Секретарем суда часто является человек, который мечтает о юридической карьере, но, в силу различных обстоятельств, не может сразу обучаться в престижной учебном заведении юридической направленности.

Такой сотрудник несет ответственность за документооборот, осуществляет масштабную канцелярскую работу, которая предполагает внимательность и аккуратность. Участие его в судебном процессе состоит в подготовке нормативной документации по делам, планируемым к рассмотрению, а также в последующем ведении (в рамках самого заседания) протокола.

Выполняя свои должностные обязанности, секретарь суда должен соблюдать законные интересы и права юридических и физических лиц. Он не имеет права разглашать сведения, которые ему стали известны в рамках профессиональной деятельности, а также распространять информацию, которая является коммерческой либо государственной тайной.

https://www.youtube.com/watch?v=V79sFwab0PI

Также в его обязанности входит сохранность имущества суда, соблюдение правил пожарной безопасности, уважительное отношение ко всем участников судебного процесса (ответчику, истцу, свидетелям по рассматриваемому делу).