Статья 168.1. возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера

Разъездной характер работы в должностной инструкции

Д¾Ã»Ã¶Ã½Ã¾ÃÂÃÂýðàøýÃÂÃÂÃÂÃÂúÃÂøàÃÂðñþÃÂýøúð ò 2018 óþôàþÿÃÂõôõûÃÂõàóÃÂðýøÃÂàõóþ ÿþûýþüþÃÂøù ø ôõúûðÃÂøÃÂÃÂõàÿþûýÃÂù ÃÂÿøÃÂþú õóþ þñÃÂ÷ðÃÂõûÃÂÃÂÃÂò. âÃÂÃÂôþòþù ÃÂþôõúàÃÂõóÃÂûøÃÂÃÂõàÃÂðúøõ òþÿÃÂþÃÂàúðú òþ÷üõÃÂõýøõ ÃÂðÃÂÃÂþôþò ø þÿÃÂõôõûõýøõ ÃÂðÃÂðúÃÂõÃÂð ÃÂðñþÃÂàÿÃÂÃÂõü ÷ðúûÃÂÃÂõýøàÃÂÃÂÃÂôþòþóþ ôþóþòþÃÂð. ÃÂôýðúþ òÃÂàÃÂÃÂÃÂàþÃÂþÃÂüûõýøàÃÂð÷ÃÂõ÷ôýþù ôõÃÂÃÂõûÃÂýþÃÂÃÂø ò ÃÂûÃÂöõñýÃÂàÃÂõûÃÂà÷ðúþýþôðÃÂõûÃÂÃÂÃÂòþ ýõ ÃÂðÃÂúÃÂÃÂòðõÃÂ. ÃÂôõÃÂàÿÃÂõôþÃÂÃÂðòûÃÂõÃÂÃÂàÃÂòþñþôð òÃÂñþÃÂð ôûàÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûÃÂ. ÃÂóþ þÃÂòõÃÂÃÂÃÂòõýýþÃÂÃÂàþóÃÂðýøÃÂøòðõÃÂÃÂàÿþûþöõýøÃÂüø âààä ø ôþÿþûýøÃÂõûÃÂýÃÂüø ýþÃÂüðÃÂøòýÃÂüø ðúÃÂðüø. ÃÂðÿÃÂøüõÃÂ, àÿÃÂø ÃÂþÃÂÃÂðòûõýøø ôþûöýþÃÂÃÂýþù øýÃÂÃÂÃÂÃÂúÃÂøø þý ôþûöõý ÃÂÃÂúþòþôÃÂÃÂòþòðÃÂÃÂÃÂàäàâÂÂ90 þà2006-óþôð.

ÃÂð÷þòÃÂõ ÿþûþöõýøàþ ôþûöýþÃÂÃÂýÃÂàøýÃÂÃÂÃÂÃÂúÃÂøÃÂàóûðÃÂÃÂÃÂ, ÃÂÃÂþ ÃÂðñþÃÂþôðÃÂõûàþñÃÂ÷ðý þñõÃÂÿõÃÂøÃÂàÃÂðñþÃÂýøúð òÃÂõüø ýõþñÃÂþôøüÃÂüø ÃÂðñþÃÂøüø øýÃÂÃÂÃÂÃÂüõýÃÂðüø ø üðÃÂõÃÂøðûðüø. àðñþÃÂýøú ò ÃÂòþàþÃÂõÃÂõôÃÂ, ýõÃÂõàþÃÂòõÃÂÃÂÃÂòõýýþÃÂÃÂà÷ð ÃÂþÃÂÃÂðýýþÃÂÃÂàÃÂðñþÃÂõóþ øýòõýÃÂðÃÂÃÂ. àÃÂûÃÂÃÂðõ ÿþûþüúø øûø ÃÂÃÂõÃÂø, ÃÂûõôÃÂõàýõüõôûõýýþ ÃÂþþñÃÂøÃÂàþñ ÃÂÃÂþü ýõÿþÃÂÃÂõôÃÂÃÂòõýýþüàÃÂÃÂúþòþôøÃÂõûÃÂ.

Работы, которые характеризуются как разъездные

Существует определенный перечень должностей, которые могут характеризоваться в качестве разъездных. К ним относятся:

• водители, чья работа подразумевает отсутствие постоянного неподвижного места выполнения трудовых функций;
• работники строительных и инженерных специальностей, которые затрачивают определенное количество времени на то, чтобы добраться от постоянного рабочего места к строительному объекту, который выступает непосредственным местом работы.

Необходимо учитывать и тот фактор, что существует определенный тип работ, которые связаны с подвижным характером работы. Такие типы работ связаны с:

• выполнением функциональной нагрузки в пути (характерно для стартов, проводников и иных связанных с передвижением специальностей;
• периодической передислокацией компании, что свойственно для сотрудников, выполняющих работу в нескольких строительных предприятиях.

На предприятии может возникать потребность в направлении сотрудников в иные города. Как правило, такие поездки имеют разовый характер. В этом случае осуществляется оформление командировок.

На уровне определенных компаний может быть утвержден разъездной характер труда и для иных должностей, а также отдельных работников, которым, на первый взгляд, присуще исполнение собственных функций на постоянном рабочем месте. Практика показывает, что к разряду таковых относят работу курьера-менеджера, занятого в реализации продукции в процессе разъезда, труд страхового агента, установщика оборудования и прочих сотрудников.

Журнал учета местных поездок

Риски от безвозмездно полученного имущества при усн (а также работ, услуг, прав) Дата	Время (убытия/прибытия)	Ф.И.О. работника/должность	Цель поездки	Виза руководителя
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>
01.09.2015	09.00 — 18.00	Киреев Семен Васильевич/главный менеджер	Встреча с потенциальными покупателями/г. Коломна	Киреев 31.08.2015
01.09.2015	17.00 — 18.00	Широкова Антонина Михайловна/менеджер	Встреча с Мишуковой Н.С. (ЗАО «Олимп») по поводу поставки электроники/г. Москва	Широкова 01.09.2015
02.09.2015	09.00 — 13.00	Лопухин Илья Данилович/менеджер	Встреча клиентов из Китая в аэропорту Домодедово	Лопухин 01.09.2015
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>

В некоторых случаях может быть полезно сделать журнал электронным и доступным в Интернете, чтобы сотрудник мог зайти с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера) и отметиться.

Важный момент, который часто упускают работодатели, заводя подобный журнал, — они не ознакамливают работников с правилами его заполнения. В этом случае он теряет свою цель, поскольку ни работодатель, ни работник не смогут на него сослаться в случае конфликта. Во избежание подобных ситуаций рекомендуем издать приказ (распоряжение) о порядке ведения журнала регистрации/учета поездок сотрудников. В нем следует прописать не только обязанность сотрудников отмечать дату, время и цель поездки, но и обязанность непосредственных руководителей (или иного лица, например генерального директора организации) визировать поездки подчиненных.

На практике ежедневное визирование применяется не всегда, особенно когда в компании трудится много работников. Иногда свою подпись начальник ставит в конце недели/месяца. Но имейте в виду, во втором случае привлечь работника к ответственности за несанкционированный отъезд будет проблематично, ведь визирование было постфактум. Однако такие периодические проверки сами по себе дисциплинируют работников, поскольку они знают, что их непосредственный начальник может в любой момент проверить, отсутствовали они на рабочем месте по служебным причинам или по иным.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2018 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1, установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

• Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
• Аренда жилья или проживание в гостинице;
• Суточные выплаты;
• Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
• Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2018 году выделяются два способа возмещения:

• в виде надбавки к основному окладу;
• на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Отличие от командировок

Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности

Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов

Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов

Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.

Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.

Учет

href=»http://rabotnik-info.ru/rabochee-vremya/» target=»_blank» rel=»noopener noreferrer»>Учет рабочего времени подчиняется статье 91 ТК РФ, которая гласит, что количество рабочих часов в неделю не может превышать 40. В связи с этим, работодатель вправе установить 5-дневный рабочий день с 2 выходными, 6-дневную рабочую неделю с 1 выходным или скользящий график работы.

Для тех работников, чья специфика работы выходит за стандарты, норма рабочего времени устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется внутренними нормативами, так как для данной категории уточнений в законодательстве нет. Здесь необходимо учитывать, что время поездки до места работы также может занять определенное время

Также важно, обязан ли работник перед началом работы приходить в офис или нет

На практике работодатели применяют служебную записку под подпись работника, где будет указываться подробности организации разъездного рабочего процесса. Следуя этому документу, устанавливается отработанное количество часов.

Как определить характер работы

Характер работы в зависимости от перемещения сотрудников в силу их обязанностей разделяется на следующие виды:

1. Работа, связанная с командировками – рабочее место определено конкретной территорией, но по заданию руководства сотрудник может направляться в командировки в другие города и регионы. Затраты на проезд к месту командировки и проживание возмещаются работодателем. Этот вид не требует внесения информации о компенсациях в трудовой договор.

Для выполнения разовых поручений в черте города командировочные документы не оформляются.

2. Разъездной характер работы – работа, связанная с постоянными поездками по служебным делам. Пример такой занятости – курьеры, экспедиторы, торговые представители и др. Так как поездки входят в трудовую функцию, они не могут считаться командировкой.

3. Подвижная работа и работа в пути. Так работают машинисты поездов, водители дальних рейсов, стюардессы, проводники и т.д.

Если работа не имеет особенностей в отношении передвижений, никаких особых условий можно не оговаривать. При этом направить такого работника в командировку работодатель имеет право.

Возмещение расходов

Возмещение затрат сотруднику на основании представленных им документов предполагает, что работник по возвращении из поездки обязан предоставить:

• Железнодорожные или авиабилеты, автобусные проездные документы, квитанции или чеки (при использовании служебного автотранспорта).
• Документы или кассовые чеки из гостиниц, исполненные на бланках установленной формы.

Данный способ учета расходов при разъездной работе наиболее часто используется при длительных служебных поездках.

Наниматель имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, представляемых работником для отчетности, и порядок согласования таких поездок с руководством.

В том случае, когда сотрудник компании исполняет служебные обязанности в разъездном режиме в пределах одной местности, чаще всего в компаниях принимается решение об установлении надбавок. Это обусловлено непродолжительным характером поездок, незначительной величиной расходов на транспорт и возможностью относительно точно прогнозировать такие расходы.

Величина предоставляемой надбавки законодательством не оговаривается, поэтому наниматели могут ее устанавливать по своему усмотрению, в соответствии с условиями экономической целесообразности. На практике применяется подход, при котором работникам возмещаются не только обязательно установленные законом расходы, но и прочие, которые он имел за период нахождения в служебной командировке.

Компенсацию допускается осуществлять и комбинированным способом, при котором используется как компенсация по документам, так и выплата надбавки.

«Разъездной» работник и командировки

Если человек работает, постоянно разъезжая вне своего предприятия, то его работа считается разъездной. Однако точного определения этого факта нет в законодательстве. Однако существуют другие виды служебных поездок — командировки.

В последнем случае работа за пределами организации ограничена во времени, а не носит постоянного характера. При этом для каждого такого случая необходимо отдельное распоряжение администрации, где должно быть указан пункт назначения и цель поездки.

Другой важной особенностью является обязательность оформления командировочного удостоверения. При этом в пункте прибытия должны быть поставлены отметки о прибытии и убытии

Правила заключения трудового договора

При найме на работу человека, который будет специализироваться на разъездной работе, непременно выполняются следующие действия:

• первоначально в компании включаются сведения о такой работе во внутренние нормативные акты, поэтому указывается, какие обязанности появляются у работников, как возмещаются их расходы, а также на какую надбавку они могут рассчитывать;
• отражаются сведения о разъездной работе непосредственно в трудовом соглашении, подписываемом с нанимаемым работником, но если переводится на такой труд человек, который уже работал в компании, то к его договору составляется допсоглашение;
• издается руководителем приказ, причем он требуется как при первичном найме работника, так и при переводе имеющегося сотрудника.

Как уволить работника при переводе? Читайте здесь.

Для действующего специалиста дополнительно изменяются положения должностных инструкций. Образец трудового договора при разъездной работе можно скачать ниже.

Скачать образец договора.

Законодательное регулирование

Правила осуществления разъездной работы приводятся в разных нормативных актах.

К ним относится:

• на основании ТК работодатель обязан при составлении трудового договора указывать характер работы наемного специалиста, который может быть просто подвижным или разъездным;
• все служебные поездки, в которые отправляются специалисты, трудящиеся с помощью регулярных разъездов, не считаются командировками;
• содержит информацию обо всех работниках, которые могут требовать денежное возмещение при наличии служебных поездок.

Особенности разъездной работы. Фото profiz.ru
В ТК четко указывается, что в компаниях, где работники сталкиваются с регулярными разъездами, должен утверждаться график работы и другие особенности труда в коллективном договоре и должностных инструкциях.

Плюсы и минусы

Разъездная работа имеет как преимущества, так и минусы для каждого участника трудовых отношений.

К плюсам такого труда относится:

• руководитель предприятия самостоятельно определяет, каковы будут особенности и нюансы труда наемного специалиста;
• работникам не формируется отдельное стационарное место в офисе, что позволяет работодателю значительно сэкономить на покупке разного оборудования;
• не требуется для каждой поездки оформлять отдельный приказ;
• обычно руководитель фирмы предусматривает возможность применения упрощенной схемы составления отчетности по каждой поездки;
• работник может рассчитывать не только на стандартную зарплату, но и на доплату за специфические условия труда.

Минусы работы:

• многие сотрудники сталкиваются с тем, что их работодатель нарушает требования ТК, поэтому не оформляет необычные условия труда официальным образом;
• директору предприятия придется компенсировать разные расходы, появляющиеся у работника;
• специалисты вынуждены сталкиваться с регулярными поломками своих автомобилей, а также редко директором предлагается начисление амортизации.

Какие разъяснения дает Минфин по разъездной работе? Смотрите видео:

Если предлагается разъездная работа для специалиста, который уже работает в офисе, то выполнить перевод можно только при наличии его письменного согласия.

Для этого работник должен ознакомиться с тем, как будут компенсироваться его расходы, какие изменения будут внесены в должностные инструкции, а также как изменится его работа.

Подвижная

Сотрудник, на постоянной основе меняющий место деятельности и место проживания относится к подвижному образу рабочей функции. Они практически не бывают дома, так как их место труда довольно часто меняется, и они находятся в постоянном движении. К примеру, сотрудник строительной компании при сдаче объекта в одном населенном пункте переезжает в другой для последующей там службы.

К таким работникам можно отнести:

• ремонтников междугородних дорог;
• лесозаготовщиков;
• строителей;
• археологов.

Компенсационные оплаты

Как и в предыдущем пункте, представителям подвижного направления предоставляются компенсации в виде:

• надбавки к окладу за подвижный образ рабочей деятельности;
• выплат за проезд по подтверждающей документации;
• суточных.

В пути

Это направление подразумевает прохождение служебных обязанностей в пути во время движения каких-либо транспортных средств. Рабочая функция к движению никоим образом не относится.

Работодатель нарушает трудовой договор: что делать работнику, как подать в суд

Такое направление свойственно следующем сотрудникам:

• стюардессам;
• пилотам;
• проводникам;
• капитанам водных транспортов;
• дальнобойщикам.

Работники, проходящие свою служебную функцию в пути также, как и в подвижном виде службы изредка бывают дома.

Надбавки и выплаты

В ТК не упоминаются оплаты, но опираясь на статью 135 ТК работодатель вправе самостоятельно устанавливать определенные надбавки компенсационных оплат. Компенсации, определяющие особый вид труда, могут быть указаны в коллективных документациях.

Сотрудникам такого вида направления положены:

• компенсации за проезд;
• за аренду квартиры;
• посуточные;
• компенсация по другим расходам, заранее обговоренными с руководством.

Такие виды для офисных работников никак не подходят. Для офисного работника подойдет служба, связанная с постоянным нахождением в помещении:

• секретарь;
• бухгалтер;
• кадровый работник;
• системный администратор и многие другие должности.

Возмещение затрат по документам

Выплата надбавки в рассматриваемых случаях не является обязательной. Однако ТК РФ предусматривает необходимость компенсации дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей при разъездной работе.

Статья 168.1 определяет, что при рассматриваемом характере работы необходимо компенсировать следующие виды расходов:

• Оплата проезда.
• Расходы, связанные с наймом жилья.
• Траты, связанные с проживанием вне дома.

Могут быть включены дополнительные виды компенсаций в тех случаях, если администрация предприятия с этим согласна.

Нужно отметить, что обязательность упомянутых видов компенсации наступает в том случае, если данная профессия или должность были включены в список разъездных и в трудовом соглашении сотрудника есть информация о том, что его нанимают на такую работу.

РАЗЪЕЗДНАЯ РАБОТА, В ПУТИ — И ДРУГИЕ ВИДЫ — КАКОЙ БЫВАЕТ ХАРАКТЕР РАБОТЫ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ

1. Работа имеет разъездной характер.
2. Служебные поездки выполняются в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.
3. Если поездка осуществляется за пределами Санкт-Петербурга и Ленинградской области, она будет считаться командировкой.
4. Возмещение затрат осуществляется при предъявлении разъездного листа, заявления и подтверждающих расходы документов.

Еще одним отличием является тот факт, что рабочее место почти всегда находится за пределами населенных пунктов. Разъездная работа обычно выполняется в городах, сёлах. К полевым условиям также относят строительство дорог, электросетей, газо- и трубопроводов.

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы.

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.

При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Эти компенсации за разъездную работу освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т. п. 

Вопрос

В какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?

Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.

Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.

При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.

* * *

Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.

В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, – то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т. д.

Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры. 

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за разъездную работу за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Компенсации за использование личного транспорта

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия.

В соответствии с НК РФ компенсацию за использование личного транспорта можно относить в состав прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (см. табл.).

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив, руб/мес.
до 2000 куб. см включительно	1200
свыше 2000 куб. см	1500

Минфин России разъяснил: в размерах компенсаций, установленных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, включая износ, стоимость ГСМ и ремонта. Поэтому, если работники получают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работодатель не может учесть расходы на ГСМ «повторно» — помимо сумм компенсаций, выплачиваемых за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239). Аналогичную позицию занимают и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), подчеркивая, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Компенсации не подлежат обложению НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон (трудовым договором), но только если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности (ст. 188 ТК РФ) и имеются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Пенсионный фонд РФ разъяснил, что компенсация за использование личного имущества не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письмо от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения были даны Минздравсоцразвития России (Письмо от 12.03.2010 N 550-19) и ФСС РФ (Письмо от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Кроме того, Минздравсоцразвития России в Письме от 06.08.2010 N 2538-19 обратило внимание на то, что размер возмещения расходов должен не только соответствовать экономически обоснованным затратам. Организации обязаны располагать копиями документов, подтверждающих право собственности работника на используемое в интересах работодателя имущество, а также документами, подтверждающими расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях

Возмещение расходов и надбавки

Для принятия решения о том, какой способ стоит использовать, работодателю необходимо учесть дополнительный документооборот, который приводит к увеличению расходов.

Варианты компенсации расходов:

1. Возврат по документам. Данный вариант предполагает возмещение работникам расходов, которые были понесены ими фактически. Чаще всего такой вариант взаимодействия актуален в случае продолжительных поездок по службе.
2. Установление соответствующей надбавки. Данный вариант используется тогда, когда сотрудник отправляется в командировки в пределах одной местности и сталкивается с расходами, которые можно предусмотреть и спрогнозировать. В законодательстве данный документ не имеет четко установленных размеров, поэтому рассмотрение его происходит в рамках ЛНА.
3. Комбинированный способ возврата расходной части. Как считают многие эксперты, наиболее верным способом возврата затрат является комбинированный вариант. То есть подразумевается компенсация части затрат на базе подтверждающих документов, а остальная доля возмещается посредством надбавки для суточных расходов. Как показывает практика, именно данный вариант возмещения имеет полное соответствие положениям статьи 168.

Каждый работодатель самостоятельно выбирает порядок, в рамках которого будет происходить возмещение всех расходов.

Различие командировки, вахты и разъездной работы

На первый взгляд эти виды трудовых обязанностей похожи, однако между ними есть важные различия.

Если режим труда разъездной, то сотрудник живет дома, но выполняет свои трудовые обязанности в условиях постоянных поездок или работает на отдельно находящихся объектах, находящихся недалеко от дома. У него не возникает необходимости изменить на время место проживания в связи с выполнением своих трудовых обязанностей.

Вахтовый метод предполагает, что сотрудник на некоторое время (оно может составлять несколько недель или месяцев), приезжает на объект, который находится далеко от дома. Причем ежедневные поездки туда из дома или возвращение обратно невозможны или не выгодны с экономической точки зрения.

Как правило, речь идет о работе в удаленных, необжитых местах. Во время вахты засчитывается не только непосредственная трудовая деятельность, но и время, потраченное на поездку туда и обратно. Обычно по такой схеме организована деятельность у строителей или нефтяников.

В статье 166 Трудового Кодекса РФ указано, что разъездная работа не является командировкой. Поэтому необходимо на практике их различать между собой. В рассмотренной статье не указаны признаки, по которым надо проводить различия. Для этого используют постановление Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года, которое рассматривает вопрос о командировках сотрудников.

На основе этих документов можно выделить следующие признаки такого вида деятельности:

1. Направление в командировку осуществляется на основе распоряжения руководства. Об этом сказано в п.3 рассматриваемого документа. При разъездной работе поездки входят в круг непосредственных обязанностей и не предполагают особых распоряжений в каждом конкретном случае.
2. При разъездной работе у сотрудника существует обычный рабочий день. В то же время, при направлении в командировку, время пребывания в ней должно быть подтверждено билетами и документами о проживании. Об этом говорится в п.7 постановления.
3. В статье 166 указано, что если сотрудника направляют в командировку, то в это время он находится вне места основной работы.

Указанные виды трудовой деятельности имеют между собой существенные различия

Разграничение понятий командировки, разъездной работы и вахты важно в связи с тем, что у при этом имеет место различный порядок оплаты труда

Основные вопросы по трактовке положений статьи 168.1 ТК

Что означает понятие полевого довольствия, о котором упомянуто в этой статье?

Под ним понимаются денежные выплаты сотрудникам, основная рабочая деятельность которых протекает в поле или экспедиции. Их примерами являются геологи, картографы, археологи и т.д. Объём этого довольствия обычно рассчитывается на базе суточных выплат. Важные для нанимателя налоговые нюансы по этим платежам разобраны Минфином в письме №03-04-06/52242 от 25.07.18.

Также нужно подчеркнуть, что полевое довольствие не заменяет суточные, а дополняет их.

Что означает разъездной характер трудовой деятельности сотрудника?

В актуальном законодательстве не содержится полноценного определения этого термина. На практике к ней относится та трудовая деятельность, которую сотрудник на постоянной основе выполняет вне места территориальной дислокации своего нанимателя. Её отличием, к примеру, от командировок выступает именно её постоянный, а не временный характер.

Учитывая требования ст. 57 ТК, данный характер работы заранее прописывается в трудовом договоре.

Особо нужно отметить, что подобная деятельность не считается командировкой, что и подчёркнуто в ст. 166 ТК. Даже выдача подобному сотруднику командировочного удостоверения не означает, что его поездки относятся к командировкам.

Перечень сотрудников, относящихся к рассматриваемой категории, обычно закрепляется в приложении к одной из разновидностей документов, упомянутых в ст. 168.1 ТК. Это необходимо, т.к. этот перечень может изменяться чаще, чем основной документ.

Что подразумевается в данной статье под другими затратами?

Пока их полноценное определение в законодательстве отсутствует. На практике их список документируется на базе соответствующих пунктов локального нормативного акта, созданного на основе соглашения нанимателя с представителями трудового коллектива. Их примерами являются расходы на наём такси, проживание в отеле, проездные билеты, предоставление сотрудникам питания, чистой питьевой воды и т.д. Необходимо отметить, что ключевой предпосылкой их учёта нанимателем с налоговой точки зрения является экономическая целесообразность этой категории затрат (ст. 252 НК).

Выходные и дополнительный отпуск

Статья 113 ТК РФ разрешает работодателям привлекать своих работников в производственный процесс в выходные и праздничные дни с соблюдением определенных условий. Работники с разъездным характером деятельности в этом не исключение. Условия заключаются в следующем:

• письменное согласие рабочих на работу в выходной и праздничный день. Есть случаи, когда письменное согласие не требуется, а работник обязан выходить на работу: угроза производственной аварии или последствия таковой, необходимость обеспечить сохранность имущества работодателя, государства или муниципального характера, выполнение работ, связанных с введением военного или чрезвычайного положения в стране;
• об оплате выполненных работ в эти дни следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ. В ней декларируется, что труд в эти дни должен оплачиваться в двойном размере. Точный размер оплаты должен быть определен во внутренних документах или в трудовом договоре;
• по желанию сотрудника, упущенный выходной или праздничный день может быть компенсирован предоставлением другого рабочего дня в последующем. В таком случае двойная оплата отменяется. Зарплата начисляется в обычном порядке.

Порядок работы в выходные и праздничные дни между локальными и разъездными сотрудниками ничем не отличаются. Кроме того, для разъездных работников не теряет актуальность выплаты компенсаций в порядке, указанном в статье 168 ТК.