Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану

То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели

И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Книги по теме

Изучение методов планирования и управления рабочим временем по книгам – доступный метод. Для самостоятельной работы будут полезны следующие материалы:

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Одна из самых популярных книг по личной эффективности. Она переведена на 30 языков. Книга разделена на три части. Сначала автор объясняет, почему времени вечно не хватает, и какие привычки можно назвать хронофагами. Во второй –приведены рекомендации по планированию, в третьей – читателей учат составлять списки задач.
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». В книге дан ответ на основной вопрос – как все успевать. Автор показывает читателям на реальных примерах, как расставлять приоритеты при составлении списка задач.
Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль»

Автор показывает читателям, насколько важно освободить свои дни от «пожирателей времени». Он предлагает методики для сокращения их количества

И хотя не все подойдут для обывателя, интересных рекомендаций будет немало.
Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности». Самый сложный для человека момент – это выход из уютной зоны комфорта. Но автор убедит вас, что сделать это необходимо, чтобы эффективно управлять своей жизнью.
Бриджид Шульте «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота». Эта книга написана специально для женщин, хотя многие советы автора будут полезны и мужчинам.

Понятие и значение планирования на предприятии

Планирование – одна из основных функций управления предприятием, посредством которой определяется и обеспечивается целенаправленное и объективное развитие объекта управления. Планирование на предприятии включает постановку целей и задач по функциональным направлениям деятельности, а также определение путей и способов их достижения.

Как вид управленческой деятельности, планирование определяет выбор возможных альтернатив и перспективы развития предприятия в обозримом будущем. Вместе с тем, реализация запланированных мер осуществляется на основе принятых решений.

Понятие планирования на предприятии

Результатом планирования выступает план конкретного проекта или деятельности, формализованный в виде документа, в котором определены целевые показатели, которые требуется достичь, и способы их достижения.

Интеграция управленческих процессов предопределяет значимость планирования для предприятий, особенно отчетливо проявляющуюся вследствие возрастания сложности внешней хозяйственной среды, что требует от организаций высокой гибкости в управлении, умения постоянно просчитывать множество вариантов управленческих решений в комплексе, с учетом всех факторов.

Разработка управленческих решений на основе планирования

На предприятиях планирование, как вид управленческой деятельности, представлено следующими направлениями:

• общий анализ и планирование текущей деятельности предприятия,
• планирование обеспечения текущей и перспективной деятельности предприятия всеми видами необходимых ресурсов,
• планирование распределения ресурсов,
• оценка использования ресурсов.

Основные задачи планирования на предприятии:

• обеспечение необходимыми ресурсами производственной, коммерческой и финансовой деятельности;
• выявление резервов и мобилизация ресурсов в целях эффективного использования разнообразных доходов предприятия.

Планирование на предприятиях предполагает разработку нескольких видов планов:

• концепции долгосрочного развития;
• стратегических перспективных планов (на 5 и более лет);
• бизнес-планов (объединение стратегического и текущего планирования);
• годового планирования;
• оперативного планирования (на срок до одного месяца)

На предприятиях должна проводиться достаточная работа по планированию не от случая к случаю, а постоянно. Создание четкой системы планов на предприятии представляется особенно актуальным.

Планирование на предприятиях всегда играло существенную роль в экономике любой страны. В настоящее время, роль планирования на предприятиях особенно отчетливо проявилась вследствие возрастания сложности внешней хозяйственной среды, интенсификации конкуренции, что требует от компаний высокой гибкости в управлении, умения постоянно просчитывать множество вариантов управленческих решений в комплексе, с учетом всех факторов.

Ключевым аспектом планирования как вида управленческой деятельности по определению перспектив развития организации выступает разделение планирования на долгосрочное и краткосрочное. Так, например, приобретение оборудования, совершенствование коммерческой политики, определение рынка сбыта относятся к долговременному планированию. Текущее обеспечение предприятия ресурсами, оптимизация расходов и доходов являются предметов краткосрочного планирования.

Основные методики планирования

Метод «ABC» основан на том, что в первую очередь в работу берутся самые важные задачи, которые составляют в среднем 15% дел, но приносят 60% результата (задачи категории «A»). В категорию «C» входят задачи низкого приоритета, имеющие в совокупности 65% объема дел, но дающие результат 15%.

К технике эффективного тайм менеджмента относится Правило Парето (80/20 или 20/80), означающее, что 80% деятельности принесет 20% результата. Но спланированная деятельность, составляющая 20% от общего времени, принесет 80% результата.

Техники тайм менеджмента легко осваиваются управленцами, которые знакомы с «делегированием полномочий». Можно все задачи делать самостоятельно, экономя деньги, но растягивая время, а вместе с тем, растрачивая собственные силы и энергию.

В конечном итоге вся деятельность сведется к тому, что придет понимание — цель уже не достижима.

Здесь следует снова вспомнить инструмент SMART. Запись действий с подсчетом времени — хронометраж — как нельзя лучше покажет, на что ушло время с пользой, а на что необдуманно. Эти данные помогут спрогнозировать график на будущее.

Списки задач — четкая установка на будущий день, приближающая к результату.

Если задачи слишком объемные и недостижимые за короткий период времени, они делятся на комплекс более мелких (декомпозиция).

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.

• У вас всегда имеется четкий список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
• Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.

Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.

Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм-менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

2 Строй список дел вокруг своих целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

Преимущества эффективного планирования

Установка последовательности действий не только придаст мотивацию к завершению главного дела, но и позволит сэкономить финансовые затраты, а также выявить причины, которые тормозят весь процесс.

Тот, кто владеет инструментами тайм менеджмента быстрее достигает успеха в любой сфере, обладает высоким потенциалом к управлению, лучше понимает, как работает любой бизнес, имеет возможность чаще отдыхать и проводить время в удовольствие.

Проблема в управлении временем актуальна в трех сферах жизни человека: личное саморазвитие, профессиональный рост, социальные взаимоотношения.

• Персональный (личный) — тайм менеджмент, регулирующий домашние дела, личностное развитие, организацию дня с пользой для улучшения собственной оценки, самочувствия и комфортных условий.
• Социальный — регулирует межличностные отношения или помогает в планировании временем нескольких людей.
• Профессиональный — тайм менеджмент, эффективный в организации рабочих процессов, регулирующий распределение должностных обязанностей внутри коллектива.

С правильной организацией рабочего времени сотрудники не ощущают бесполезность совершаемых действий и не чувствуют дефицита времени на выполнение должностных обязанностей. Правильная установка сроков на выполнение задач помогает сотрудникам, а не подавляет их продуктивность.

Для этого руководителям необходимо придерживаться следующих принципов в тайм менеджменте: Еженедельное и ежедневное планирование предоставляет действия на ближайшее будущее, что помогает выполнять работу продуктивно и оперативно.

Чтобы придерживаться установленного плана, действия нужно записывать с определением времени и с соблюдением статусов приоритетности. Большие задачи всегда дробятся на мелкие. За крупные проекты нужно браться последовательно.

Тайм менеджмент важен для руководителей в ведении любых проектов и построении рабочих процессов, где должны участвовать все сотрудники компании, как звенья единой цепочки.

Свободное время успешного человека тоже нуждается в планировании.

Научившись личному тайм менеджменту, можно освободить больше времени для развлечений, а не быта, научиться находить дополнительные возможности для эмоциональных наслаждений и оградиться от рабочих дел, не создавая стрессовый фон.

• не брать работу на дом;
• перестать проверять электронную почту в свободное время, не заходить в рабочие чаты, программы и не пытаться в свободное время выполнять задачи;
• для спорта, кино, встречи с друзьями, поездкой на дачу использовать не только выходные, но и будние дни после работы;
• организовать быт максимально комфортно: избавиться от захламления, лишней посуды, одежды, убирать грязную посуду после ужина, застилать постель после сна.

Экономия времени начинается с четкого определения цели и задач.

Перед началом какого-либо действия должен задаваться вопрос «это поможет приблизиться к цели?»

Если ответ отрицательный, то отказ от выполнения действия не повлияет на результат, но сэкономит время и позволит приступить к другим задачам.

В постановке цели важна визуализация: точное представление, какой результат получится, через какое время, с какими финансовыми затратами и сколько понадобится заинтересованных людей для участия в этом проекте.

• Specific — конкретной;
• Measurable — измеримой;
• Attainable — достижимой;
• Relevant — актуальной;
• Time-bound — ограниченной во времени.

Способ «ABC» или «АБВ» предлагает расставлять задачи в порядке важности, где «А» — наивысший приоритет, «В» — наименьший. Заранее составленный план в письменном или цифровом виде позволит увидеть сроки, которые понадобятся для достижения цели

Заранее составленный план в письменном или цифровом виде позволит увидеть сроки, которые понадобятся для достижения цели.

«Диаграмма Ганта» — инструмент, который иллюстрирует план работ в виде столбчатых диаграмм.

Если распределить задачи в таблице по левую сторону в столбце, а сроки вверху слева-направо, то можно убедиться в том, что изучение тайм менеджмента необходимо для руководителей любых проектов, даже если речь касается личных целей (строительство дома, например).

Применение разных методик в тайм менеджменте помогает взглянуть на ситуацию с разных сторон, но в конечном итоге позволит организовать все важные процессы и начать действовать не во вред своему драгоценному времени.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

• Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
• После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
• Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Как найти время для отдыха?

В ежедневные планы обязательно необходимо включать время для качественного отдыха.

• Планировать свое свободное время нужно заранее, чтобы провести его с максимальной пользой и качественно отдохнуть.
• Старайтесь отдыхать активно. Займитесь спортом, бегом, катайтесь на велосипеде или просто погуляйте в парке на свежем воздухе. Можно слушать музыку, читать, ходить в театр или кино. Проводите даже свободное время с пользой.
• Во время отдыха отложите все дела и мысли о проблемах и задачах. Старайтесь не думать о работе. Посвятите это время себе или родным, выполнению любимых занятий.

При таком подходе к планированию отдыха вы сможете легко вписать его в свой еженедельный список дел. И родные не будут ощущать вашу постоянную занятость. А ваш организм будет готов к новым свершениям.

Планируйте свой день накануне вечером

Ежедневное составление плана на следующий день в конце рабочего дня – это проверенная техника эффективного планирования своего времени. Не откладывайте ее выполнение на следующий день, так как утром это займет значительно больше вашего времени нежели вечером. Подводя итог пройденного трудового дня, Вы точно знаете, что получилось сделать, а что не успели, как лучше выполнить ту или иную задачу, с кем еще можно встретится или созвониться для достижения положительного результата. Поэтому ежевечернее планирование наиболее эффективно. К тому же придя утром на работу, Вы уже точно знаете, с чего начать не теряя лишнего времени на обдумывание перспективных задач.

Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского и Брайана Трейси.

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси — ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Напоследок рекомендую вам посмотреть видео Глеба Архангельского:

Как распределять время правильно, чтобы все успевать

Большинство из нас беспокоит вопрос «Как распределять время так, чтобы оно помогало выполнять запланированные дела и приносило существенные результаты?».

Очень часто возникает проблема нехватки времени. Вы постоянно задаетесь вопросом: куда оно уходит и почему его всегда не хватает?  Ответ простой – вы неправильно расставляете приоритеты на что тратите свое время в течение дня

Очень часто вы нагружаете себя пустыми задачами, которые не приносят пользы, а только отнимают силы и энергию. Поэтому очень важно ценить время и учиться распределять его правильно на важные дела

Существует много техник и методов, как научиться рационально планировать свое время, чтобы все успевать. Очень популярной сегодня является наука тайм-менеджмента.

Как правильно распределить время — некоторые выводы

• Нужно делать меньше переключений между делами. Читал, есть правило 45+15. Когда 45 минут работаешь над одним делом, и 15 минут отдыхаешь или делаешь мелкие дела. Причем во время этих 45 минут, нужно записывать в блокнот те мелкие дела, что возникают в процессе, чтобы не забивать ими голову и не переключатся. Суммарно у меня вышло около 6:30 в этот день на работу, а сделано было очень мало из-за переключений.
• Для меня лично очевидно, что мне нужен человек, который будет заниматься уборкой по дому и готовкой, пусть даже раза 2-3 в неделю. Потому что в этот день ушло около 2 часов на такие дела. Как минимум, это освободит меня, а я в свою очередь смогу чаще брать на себя Егора. Тут вот как раз понятно, что домашнюю работу стоит делегировать. Как вариант, поставить хотя бы посудомоечную машину.
• Выделить отдельное время (или может не фиксированное, но не чаще 1-2 раз в день) для ответа на почту и комментарии. Задержку перед ответом где-то в сутки я уже сделал, осталось делать это раз в день.
• Все-таки нужно рабочее место в закрытой комнате. Потому что и я сам отвлекаюсь постоянно на все что происходит вокруг, и у домочадцев не получается считать меня работающим — «ну, он же вот тут рядом стоит/сидит, не где-то там на работе». Как вариант, пробовал в наушниках с громкой музыкой работать, но это не совсем то, устаю от шума.
• Все-таки нужно пересиливать себя и учиться делать ТЗ, чтобы переложить техническую часть сайта на кого-то еще. Так как поиски какого-нибудь бага могут сожрать целый день.
• Чаще пользоваться услугами такси, чтобы мне не приходилось каждый раз их куда-то везти собственноручно.

P.S. Буду рад советам и личному опыту на тему, как все успеть, есть ли объективный критерий мало/много сделал, как выбрать, что делегировать, а что нет, помогает ли режим «рано ложится, рано вставать» и тд.