Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Характеристика квадрантов

Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.

A: Важные и срочные

Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.

Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Начать развиваться

Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину

B: Важные, но не срочные

На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха. В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т

п

Все это важно, но не требует незамедлительного решения. В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т

п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения

В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п

Все это важно, но не требует незамедлительного решения

При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.

C: Не важные, но срочные

В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.

К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей

Это срочно, но не важно для вас сейчас

Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.

И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.

D: Не важные и не срочные

В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.

Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра?

1. Важные и срочные дела.

Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

К делам, которые следует помещать в квадрант «1», можно отнести следующие:

• Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
• Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
• Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

• Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
• Внеплановый визит к доктору;
• Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
• Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
• Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

2. Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо

Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок

В качестве примеров дел можно представить следующие:

• Разработка плана нового проекта;
• Анализ имеющихся результатов;
• Превентивные действия;
• Налаживание контактов и отношений;
• Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

3. Не очень важные, но срочные дела.

Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

В квадрант «3» могут все шансы попасть следующие дела:

• Незапланированные срочные встречи;
• Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
• Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
• Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

4. Не срочные и не важные дела.

В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

И вот, в чем главная ошибка людей, применяющих матрицу приоритетов… Они начинают отказываться от занятий, которые наполняют их. Да, иногда чтение, казалось бы, «бесполезной художественной литературы» дарит силы на свершение подвига в бизнесе!

Вот, как выглядит матрица, которую вы можете часто встретить в интернете:

А вот, как она должна выглядеть:

Если вы чувствуете усталость, то не заставляйте себя продолжать работу. 4-ый квадрат в матрице для того и находится там, чтобы вы определили для себя ресурсные развлекательные занятия и использовали тогда, когда они вам действительно на пользу. Это позволит вам избежать эмоционального выгорания.

Потому что все, что вам нужно соблюдать, — это сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией.

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США — Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y — их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности

Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

• сверху — все срочные дела;
• справа — все важные дела;
• снизу — все не срочные дела;
• слева — все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется «вопрос жизни и смерти».

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит «пихать» в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется «форс-мажор».

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы — от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает», и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа

Если на календаре 20 число — это просто важное дело, а если 24 — уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином — «пожиратели времени».

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении — сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

Вы всегда составляете список задач?
Вовремя отвечаете на письма?
Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Квадрат Эйзенхауэра Принципы планирования

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр. Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.

У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному. Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби. Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.

Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?

Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.

Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно планировать и расставлять приоритеты.

Прекрасный способ планирования получил название квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:

1) квадрат несрочных/важных дел;

2) квадрат срочных/важных дел;

3) квадрат срочных/неважных дел;

4) квадрат несрочных/неважных дел.

Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день. Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели

Провести категорирование дел: определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно. Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще

Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.

1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.

2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.

3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.

4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.

Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.

Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.

Поэтому я решил и подготовил PDF файл с квадратом Эйзенхауэра, который вам остается только скачать, распечатать и использовать.

Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.

Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.

Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!

16Поделились

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.

Советуем выдержать следующий алгоритм действий:

Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы

Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?

Критерии важности

Критерий срочности

Задача лежит в сфере моих жизненных приоритетов и достижения ключевых целей (да-важно, нет-неважно)
Не сделаю сейчас – задача потеряет свою актуальность
Невыполнение влечет за собой серьезные последствия (да-важно, нет-неважно)

1. В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
2. Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
3. В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
4. Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):

• Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
• Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
• Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
• Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
• Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
• Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
• Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
• Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
• Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
• Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
• Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
• Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
• Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
• Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).

СРОЧНО
НЕ СРОЧНО

ВАЖНО
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч.Навестить друга в больнице

Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход) Съездить на прием к окулистуЗайти в бухгалтерию
Позаниматься английским

НЕ ВАЖНО
Заехать в банк, внести платеж за ипотеку Купить корм для котаКупить новую прокладку для крана
Отправить книгу коллеге

ПодстричьсяКупить продуктов
Сходить в бассейн
Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте

Анализ результатов

Выписав из своего еженедельника однодневный план, распределите задачи по секторам, чтобы подытожить, что сделано, какие проблемы решены, с кем прошли встречи, а кто откровенно мешал работать

Теперь необходимо обратить внимание, в каком квадранте больше всего записей

Если в первом (1), то не вы управляете своей жизнью, а сроки и даты. Возможно, вы тянули до последнего, чтобы уложиться в срок, или задачи из второго сектора превратились в сверхсрочные, так как вы не успели их выполнить? Неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать обязанности, недоверие к подчиненным приводят к тому, что человек все делает сам и не видит своего будущего. В такой ситуации он находится в постоянном стрессе, что в итоге приведет к потере друзей, отсутствию времени на отдых и проблемам со здоровьем.

Если наиболее заполнен делами второй (2) квадрант, вас можно поздравить

Вы научились концентрироваться на важном, имеете свое мнение, наладили неплохие отношения с коллегами, и вам есть на кого положиться

Третий (3) квадрант, который просто распирает от записей, говорит о том, что вами «затыкают все дыры». Вы выполняете самую скучную и рутинную работу, результаты которой не важны. Вы сами признаетесь, что выполняете неважные задачи, у вас нет никаких четких планов ни на сегодняшний день, ни на завтрашний. Если вам придется менять работу, вряд ли начальник отпустит вас со слезами на глазах.

Множество пометок в четвертом (4) квадранте не требует комментариев. Вы просто приходите на работу и тратите время на лазание в Интернете, пустые разговоры и чаепития. За что вам платят зарплату? У вас никаких перспектив.

Поглотители времени

Тема прокрастинации напрямую связана с тем, что в тайм-менеджменте называют «поглотителями времени».

В целом любое наше действие и бездействие поглощает время. Даже осмысленное действие.

Но в контексте управления временем и повышения эффективности нас интересует деятельность, которая:

• Не приносит удовольствия от реализации цели
• Основная задача которой «убить время»

Важно отметить, что нельзя составить универсального списка поглотителей времени и запретить всем делать что-то из него. Для кого-то условно мытье посуды — это поглотитель

Оно не приносит удовольствия и его основная задача не столько вымыть посуду, сколько «не звонить этому клиенту, я же пока занят». А для кого-то мытье посуды — способ расслабиться, отвлечься, отправить мысли в творческое путешествие и придумать новую идею.

Фото с сайта pesritq.ru

Из нашего опыта мы можем выделить следующие более или менее универсальные поглотители времени:

• Интернет (серфинг, новостные сайты, социальные сети, почта)
• Телевизор (передачи, сериалы)
• Дорога: посчитайте, сколько времени вы проводите за рулем или в транспорте)
• Неумение планировать. Неожиданно, но неэффективное планирование может сжирать огромную часть времени. Так что действительно полезно планировать свой день или проект заранее, собирая в одном месте похожие дела или встречи
• Неполноценный сон. Но спать меньше не равно работать больше! Если вы не выспались — вы не просто уставший, вашему мозгу сложнее сфокусироваться, сложнее принимать решения, сложнее действовать быстро в неожиданных ситуациях
• Неумение сказать «нет» Учитесь отказывать и не тратить свое время на те дела, которые не согласованы с вашими ценностями и целями. Вовремя сказанное «нет» может сэкономить огромное количество не только времени, но и сил
• Работа, которая не согласована с вашими ценностями и смысловыми пластами

Есть много разных вариантов того, как выявить свои собственные поглотители времени. Повторим, для кого-то сериалы, например, это поглотитель. А для кого-то — способ учить новый язык (если вы смотрите их в оригинале).

Наш метод «глубинного бурения» для выявления своих поглотителей времени выглядит так: заведите таймер на 15 минут и в течение этих 15 минут пишите (или записывайте на диктофон) ответ на один только вопрос: «Как я убиваю свое время?». Позвольте себе записывать все, что приходит вам в голову.

Если ответы закончились, а время еще нет — глубоко вдохните, загляните внутрь себя и снова спросите: «Как я убиваю свое время?».

Что же делать с поглотителями времени?

Мы предлагаем заполнить табличку из своих поглотителей времени:

Но что важно — свято место пусто не бывает. Нельзя просто так взять и перестать тратить время на поглотители

Нужно найти им полноценную замену. Как это сделать?

Отдельно составьте список дел, которые вам давно хочется сделать, но все «нет времени»

Важно: эти дела должны быть согласованы с вашими ценностями, они должны быть нужны именно вам
Теперь в табличку из поглотителей добавьте третью колонку — замените каждый поглотитель каким-то делом из этого полезного списка.
Пусть эта табличка будет у вас всегда перед глазами. Переписывайте ее и обновляйте, но пусть теперь каждый поглотитель станет для вас триггером, запускающим полезное дело

Пересмотреть приоритеты

Для профессионального перспективного работника важно развитие. Поэтому необходимо пересмотреть свои повседневные занятия, если второй сектор заполнен недостаточно, а первый, третий или четвертый – с избытком

Часть дел из первого сектора можно перенести во второй, переложив часть обязанностей на коллегу, заместителя, дублера (которого нужно воспитывать для себя, если его нет), чтобы при необходимости он мог вас заменить.

Если полно дел в третьем квадранте, следует заострить внимание на втором, став незаменимым и нужным сотрудником, которому шеф не побоится дать ответственное поручение. Кризис нужно преодолевать, чтобы не оказаться в плачевном состоянии

Ведь люди, стремящиеся к успеху, избегают дел, описанных в квадрантах 2 и 4.

Чтобы управление временем было эффективным – измените свои привычки

Научитесь говорить «нет»

Если вы безотказный человек, то именно сейчас вам стоит задуматься над этим. Потому что неумение говорить «нет» является весьма опасным хронофагом. Подумайте, сколько времени вы уже потеряли, делая то, что не хотели делать или боясь показаться невежливым? В следующий раз хорошенько обдумайте, нужно ли соглашаться на сомнительное предложение, если никакой пользы именно вам оно не принесет.

Куда деваются 24 часа?

Чтобы наилучшим образом понять, куда девается ваше время, нарисуйте на листе бумаги круг и визуально поделите его на 24 часа. Посчитайте, сколько времени вы тратите на сон, на работу, на приготовление еды, на дорогу, тренировки и прочее.

Оцените свой день по часам и после этого вы начнете всерьез задумываться, стоит ли делать что-то себе во временной убыток. Управление собственным временем требует немалых усилий и создания новых привычек.

Оцените виртуальную и реальную жизнь

Как известно, в наше время социальные сети чуть ли не полностью заменили реальное общение. Мы сидим в интернете 24 часа в сутки и на данный момент эта зависимость стоит на первом месте среди хронофагов. Сколько раз вы собирались всего лишь проверить сообщения, а зависали в соцсетях на добрых 2 часа? В нынешних реалиях это уже даже не является смешным.

Поэтому наша редакция предлагает постепенно начать отучать себя от социальных сетей. Это не значит, что нужно удалить все аккаунты и вообще перестать пользоваться интернетом. Просто необходимо адекватно оценить состояние ваших социальных сетей и провести минимальную ревизию.

Как это поможет?

Все дело в том, что социальные сети настолько перенасыщены информацией, что люди чувствуют себя смертельно уставшими практически ежедневно. Прогулки с друзьями на свежем воздухе однозначно решат эту проблему.

Эффективное управление временем требует правильной оценки времени

Еще одна проблема людей в том, что они не умеют правильно оценивать время. Мы строим план своих дел на день, но, зачастую, не учитываем хронофаги. То есть, времени, которое мы отводим на ту или иную работу, хватит нам только в случае идеального сценария. Хронофаги увеличиваю это время в несколько раз.

Но если у вас не будет четких рамок, то вы сможете растянуть работу на очень долгий срок, что также не является эффективным. Таким образом, необходимо найти золотую середину в данном вопросе. Не ставьте слишком маленькие сроки, чтобы они не вызывали у вас дополнительный стресс, но и не стоит также растягивать работу на длительное время. Прокрастинацию ведь еще никто не отменял.