Печати в трудовой книжке при приёме на работу, при увольнении

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ПЕЧАТИ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Пункт 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 N 14-ФЗ:

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

• вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
• там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Пример 3. Дополнительные печати

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации

Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4. Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать

За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

Пример 10. Образец акта об уничтожении печати

Пример 11. Образец акта об утрате печати

Пример 12. Образец текста Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации

Печать ставим? С 1 июля вступает новый ГОСТ по оформлению документов

Новый ГОСТ применяется на добровольной основе. Для терпеливых и внимательных ГОСТ дает ответы на массу вопросов, о том, как лучше создавать документ. Как нумеровать страницы, какой шрифт использовать, какие соблюдать отступы и межстрочные интервалы.

Новым ГОСТом определено, что печать на подпись ставить не нужно. Печать не должна захватывать подпись, против привычки делать совсем наоборот.

По случаю введения нового ГОСТа актуализируем правила заверения копий бумажных документов для представления в налоговую.

Копии документов в налоговую заверяет своей подписью руководитель либо уполномоченное доверенностью лицо (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если в документе листов много, то можно либо заверить каждую страницу, либо сшить документ, пронумеровать листы и заверить сразу всю прошивку.

Подробные правила таких подшивок приведены в Письме Мифнина:

— сшиваются не более 150 листов;

— нумерация сплошная, каждого листа арабскими цифрами, начиная с единицы;

— листы сшиваются прочной нитью на 2- 4 прокола и концы выводятся на оборотную сторону последнего листа;

— на оборотную сторону последнего листа, на место скрепления прошивки наклеивается бумажный прямоугольник, примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм. Наклейка должна укрыть место скрепления полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см;

— на наклейке указывается количество листов цифрами и прописью, ставиться подпись руководителя или лица по доверенности, фамилия, инициалы, должность и дата.

— Печать ставиться частично на наклейку, частично последний лист.

Пачка должна быть сшита таким образом, что бы не повредить копии документов и дать возможность их чтения и копирования, т.е. не сшивать «намертво» всю подшивку.

Прошиты должны быть однородные документы. Нельзя сшивать вместе разные истребованные документы и заверять всю пачку Письма Минфина от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, ФНС от 02.10.2012 N АС-4-2/16459.

Требования к печати для ИП

Требований к печати для ИП законодательно не установлено, их определяет владелец самостоятельно, исходя из потребностей. Помимо идентифицирующего ИП перечня реквизитов печати, рассмотренных выше, к печати могут предъявляться требования, связанные с защитой от подделки. Клише печати, которое защищено от подделки, может иметь несколько уровней безопасности:

• Многоцветность;
• Контрольные метки;
• Гравировка;
• Ультрафиолетовое изображение;
• QR-код;
• Наличие текстуры.

По вашему желанию в специализированных центрах, которые занимаются изготовлением печатей, штампов и оттисков могут изготовить печать, включающую одну или несколько видов защиты от подделки.

Ключ к успеху

Как бы вы ни вели бизнес и каким бы методом ни производили штемпельную продукцию, главное, чтобы изготовление печатей и штампов было качественным. Не забывайте также рекламировать свою фирму не только в своем регионе, но и за его пределами. Неплохим вариантом для обеспечения вашей фирмы клиентами будет партнерство с какой-нибудь компанией, которая занимается регистрацией предприятий.

Чтобы у вас всегда был большой поток клиентов, тщательно соблюдайте нормы производства и используйте только качественное сырье. Внимательное отношение к своим клиентам и тесное сотрудничество играют значительную роль в привлечении новых потребителей. Только так удастся получить максимальный доход, широкую известность в данной сфере и продолжение развития вашего бизнеса в этой отрасли.

Печати в трудовых книжках отменяются

С 7 апреля 2015 года организации могут отказаться от использования круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 06.04. 2015 № 82-ФЗ. С указанной даты ООО и АО вправе самостоятельно решать, иметь ли им печать.

Но обязательно ли ставить печати в трудовых книжках? Этот вопрос волнует очень многих кадровиков и бухгалтеров. Более того, этот вопрос важен и для работников. Ведь многие будет очень недовольны, если в их трудовых книжках не будет никаких печатей.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

❶ Как ставить печать

Знайте, что штампы ставятся не на все виды документов. Существует определенная группа таких документов, нуждающихся в заверении штампом, в нее входят реестры, сметы, счета-фактуры, учредительные документы компании, а также кадровые документы.

Прежде чем поставить штамп на каком-либо документе, внимательно изучите его и, лишь убедившись в его правомерности, ставьте печать. Помните, что самая большая ошибка, совершаемая в работе со штампами — это оттиск, поставленный на неверном документе. В таком случае документ не будет иметь юридической силы и посчитается некорректным.

Подберите необходимый штамп, для того чтобы заверить данный документ, поскольку каждый вид документации (смета или счет-фактура) заверяется отдельным штампом.

Нельзя ставить штамп в любом «удобном для вас» месте, потому что правило расположения штампов едино и одинаково для всех: штамп ставится в конце данного документа рядом с подписями сторон, чьи имена в нем присутствуют.

Не забывайте, что штамп, оставленный вами в документе, должен не только располагаться в положенном месте, но и еще быть хорошо читаемым, то есть чернила не должны быть блеклыми, а тем более – размазанными.

https://youtube.com/watch?v=gNvWLCDNDng

Прежде чем ставить штамп на документ, поставьте пробный штамп на черновом листе бумаги, чтобы проверить его состояние. Ни в коем случае не ставьте на документ штамп, в оттиске которого вы не уверены предварительно не проверив его на черновике.

В некоторой документации имеются специальные пометки – «М.П.», то есть место печати. В таком случае смело ставьте штамп в том месте, где имеется данная пометка. Но встретить вы ее можете далеко не на всех документах, чаще всего она имеется в трудовых книжках и на бухгалтерской документации.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

• Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
• Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

• распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
• удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

An error occurred.

Если же на предприятии прошла реорганизация или иные структурные изменения, то вам потребуется получить у них дополнительную справку, подтверждающую данный факт. В случае, когда при оформлении записи в трудовой были указаны неверные реквизиты фирмы или в них была допущена ошибка, есть несколько вариантов решения проблемы. Если была использована неверная печать, то допустима простановка рядом с ней правильной отметки. В случае допущения ошибок в тексте – делаются исправления, и ставится рядом с ними печать. Однако на практике этого бывает недостаточно, так как такие исправления могут вызвать сомнения у служащих пенсионного фонда. Чтобы избежать проблем, на предприятии, при внесении изменений в документ, выдают справку о том, что указанный сотрудник проработал в данной организации определенный промежуток времени. Согласно правилам оформления и ведения данных документов вначале необходимо сделать запись о расторжении трудовых отношений, со ссылками на статью трудового законодательства, а также приказ об увольнении. После этого в книжке должны поставить подписи кадровик и увольняемый служащий. После этого и ставится печать. Следует отметить, что при необходимости внесения дополнительной информации в трудовую после увольнения трудящегося – это можно сделать

Однако важно придерживаться определенных правил:

1. Вначале указываются полные реквизиты вашего предприятия.
2. После этого делается необходимая запись.
3. В конце ставится подпись и печать организации.

В таком виде запись будет иметь необходимую юридическую силу. Правила простановки печати в трудовой Следует понимать, что правила простановки отметки напрямую зависят от того где она ставится. Иными словами, суть от наименования должности не изменится, а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи. Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса.

Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем. Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря. Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске.

Особенности проставления

Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на первичной документации. Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.

Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.

Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.

Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.

Как отказаться от печати на первичных документах, представлено в данном видео.

Copyright 2017 — ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей

Рекомендуем к прочтению: Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.

Если печать в организации имеется, то нужно ее ставить на приказы или нет?

Государственные и муниципальные учреждения и организации в кадровом документообороте используют унифицированные формы приказов. Унифицированные формы приказов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и не содержат такого реквизита, как печать. Приказ удостоверяется только личной подписью руководителя организации с расшифровкой. Поэтому организациям, использующим унифицированные формы приказов, ставить в них печати не требуется.

Статья 8 Трудового кодекса РФ предоставляет работодателю право принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права. Следовательно, если организация не пользуется унифицированными формами приказов по личному составу, то она вправе утвердить собственные. В этом случае одним из обязательных реквизитов приказа по кадрам может стать печать организации. Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

• распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
• удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Регистрация печати: обязательно или нет, зачем это нужно

В России оповещать государственные ведомства об изготовлении собственной печати предприниматель не обязан, в отличие, например, от ИП в Беларуси и Казахстане. Но существует возможность регистрации приобретённой печати, и иногда это выгодно самому владельцу бизнеса.

Прохождение регистрационной процедуры не займёт много времени, но польза от этого может быть существенная, особенно для тех ИП, кто подчиняется действующему законодательству и ведёт честный бизнес.

Если мошенник издаст поддельный документ от имени ИП и использует его в своих целях, владелец бизнеса будет вынужден доказывать свою непричастность, а зарегистрированная печать станет гарантом в подобном споре.

Если же печать прошла регистрацию, судом будет назначена экспертиза, и специалист с уверенностью скажет, поддельный на документе оттиск печати, или настоящий. Поэтому, если имеется вероятность, что кому-то будет выгодно подделать печать ИП, бизнесмену стоит задуматься о регистрации оттиска.

Регистрация печати поможет предпринимателю доказать свою непричастность к мошенническим действиям в случае её подделки злоумышленниками

Где можно зарегистрировать печать

Регистрация печати может быть произведена в:

• реестре производителя печатей (некоторые фирмы предлагают зарегистрировать печать сразу после её приобретения заказчиком);
• Торгово-промышленной палате;
• ОВД.

В отделениях налоговой службы печать не регистрируют, но и там по просьбе ИП могут зафиксировать соответствующие сведения. В отдельных регионах, например, в Москве, действуют специальные регистрационные палаты, предлагающие внести в базу данных информацию о печатях предпринимателей.

Процедура регистрации печати

Регистрация оттиска печати ИП происходит по следующей схеме:

1. Информация о печати заносится в регистрационный журнал:
   • дата изготовления (и/или дата уничтожения);
2. данные, содержащиеся на оттиске;
3. образец оттиска.
4. Правильность внесения сведений о печати подтверждается владельцем бизнеса — ставится его подпись.
5. Ведомство, занимающееся регистрацией, совершает необходимые действия:
   • заводит на ИП отдельное реестровое дело для обновления информации в будущем;
6. печати присваивается уникальный порядковый номер.

Необходимые документы для регистрации печати

Для регистрации печати понадобится собрать комплект бумаг:

• заявление на добровольную регистрацию печати;
• паспорт заявителя;
• оттиск печати;
• свидетельство о постановке на учёт в ФНС;
• свидетельство о внесении данных об ИП в ЕГРИП.

Чтобы зарегистрировать печать, необходимо предоставить заинтересованным органам всю необходимую документацию

Нужна ли печать на договоре

Ещё до того, как печать перестала быть обязательной, судьи приходили к выводам, что законодательство не содержит обязательного наличия печати сторон по договору (постановление ФАС Московского округа от 22.03.12 № А40-62363/11-71-291).

Получается, что проставление печати на договорах и раньше не было обязательным (если этого, конечно, не требовал сам договор).

Без печати можно заключать и трудовые договоры, поскольку статья ТК РФ не предусматривает печать в качестве обязательного реквизита. Таким образом, в целях заключения договоров отмена печати, в принципе, ничего не изменила.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Утилизировать или выбросить — как правильно?

Если гербовая (основная) печать перестала быть необходимой организации, то как лучше ее утилизовать? Печать следует уничтожить, а не просто выкинуть в мусорное ведро. Эту процедуру можно сделать самостоятельно, когда специальная комиссия составляет акт с указанием даты, места, присутствующих и причины, уничтожения. Там же прописывается способ ликвидации, затем он хранится постоянно.

Также вы можете обратиться в штемпельную мастерскую, где так же вся процедура утилизации документально фиксируется. Уничтожение клише проводят если меняется название, реквизиты организации или в случае ликвидации фирмы.

Если у вас случилась неприятность и печать пропала, то уведомлять государственные органы не обязательно. Клише по оттиску вы сможете заказать в штемпельной мастерской. Если же вы подозреваете хищение и у вас есть подозрение, что печать может быть незаконно использована, необходимо заявить в полицию и оповестить СМИ.

Некоторые руководители предпочитают разбираться в данной ситуации самостоятельно. Например, в нашей практике были случаи, когда руководители подозревали, что сотрудники сделали копию печати организации и пользуются ей незаконно. Чтобы выявить нарушение, мы делали точную копию печати с очень незначительным отличием, которое не видно глазу. Такое отличие выглядит, как помарка на бумаге. Но с помощью этой «незамысловатой» защиты руководитель мог «поймать» нарушителя.