Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как его составить, скачать образец

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст

193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•наименование документа;

•место составления;

•дату составления;

•должность, Ф.И.О. работника;

•наименование организации-работодателя;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Лист ознакомления с приказом: образец заполнения и необходимые реквизиты

Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.

Зачем знакомить работников с приказами

Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.

Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен  это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:

• 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
• За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.

В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.

Способы довести информацию

Поскольку законодательство не регламентирует, как именно информация доводится до людей, то работодатель сам выбирает способ это сделать.

В основном применяются два способа:

1. Простановка росписи на самом документе, на лицевой или оборотной стороне. Этот способ применяют, когда нужно ознакомить 1-2 человек или была использована унифицированная форма, в которой предусмотрено место для подписи;
2. Во всех остальных случаях гораздо удобнее это сделать на отдельном документе, который затем вшивается в книгу приказов, вместе с оригиналом.

Способы доведения информации до сотрудников не ограничиваются двумя вышеперечисленными, компания может разработать свой способ.

Образец листа ознакомления с приказом

Поскольку законодательство не регламентирует способ доведения информации до людей, то и соответственно нет утвержденного образца листа ознакомления с приказом.

Какие сведения необходимо указывать

Для того чтобы факт знакомства работника с приказом имел юридическую силу необходимо включить в лист следующую информацию:

• Реквизиты и наименование документа, с которым знакомятся работники;
• ФИО и должность человека, поставившего подпись;
• Непосредственно подписи ознакомившегося;
• Дата ознакомления.

Это основные сведения, которые указывают, что конкретный работник ознакомился с новой информацией в установленный срок.

Обратите внимание! Если кто-то из работников отказывается ставить подпись, то необходимо составить акт об отказе в виде отдельного документа, а в листе поставить пометку о составлении. Только в этом случае можно будет доказать факт того, работодатель выполнил свою обязанность и ознакомил работника с документом

Бланк

Этот документ можно составить следующими способами:

• Разработать общий бланк, в котором оставить место под необходимые реквизиты;
• Напечатать бланк для конкретного документа и сразу внести список людей, которые должны поставить подписи. Сотрудникам останется только поставить подпись и дату;
• Взять чистый лист, на котором все сотрудники поочередно напишу свои данные, и поставят подписи.

Примерный бланк будет выглядеть следующим образом:

Обязательно ли его составлять

Лист ознакомления не является документом, который должен быть у работодателя в обязательном порядке, поэтому его отсутствие само по себе не несет никаких штрафных санкции. Ответственность наступит только в случае, если компания не ознакомила своих сотрудников с тем или иным приказом. Поэтому он составляется не по требованию закона, а для удобства работодателя.

Срок и место хранения

Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.

Срок хранения равен сроку хранения приказа, к которому он прилагается. Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.

Вывод

Лист ознакомления с приказом не является обязательным для составления, его используют как один из способов фиксации факта ознакомления сотрудников с документацией на предприятии.

Образец листа ознакомления с инструкцией по ОТ

Хранение этого документа обеспечивается ответственным лицом в порядке п.5.9. и 5.10 Постановления Минтруда № 80. Эти пункты определяют нахождение оригиналов локальных актов по ОТ у руководителя структурного подразделения. Документы должны храниться исходя из принципов надёжности и доступности.

Копии инструкций стоит выдать на руки каждому сотруднику, чтобы они разместили их на рабочих местах. Как заполнять лист ознакомления, должен знать каждый инспектор по ОТ, а типовой пример можно вывесить на стенде.

Образец листа ознакомления с инструкцией по охране труда выглядит следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Волгоград, ул. Уличная 21

Лист ознакомления

С инструкцией по охране труда для токаря 1 разряда №321 от 01.04.2015 г.

1. Петров Пётр Петрович, токарь 1 разряда, (подпись и дата ознакомления)
2. …

Составил:

Инспектор по ОТ и ПБ ООО «Гамма»                                                                              Сидоров С.С.

Проверяющие часто наносят визит работодателям и один из первых документов, на которые обращают внимание, это документация по ОТ и листы ознакомления. Охрана труда затрагивает весь коллектив предприятия

Пройти первичный инструктаж, получить группу электробезопасности, знакомиться с требованиями пожарной безопасности обязаны все без исключения сотрудники. Проверяющие лица должны видеть, что каждый работник прошёл процедуру ознакомления

Охрана труда затрагивает весь коллектив предприятия. Пройти первичный инструктаж, получить группу электробезопасности, знакомиться с требованиями пожарной безопасности обязаны все без исключения сотрудники. Проверяющие лица должны видеть, что каждый работник прошёл процедуру ознакомления.

Если этого не делать, то предприятие нарушит законодательство о труде, за что предусмотрена ответственность в порядке п.5.27 КоАП РФ. В зависимости от вида проступка, размер штрафных санкций отличается, однако, максимум составляет 130 тысяч рублей.

Охрана рабочего процесса охватывает множество задач, среди которых важное место занимает своевременное доведение существующего порядка по ОТ до членов коллектива. Имея под рукой лист ознакомления, управленец может в корне изменить ход возможного судебного разбирательства в свою пользу

Важно понимать, что последствия возможной аварии могут затронуть жизнь и здоровье не только виновного в нарушении ОТ работника. От действий может пострадать коллектив или вовсе посторонние люди

Обеспечивая качественную работу СУОТ, предприниматель не только выполняет требования закона, но и осуществляет реальные меры по защите производства от нештатных ситуаций.

Функции и роль приказа

Итак, приказ – что это за документ? Приказом, собственно, называется распоряжение директора организации (руководителя), содержащее какое-либо решение или побуждение к действию, запрет, инструкцию к выполнению каких-либо задач в зависимости от ситуации, которые относятся непосредственно к рабочим моментам и затрагивают интересы данного предприятия или организации.

По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.

В частности, приказы могут быть следующего рода или назначения:

1. О приеме на работу (назначении определенного работника или до этого стороннего соискателя на должность).
2. О проведении плановой или внеплановой оценки сотрудников (аттестации).
3. О переводе одного или нескольких членов трудового коллектива в другое подразделение, на другую должность.
4. О предоставлении планового или внепланового отпуска.
5. О проведении индексации заработной платы сотрудников организации или предприятия.
6. О возложении обязанностей на работника, связанных с изменением штатного расписания, временным отсутствием основного сотрудника, ранее выполнявшего эти обязанности.

Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).

Стоит отметить, что такие документы будут действовать исключительно внутри организации или предприятия, на котором они были вынесены, и при наличии необходимости смысл приказов может изменяться как с поправками к его основному тексту, так и путем отмены предыдущего и вынесения нового.

Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.

В том случае, если такой факт будет иметь место, сотрудники организации могут направить жалобу в соответствующие органы, и вследствие разбирательства наименьшей мерой наказания может быть привлечение к административной ответственности руководства организации и должностных лиц.

Отдельный документ в качестве листа ознакомления с приказом не всегда необходим – в большинстве случаев его используют в тех ситуациях, когда вынесенное распоряжение касается большого количества сотрудников. Это может быть целое структурное подразделение, один или несколько отделов, какая-то определенная категория работников, которых приказ непосредственно затрагивает.

Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может.

Для чего нужен

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

• должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
• различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
• коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
• правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

Читать дальше: Аккордная система заработной платы предусматривает

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Когда нужна роспись сотрудника об ознакомлении

Роспись сотрудника в подтверждение того, что он прочитал кадровый документ, чаще всего требуется в следующих случаях.Таблица.

Когда нужна роспись сотрудника об ознакомлении

Виды документов	Документы для ознакомления под роспись
Приказ об изменении локального документа работодателя	Приказы о внесении корректировок в: Положение о премировании Положение по оплате труда Правила трудового распорядка Положение об аттестации Положение о защите персональных данных должностные инструкции график отпусков
Приказ об утверждении решения кадрового характера	Приказы работодателя: об отпуске, в том числе за свой счет о премировании о перемещении о привлечении к сверхурочном труду о привлечении к дисциплинарной ответственности, в том числе о расторжении трудовых отношений и т.д.
Иные кадровые документы	график сменности документ о порядке использования мобильных телефонов и т.д.

Когда нужен лист ознакомления

В каких ситуациях необходимо заполнять лист ознакомления? Такой документ обязателен, если распоряжение касается нескольких сотрудников, отдельного структурного подразделения или предприятия в целом. Он составляется для предотвращения споров и конфликтов между администрацией компании и ее сотрудниками.

При возникновении спорных моментов сотрудники могут подать жалобу в профсоюзные и контрольные органы. Обращаться можно в инспекции по трудовым спорам, гражданские, арбитражные, уголовные суды, учреждения, взимающие налоги, а также страховые компании. Правильно оформленная документация позволяет добиться отмены нелегитимных распоряжений и обеспечить выплаты пострадавшим на предприятии сотрудникам.

Образец листа

Всего несколько лет назад большинство кадровой документации, в том числе и лист ознакомления, имели строгую типовую форму. Но уже с 2013 года такое требование отменили, и хоть многие еще продолжают пользоваться типовыми формами, они являются лишь рекомендованными, хоть и содержат все необходимые разделы.

Каждая организация или предприятие вправе разрабатывать собственную форму листа ознакомления с приказом, но при этом не стоит забывать, что требований к документам никто не отменял – в обязательном порядке они должны содержать все те данные, которые требуются к наличию действующим законодательством.

В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа. То есть фактически это может означать, что работники с приказом ознакомлены не были.

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:

1. Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
2. Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
3. Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
4. Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.

Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:

Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта

В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
Подпись каждого из работников.

При наличии необходимости каждый из руководителей организации может добавлять еще столбцы в том случае, если это необходимо и имеет значение в каждом конкретном случае – это может быть название структурного подразделения.

В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько. В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Наличие печати на таких листах не требуется, поскольку уже на протяжении нескольких лет сама печать не является обязательной для проставления на внутренней документации организации (разумеется, если во внутренних нормативных документах организации не отмечено обратное).

Сколько должен храниться лист ознакомления? Стоит отметить, что храниться он должен в первую очередь вместе с основным документом, к которому служит приложением, хотя в некоторых организациях для них создают отдельный журнал. Если же говорить о том, сколько он должен храниться, то тут уже определяются то тому приказу, к которому он прикреплен.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос – на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Сколько и как хранить бланк

Должностные инструкции имеют отношение к документации по личному составу и, как правило, хранятся в архиве организации не менее 75 лет.

Однако, исходя из государственных нормативов, срок действия инструкции составляет 5 лет для тех профессий, где нет повышенной опасности для жизни человека. В том случае, если работа связана с риском получения травм, то данный документ по охране труда действует только 3 года.

Обратите внимание! По истечению времени инструкции пересматриваются, меняются и вновь согласовываются с рабочим. Если работы с повышенным риском проводятся время от времени (не систематически), то они должны выполняться по наряду-допуску, регулируемому в специальном журнале

Также указывается проведение инструктажа по ОТ при оформлении наряд-допуска. Подобный инструктаж должен проводиться с некой периодичностью: минимум 4 раза в год, если работа связана с повышенной опасностью; или 2 раза в год, если не связана

Если работы с повышенным риском проводятся время от времени (не систематически), то они должны выполняться по наряду-допуску, регулируемому в специальном журнале. Также указывается проведение инструктажа по ОТ при оформлении наряд-допуска. Подобный инструктаж должен проводиться с некой периодичностью: минимум 4 раза в год, если работа связана с повышенной опасностью; или 2 раза в год, если не связана.

Процедура ознакомления с должностными обязанностями – для чего требуется, чем регулируется и как происходит

Когда возникают трудовые отношения, каждой из сторон крайне важно придерживаться имеющегося правового поля. Поскольку заключён договор, где описаны обязанности, функции и права работника, управленец может задаться вопросом, а нужна ли должностная инструкция (ДИ) вообще?. Стоит отметить, что в ТК РФ нет упоминания о том, что работодатель должен создавать такой документ

Анализируя разъяснения Роструда, можно сделать вывод, что сегодня принятие ДИ остаётся правом предпринимателя. Инструкция может быть как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору

Стоит отметить, что в ТК РФ нет упоминания о том, что работодатель должен создавать такой документ. Анализируя разъяснения Роструда, можно сделать вывод, что сегодня принятие ДИ остаётся правом предпринимателя. Инструкция может быть как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору.

Руководству компаний рекомендуется ввести этот локальный акт, поскольку при разрешении конфликтов и проведении служебных проверок привлечь к ответственности сотрудника будет затруднительно.

Если в соглашении обязанности и права работника описаны поверхностно, то должностная инструкция должна детализировать рабочий процесс. Сама необходимость принятия ДИ должна закрепляться положениями локальных нормативных актов предприятия.

Лист ознакомления с должностной инструкцией – неотъемлемая часть этого документа. Работник, прочитав положения локального акта, должен поставить подпись, что будет свидетельствовать о принятии обязанностей и несении ответственности за нарушение требований.

Стоит отметить, что составлять такой документ требуется не всегда (к примеру, если работник устраивается на должность, которая по штатному расписанию всего одна). В этом случае можно составить ДИ и попросить нового сотрудника поставить автограф и дату в конце документа.

Если же на фирме работает, например, пять сварщиков одного разряда, то здесь кадровый инспектор может составить лист ознакомления с инструкцией, где пофамильно отразить работников этой профессии.

Отказаться от подписи может каждый сотрудник. При этом, закон не предусматривает ответственность за такие действия. При выражении несогласия инспектору стоит зафиксировать этот факт документально, а дальнейшие действия координировать согласно распоряжениям руководства.

При подготовке должностной инструкции важно убедиться в соответствии с ТК РФ и другими законами. Создаваемые ЛПА не должны ухудшать установленные законодательством условия труда