Event агентство что это такое

Возможные «подводные камни» и полезные советы

Как любой бизнес, деятельность event-агентства таит ряд специфических и коварных опасностей, подстерегающих новичков. От них никуда не уйти, но если их учитывать, можно избежать многих проблем.

Артисты любого жанра и уровня популярности всегда остаются людьми творческими. В этом их достоинства, но и недостатки тоже. Нельзя требовать от исполнителя безупречной дисциплины – он не солдат

Важно контролировать ситуацию и не допускать срыва запланированных программ. Руководитель должен понимать причины «творческих загулов» и прочих элементов богемной вольницы, а клиент не обязан «входить в положение»

Если артист ценен, но за ним числятся «грешки», лучше перестраховаться и продублировать его личностью, возможно, менее яркой, но пунктуальной.

Экономия на оплате работы персонала и исполнителей – тупиковый способ повышения рентабельности. Еще Генри Форд говаривал, что нужно бояться не больших затрат, а малой прибыли. Хорошего исполнителя могут переманить, и тогда он будет приносить пользу другой ивент-компании.

Не стоит хвататься за все услуги сразу. Надо сосредоточиться на тех, которые оказать лучше не сможет больше ни один конкурент. Остальные виды развлечений будут лишь второстепенным дополнением.

Есть прямой смысл заводить и поддерживать дружеские отношения с любым начальством. Этот совет не означает призыва к подхалимству и тем более взяточничеству. Каждый руководитель – потенциальный корпоративный клиент. Можно позвонить и поздравить с торжеством или днем рожденья, пошутить, развлечь беседой. Будет нужен праздник – он вспомнит и обратится.

И еще один совет: не падать духом, если постигнут временные неудачи. Как говорят французы, терпеливым достается все. Есть талант – будет успех в event-бизнесе.

Опубликовано:

Добавить комментарий

Вам понравится

Структура

• Отдел развития (new business) — отвечает за поиск и привлечение новых Клиентов, участие в тендерах заказчиков.
• Отдел по работе с Клиентами — группа менеджеров, которые являются связующим звеном между Клиентом и event-агентством.
• Творческий (креативный) отдел — отвечает за создание концепций мероприятия и другого креатива. Здесь работают копирайтеры (отвечают за текстовую часть рекламы), режиссеры, сценаристы. Отдел возглавляет один или несколько креативных директоров.
• Производственный отдел — дизайнеры, специалисты по производству (продакшн). Люди, помогающие воплотить идею, рожденную в креативном отделе. Менеджеры этого отдела заказывают услуги подрядчиков event-агентства.

В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.

Личное впечатление на этапе общения

Еще обратите внимание на общение с вами, насколько вам комфортно общаться, и вы понимаете другу друга. Если на этапе общения что-то вас настораживает, то лучше не продолжать дальше, поскольку, работая над совместным проектом — будут трудности

И вы можете выяснить, насколько опытный менеджер с вами ведет переговоры, на этапе первого общения. Если вы будете задавать правильные вопросы по организации мероприятия и про агентство, а вам не смогут дать вразумительные ответы или на каждый вопрос будут говорить — давайте я уточню и перезвоню с ответом, то вас этот момент тоже должен насторожить, поскольку опыта у данного агентства может быть недостаточно для организации вашего ивента.

Так что работайте только с профессионалами и хороших вам ивентов!

С чего начать бизнес по организации праздников

Перед тем, как «по-взрослому» вкладывать деньги, регистрировать предприятие, нанимать персонал и т. д., рекомендуется запустить услугу в пробном режиме. К сожалению, это не всегда возможно, но попробовать стоит. Если придуманная «фишка» вызывает живой интерес у потенциальной целевой аудитории, можно открывать агентство по организации праздников.

Кстати, в процессе тестирования иногда выясняется, что границы целевой аудитории заужены, а услуга нравится, например, не только детям, но и взрослым, и даже людям преклонных лет. Главное – определить степень востребованности и наибольшую цену, которую потребитель готов заплатить за полученное удовольствие.

Заработная плата event-менеджера

Если смотреть данные по сайту hh.ru (целевой регион — Москва), видно, что начальный уровень ЗП ивент-менеджера равен примерно 50 000 рублей.

Анализ анкет соискателей и вакансий работодателей показывает, что набор навыков специалистов такого уровня таков:

1. поиск клиентов на проведение мероприятий;
2. организация мероприятий полного цикла;
3. синхронизация всех моментов по проведению ивентов;
4. составление и подписание договоров на мероприятия;
5. фиксация получения оплаты от заказчиков;
6. закрытие сделки, предоставление отчетной документации.

Ключевыми навыками называют коммуникативные, т.е. умение получить положительный результат от общения с разными людьми.

На зарплату в районе 75 000 рублей и выше рассчитывают специалисты, которые:

• работают в ивент-индустрии от одного до трех лет;
• умеют организовывать конференции, включая съемки, трянсляции, семинары и вебинары;
• знают юридические аспекты заключения договоров и особенности ведения переговоров;
• ищут и находят партнеров, а также анализируют клиентскую базу;
• быстро выстраивают контакты с людьми;
• устойчивы к серьезным стрессам;
• самостоятельно принимают решения;
• могут выехать в другой регион страны и за рубеж.

Верхний потолок зарплат начинается от суммы в 150 000 рублей. На такую оплату труда могут претендовать соискатели, проработавшие в ивенте не менее трех лет. К ним предъявляются уже такие требования:

1. вести ивент-проект ОТ и ДО;
2. проводить деловые встречи, решать любые возникающие вопросы;
3. готовить коммерческие предложения, в т.ч. заниматься подбором площадок, организовывать команду на проект, составлять смету расходов, искать подрядчиков и т.п.

Плюс у специалиста любого уровня должны быть:

1. безупречное владение устной и письменной речью:
2. умение работать с офисными утилитами;
3. знание event-трендов России и мира;
4. жизненный кругозор и желание постоянно развиваться;
5. быть многозадачным человеком.

Offline to online: мероприятия в изоляции

С введением режима самоизоляции организаторы в экстренном режиме стали переводить свою деятельность в онлайн, чтобы остаться на плаву. Театры быстро начали адаптировать свою деятельность под новые реалии. Помимо простых онлайн-трансляций спектаклей появились и полностью интерактивные форматы.

Переключение между экранами, замена фона, возможность давать аудитории право влиять на ход постановок, — все это способствовало созданию новых жанров. Грань между театром, гейм-индустрией и кинопроизводством начала стираться.

Один из ярких примеров — проект «Лаборатория виртуального театра», в котором все процессы, включая репетиции, происходят в режиме видеоконференций. Авторы шоу-тренинга «Я не хочу это видеть» пошли дальше и дали зрителям возможность выбирать контент, который они готовы смотреть.

Музыкальные онлайн-мероприятия проходили практически в режиме нон-стоп. Это были и камерные zoom-концерты, и масштабные фестивали вроде восьмичасовой благотворительной трансляции One World: Together At Home, организованной ВОЗ и Global Citizen.

Сенсацией стал апрельский концерт рэпера Трэвиса Скотта в онлайн-игре Fortnite. Это не первый подобный эксперимент, но раньше столько внимания к ним приковано не было. Выступление собрало 12 млн зрителей, а в записи на YouTube его посмотрели более 60 млн раз.

Индустрия 4.0

Александр Повалко: «Будущее оказалось ближе, плотнее и жестче»

Отраслевые b2b-мероприятия тоже перешли в онлайн. Важный для рекламного рынка фестиваль «Каннские львы» стартовал в новом формате. Российский форум РИФ+КИБ из трехдневного выездного мероприятия превратился в интернет-телевидение и собрал в четыре раза больше участников, чем обычно. А Высшая школа экономики провела онлайн-конференцию по разработке игр в Minecraft.

Презентации новых гаджетов, модные показы и даже пресс-туры стали доступны онлайн. Больше не нужно лететь на другой конец Земли, чтобы попасть на какое-либо событие. В этом плане коронавирус стал великим уравнителем.

Pico Global Services ltd

Международная компания, основанная в 1969 году, с главным офисом в Гонконге. Среди клиентов множество компаний из Fortune 500. В компании более чем 2500 профессионалов, которые работают в 35 главных городах мира на пяти континентах.

Павильон компании Acer на Олимпийских играх в Лондоне, 2012

Гигантский , был спроектирован компанией Pico, в рамках Олимпийских игр в Лондоне. Внутри павильон был полностью интерактивным и взаимодействовал с пользователем при помощи QR-кодов и AR-технологий (augmented reality = дополненная реальность). За время игр павильон посетило более 70 000 человек.

Организация праздников под ключ. Какие услуги можно предложить?

Грамотный анализ рынка праздничных услуг поможет сэкономить не только нервы, но и средства при организации «праздничного» бизнеса.

Предоставляемые услуги event-агентства можно разделить на несколько видов

• Написание авторского сценария для вашего мероприятия.
• Организация работы ведущего и актёров в рамках проведения мероприятия.
• Поиск и предоставление костюмов, реквизита, подарков для конкурса.
• Подбор профессионального музыкального оформления.
• Помощь в выборе ресторана или кейтеринга.
• Организация транспортного трансфера.
• Украшение помещения для праздника. Сегодня пользуется популярностью украшение банкетного зала цветами и воздушными шарами.
• Организация рассадки, расположения гостей в зале.
• Услуги фото и видеосъемки.

Чаще всего к помощи event-агентства прибегают, когда требуется абсолютно уникальный и экстраординарный праздник с завораживающими реквизитами и костюмами. Самостоятельно организовать подобный праздник получается намного дороже, чем обратившись к event-агентству. Специалисты способны по крупицам собрать все нюансы празднования любого мероприятия «под ключ». За столь высококлассно организованное торжество и кучу положительных эмоций не жалко будет и щедро заплатить. При условии длительного сотрудничества организаций с праздничными агентствами те имеют скидки, поэтому переплаты будут незначительными.

Как раскрутить агентство?

Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:

Собственный сайт. Этот интернет-ресурс необходимо создавать профессионально. Он просто обязан быть ярким, содержать движущиеся изображения, видеоролики и расценки, к которым применимо слово «всего».
Промо-акции. В данном случае event-агентство само себе BTL и PR-компания. Творческого потенциала коллектива должно хватить на продвижение собственного предприятия. Отличная возможность проявить креативность и набраться опыта.
Соцсети. Использовать этот эффективный инструмент необходимо. Люди любят праздники, и это их свойство нужно эксплуатировать

Посты непременно привлекут внимание. Удобство еще и в том, что есть возможность точечного воздействия на узкие секторы целевой аудитории.
«Сарафанное радио»

Об этом способе распространения информации сказано много. Задача в том, чтобы талантливо «включить передатчик».

Остановимся подробнее на классической рекламе.

Реклама праздничного агентства

К традиционным рекламным средствами относятся:

1. Наружная вывеска.
2. Витрина (если она есть на фасадной части здания).
3. Полиграфическая продукция.
4. Радио, телевидение, журналы газеты – все СМИ местные.
5. Билборды и растяжки.
6. Безвозмездные благотворительные акции.
7. «Холодные» и «горячие» телефонные звонки потенциальным корпоративным клиентам.

Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.

Оформление

Законодательство не запрещает открывать агентства праздников частным предпринимателям, но дело в том, что ни крупные российские компании, ни иностранные предприятия не работают с ИП, поэтому целесообразно сразу оформить ООО. Для этого потребуется:

• Организовать собрание учредителей и подготовить протокол, а если участник один — решение.
• Оформить заявление на регистрацию. В нем указывается место размещения компании. Рекомендуется заранее выбрать помещение и заключить договор аренды с хозяином. Если помещение имеется — предоставить свидетельство о праве собственности. Не запрещено организовывать деятельность по месту жительства, а в графе юридический адрес указывать место регистрации. Также в заявлении указывается код ОКВЭД — вид деятельности.
• Внести уставной капитал в размере 10 тыс. руб. (в течение 4 мес.).
• Выбрать название.
• Изготовить печать и открыть счет в банке.
• В конце подготовительных мероприятий — оплатить госпошлину в размере 4 тыс. руб. (при возможности оформления заявления в электронном виде госпошлина не оплачивается).
• Уведомить о выбранной системе налогообложения (как правило — упрощенная или патентная).

Регистрация ООО производится в течение 3 дней. После этого владелец предприятия может заняться оформлением трудовых договоров с персоналом, участием в тендерах, подачей заявок на проведение мероприятий.

Коды ОКВЭД:

• 90.01 – в области исполнительских искусств;
• 90.02 – вспомогательную, связанную с исполнительскими искусствами;
• 90.03 – в области художественного творчества;
• 93.29 – зрелищно-развлекательная прочая;
• 59.12 – монтажно-компоновочная в области производства кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ.

Достаточно, чтобы в структуре кода было 4 цифры, и он относился к видам работ, которые планирует проводить агентство.

Финансовые расчеты

Инвестиции в проект

Стартовые вложения в дело составляют (в тысячах рублей):

• регистрация предприятия – 50;
• аренда помещения на время ремонта и затраты на его косметическое преображение – 100;
• мебель, реквизит, техника – 250;
• начальная рекламная кампания, изготовление вывески – 80;
• резерв – 20.

Итого 500 000 рублей.

Текущие расходы

В ежемесячные затраты агентства входят:

• заработная плата сотрудников – 50;
• аренда помещения и коммунальные платежи – 25;
• поддерживающая рекламная кампания – 5;
• резерв – 10.

Итого 90 000 рублей.

Доходы и планируемая прибыль

На начальном этапе доход агентства в месяц будет составлять в среднем 100 тысяч рублей (для этого периода следует предусмотреть наличие резервного фонда). С появлением базы постоянных клиентов число и стоимость заказов будет расти, увеличивая ежемесячный доход до 150–400 тысяч рублей.

Оценка эффективности проекта

Средний проект event-агентства обходится в 30–50 тысяч рублей. Из этих денег только 15–20% принадлежат самому агентству. Для покрытия расходов компании придется выполнять в месяц около 12 проектов в течение первого года, постепенно расширяя штат и увеличивая число кейсов до 20 ежемесячно через год-два после запуска бизнеса.

Перспективы развития у отечественного event-рынка есть, но они заключаются в увеличении объема продаж и расширении спектра услуг. А это подразумевает выработку нестандартных решений и ярких идей.

Портфолио

При выборе праздничного агентства обязательно обратите внимание на портфолио, какие ивенты организовывало агентство и сколько мероприятий есть в отчете. Ведь кто-то может немного «прибрехать»)) Например — открылось новое агентство, сделало себе красивый сайт, написало на сайте, что опыт в организации более 10-ти лет и организовано более 5000 мероприятий… Тут сразу видно, что пахнет брехней!. Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени

Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени. Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Даже в самый жаркий месяц всех организаторов — это декабрь месяц (сезон новогодних корпоративов) — ооочень редко бывало, что за 1 месяц удавалось организовать 25 ивентов… А когда заниматься подготовкой этих ивентов, если они практически каждый день, поверьте — это очень сложно, практически нереально! Возможно, один месяц в году, такой пережить (декабрь), а потом сразу на отдых восстанавливать нервную систему. Так что поверьте — в таком режиме невозможно работать весь год…

Возвращаясь к портфолио — проверьте, сколько и какие ивенты организовывало агентство. Если на сайте указано, что агентство работает более 10-ти лет, а в портфолио есть всего несколько отчетов небольших ивентов, то это повод усомниться в выборе этого агентства.

«Адская кухня»

Что касается ивентов, то около 60% из них мы организуем для корпоративных клиентов.

У нас заказывают крупные мероприятия, открытия объектов, тимбилдинги. Чаще всего это крупные частные и государственные белорусские компании, но обращаются и представители среднего бизнеса. Сразу обговариваем задачи – если нужно командообразование, то предлагаем командообразующие игры; если это Family day, то будут задействованы дети. 95% клиентов обращаются к нам повторно.

Организуем и небольшие корпоративы, и довольно масштабные мероприятия. И сроки подготовки тоже могут быть разными. Например, однажды заказчик из нефтяной сферы заказал у нас мероприятие на 150 человек за 2 недели.

Это был «кулинарный тимбилдинг», за основу которого была взята программа «Адская кухня», где участники готовят блюда под руководством шеф-повара. Нужно было выбрать площадку, организовать кейтеринг, столы, найти ведущего, договориться с селебрити, забрендировать передники и перчатки логотипом компании.

Мы организовали 10 команд по 15 человек, во главе каждой были известные люди (телеведущие, артисты, олимпийские призеры), руководил ими известный белорусский шеф-повар. Готовили интересные блюда – например, креветки с арбузом и козьим сыром. Для сотрудников компании это мероприятие было сюрпризом, все были в восторге.

Самый крупный корпоратив, который организовывали, был на 600 человек и длился 2 дня: крупная сеть магазинов отмечала День торговли. Проходило все за городом, ставили палатки, сцену, был ведущий, концертная программа, проводили командообразующий тимбилдинг.

Самое неприятное в нашей сфере – когда делаешь работу зря. Бывает так: поступает запрос на мероприятие, наш режиссер обрабатывает его, сценарист придумывает концепцию, мы высылаем, а в ответ получаем: «Спасибо, мы работаем с другой компанией». Просто многим нужно обязательно делать тендер, но при этом они прекрасно знают, что будут работать с другой, заранее выбранной компанией. А мы тратим свое время, раскрываем идеи, которые потом могут использоваться бесплатно. Уверена, не только наше агентство сталкивается с такими ситуациями.

Частные клиенты чаще всего заказывают свадьбы. Первую встречу с молодыми провожу я, слушаю их пожелания, видение. Показатель успешного результата для меня – когда в итоге невеста говорит, что это был самый лучший день в ее жизни, о таком она даже не могла мечтать.

Самая крупная свадьба, которую мы организовали, была на 120 человек. Свадьбы на 200 и более человек и чтобы гулять два дня – сейчас так уже не делают. Делаем выпускные. С этим запросом уже в сентябре к нам начинают обращаться родители. В итоге готовимся почти год – и за один день проводим до 7 школьных выпускных. Приходится набирать промоутеров, чтобы все контролировать.

Риски event-агентства

Риски со стороны заказчиков.  Мы рассчитываем, что нас будут «принимать» в первую очередь за креатив. Но на самом деле мы очень уязвимы в отношениях с клиентом. 

Фото с сайта fishka.by

В Москве, к примеру, клиенты и агентства «держатся» друг за дружку, потому что велика вероятность обмана – они ценят партнерские отношения. В Беларуси все иначе. У нас все приличные компании на виду и редки случаи недобросовестности. А цены у агентств примерно одинаковые. Поэтому:

• Постоянный клиент может уйти искать «свежий подход»
• Часто клиенты пробуют молодое, новое агентство, ожидая свежий взгляд или низкую цену. Через два-три года они могут вернуться.

Риски со стороны артистов. У них бывает так – с утра проснулся, увидел 10 звонков, и решил поднять цену. Он перезванивает нам и говорит, что за вчерашнюю сумму работать уже не будет. А у нас уже сформирован бюджет.

Или наоборот: клиент звонит напрямую подрядчику, и тот называет стоимость ниже. Естественно, так он сильно нас подставляет.

Опыт

Один из самых важный критериев — это опыт! Чем больше опыта у ивент агентства, тем меньше вероятности, что будет какой-то fuck up на мероприятии. Так же больше вероятности, что опытный организатор уже проводил похожие ивенты, который нужно организовать именно вам и он уже имеет опыт и знает тонкости похожего мероприятия.

Еще в агентстве с большим опытом имеется большая база артистов, подрядчиков и ведущих, проверенных годами, за которых организатор несет ответственность и знает кто больше подойдет на то или иное мероприятие. Также в агентстве с большим опытом, должна быть своя слаженная команда профессиональных организаторов, которые также имеют большой опыт в организации ивентов.

Плюсы и минусы профессии

Хоть внешняя оболочка профессии и кричит о вечном позитиве, атмосфере праздника и веселья, но на самом деле, как и везде, event-менеджер испытывает на себе и букет недостатков работы.

Но начну с положительных моментов:

• востребованность;
• налаживание контактов и связей с интересными и влиятельными людьми;
• творческая направленность деятельности;
• заработная плата выше среднего;
• идеальный вариант работы для любителей вечеринок и массовых мероприятий.

И негативные стороны:

• высокий уровень стресса;
• ненормированный график;
• вероятность столкнуться с людьми с противоположным мнением.

Анализ рынка и отрасли

На сегодняшний день event-сервис в большинстве своем оставляет желать лучшего. Большинство фирм лишь исполняют роль посредников между заказчиками и музыкантами, а уровень цен не соответствует качеству оказываемых услуг. Отсутствие эксклюзивного сценария и недостаточная материальная база позволяет предложить лишь стандартный набор опций.

Ставка в работе делается на повышение качества услуг и укрупнение компаний – нерентабельные агентства будут вытесняться с рынка и поглощаться конкурентами, что позволит стабилизировать и легализовать бизнес.

Целевая аудитория

Основными клиентами компании по организации праздников являются корпоративные заказчики, базы отдыха и детские учреждения, частные лица.

Целевая аудитория event-агентств – это мужчины от 18 до 34 лет и женщины от 25 до 50 лет (уровень дохода тех и других средний и выше среднего), а также родители детей дошкольного и младшего школьного возраста и подростков, сами подростки.

Оценка уровня конкуренции и рисков

Прежде чем составлять бизнес-план event-агентства, необходимо изучить работу конкурентов – это позволит не только понять уровень востребованности услуг, но и найти недочеты, которые впоследствии станут конкурентными преимуществами фирмы.

Двумя основными рисками event-дела можно назвать:

1. Человеческий фактор. Люди – это всегда источник потенциальной опасности для проекта, даже если они профессионалы своего дела. Риски можно предотвратить заключением контрактов (с предусмотренными штрафными санкциями), репетициями и тщательной проработкой кадрового вопроса.
2. Сезонность. Наибольшее количество заказов приходится на лето и зиму. И это нужно учитывать – лучше всего запланировать открытие агентства на весну.

К остальным рискам относятся: высокая конкуренция, травмоопасность конкурсов, амортизация реквизита и транспорта. Для их минимизации следует делать упор на маркетинг, имиджевую рекламу, расширение спектра услуг, наличие комплектующих, соблюдение правил безопасности.

Особенности бизнеса, его актуальность

Бизнес развлечений является на сегодняшний день одним из наиболее динамично развивающихся – количество его клиентов постоянно растет. Услугами таких компаний обычно пользуются те, кому не хочется заниматься организацией мероприятия самостоятельно. Event-агентство является рентабельным делом, не требующим больших вложений. При этом грамотная организация очень важна.

Предприятие станет успешным при условии, что желание и способность вдохновлять подкреплены опытом, знаниями и связями. Программа праздников должна быть индивидуальной для каждого клиента, а для этого потребуются задатки творчества. Кроме того, работать приходится с большим количеством людей – аниматорами, ведущими, музыкантами, приглашенными артистами. И со всеми нужно уметь договариваться.

Описание товаров и услуг агентства

Чаще всего в event-агентства обращаются люди, которые хотят, чтобы им организовали и провели какое-то значимое событие. Кроме того, сегодня на поприще развлечений много направлений, которые востребованы потребителем, но недостаточно представлены на рынке: team-building, организация квестов, праздники для взрослых, корпоративные мероприятия, различные промоутерские акции.

Каким направлением в кризис выгодней заниматься

Многие агентства, открываясь, делают «все подряд». Проходит время и их направление сужается, они концентрируются на том, что умеют лучше (хотя, конечно, любое агентство по просьбе клиента может организовать праздник не по своему направлению). 

Фото с сайта mygazeta.com

Мы с момента запуска занимались и частными, и корпоративными праздниками. В кризис это оказалось очень кстати. К примеру, мои коллеги из России, которые ранее специализировались только на крупных корпоративах, также расширяют направления. Ведь многие их клиенты не просто отказались от корпоративов, но вообще ушли с рынка.

Главный минус – агентство широкого профиля рискует распылиться на множество услуг и не достичь высокого уровня ни в одной. Чтобы этого не произошло, мы делим менеджеров на специализации. Каждый занимается конкретным направлением — тимбилдингами, свадьбами, корпоративами.

Частными праздниками занимаются менеджеры с опытом работы до 2 лет. Да, их клиенты требуют больше внимания, общения, индивидуального отношения к себе. А корпоративное мероприятие может быть более «сухим». Поэтому на частных праздниках больше динамики. Это помогает набить шишки, выстроить понимание, как вести себя с клиентом.

Основные форматы мероприятий

• Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
• Профессиональный праздник (День Нефтяника)
• Юбилей компании
• Корпоративный Новый Год
• Корпоративный выезд на природу
• Дилерская конференция, съезд
• Выездная конфернция для партнеров / для сотрудников
• Цикловое совещание
• Торжественная церемония (вручения наград)
• Тест-драйв
• Лонч продукта / презентация продукта
• Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
• Инсентив-тур (поощрительная поездка)
• Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
• Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
• Детские праздники

В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.

В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.

PS
К числу event-менеджеров также относят далеких от профессии людей, таких как А. Навальный (его частно называют владельцем ивент-агентства), Ксении Собчак (позиционируют, как ведущую мероприятий). Тем не менее, к числу настоящий event-агентств они не относятся, так как не участвуют в тендерах и не проводят значимого количества мероприятий по заказу Клиентов.

Отличия от других агентств

Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.

BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.

PR-агентства специализируются на проведении мероприятий для специальных аудиторий, в основном — журналистов. Основные форматы — пресс-конференции, пресс-туры и некоторые другие. 

Реклама

Как бизнес event агентство не может эффективно работать без рекламы. Лучшими считаются методы:

1. Личное общение с руководителями предприятий и предложение услуг. При себе необходимо иметь фотоотчеты и прочий презентационный материал.
2. Раздача листовок, буклетов. Не новый, но действенный способ привлечения клиентов. Буклет должен быть ярким, информативным, с указанием контактных данных. Центральное место занимает название и логотип агентства.
3. Уличная реклама — удобна тем, что клиенту не придется искать агентство, достаточно просто позвонить, и все улажено. Запоминающееся название на биллборде и нестандартный подход самоподачи позволят компании стать узнаваемой.

Наиболее бесполезно, по мнению ведущих пиар-менеджеров, организовывать рассылку. Доля спама, которым кто-то может заинтересоваться, ничтожно мала.

Для продвижения в интернете нужно:

• разработать свой сайт с предоставлением возможности клиенту и менеджеру общаться интерактивно;
• зарегистрировать странички в соцсетях, ежедневно выкладывая интересные посты, отчеты о проведенных мероприятиях.

За сайт придется заплатить от 100 тыс. руб., ежемесячные расходы на рекламу — от 10 тыс. руб.

Пример расчета прибыли

О затратах в этой сфере говорить сложно, поскольку все зависит от масштабов организуемой деятельности. В числе обязательных трат:

• оформление ООО (около 20 тыс. руб.);
• аренда помещения — 4-40 тыс. руб.;
• покупка оборудования — до 134 тыс. руб., но затраты можно значительно снизить, купив технику б/у или отказавшись от аренды офиса в пользу коворкинга, где мебель и оборудование (кроме ноутбуков) уже имеется в наличии;
• реклама с учетом оформления сайта — 140 тыс. руб.

Итого затраты с арендой офиса и его оборудованием составят — 334 тыс. руб., но при экономии сумму можно снизить вдвое.

Дальнейшие затраты — это:

• наем персонала — 40-100 тыс. руб. в зависимости от количества работников;
• продвижение и реклама — 10 тыс. руб.;
• налоги — 10 тыс. руб.;
• оплата коммунальных расходов — 8 тыс. руб.;
• канцелярия, поддержание работы офиса — 10 тыс. руб.

Итого при найме 1 менеджера затраты — 78 тыс. руб.

Вплотную занявшись поиском клиентов, можно заработать в месяц около 200 тыс. руб. чистой прибыли с учетом того, что наценка на суммарную стоимость услуг подрядчиков составляет не более 15%.

Если уж браться за воплощение чьей-то мечты, то нужно быть готовым ко всему и изыскать любые ресурсы, чтобы оставить у виновника торжества самые теплые и неповторимые впечатления. Восторженные отзывы — залог успешного продвижения, узнаваемости, роста клиентуры и процветания event бизнеса.

С кого брать пример

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.