Хронометраж рабочего времени
Содержание:
- Как провести анализ эффективности хронометража работы
- Инструментарий хронометража
- Как проводится хронометраж в 2021 году?
- Хронометраж рабочего времени – коротко о главном
- 5 задач хронометража рабочего времени менеджера
- Алгоритм составления хронометража рабочего времени менеджера по продажам
- Как начать внедрять хронометраж
- Этапы хронометража
- Примеры хронометража рабочего времени менеджера по продажам
- Особенности измерения времени
- Что такое хронометраж рабочего времени?
- Хронометраж рабочего времени: образец
Как провести анализ эффективности хронометража работы
После получения данных нам нужно их обработать, верно? Иначе какой смысл в фиксации всех этих временных промежутков? Разумеется, нам нужно сделать определенные выводы, а затем применить их в работе, чтобы поднять эффективность. На то хронометраж работы и существует.
Схема анализа вашей эффективности — ниже:
- Почему факт выше/ниже плана?
- Как уравнять эти показатели?
- Что мне нужно делать в аналогичных задачах, чтобы расхождений больше не было?
Эти 3 главных вопроса помогут вам здраво оценить свои силы и проделанную работу. Все выводы фиксируйте и применяйте в вашей дальнейшей деятельности; это поможет поднять уровень вашей эффективности.
Инструментарий хронометража
При замерах используются часы, секундомер, фото- и видеоаппаратура, позволяющая фиксировать как время совершения, так и содержание трудовой операции, структуру рабочего процесса. Если наблюдатель применяет секундомер, результаты замеров снимаются по его показаниям и заносятся в хронокарту. При пользовании графическими приборами типа хронографа наблюдатель освобождается от отсчетов и записи показаний, поскольку хронограф показывает суммарное время каждого элемента операции, общее количество замеров и дает хронограмму, на которой зафиксированы продолжительность отдельных действий, их последовательность.
Проводить хронометраж следует через час после начала рабочего дня и за 1,5 — 2 часа до его окончания. Лучше избегать замеров в первый и последний день рабочей недели. Соблюдение этих условий позволит точнее определить затраты труда персонала, ведь наблюдение охватит периоды со средним темпом работы. Впрочем, при определении момента проведения хронометража нужно учитывать не только темп работы конкретных сотрудников, но и организационные условия рабочего процесса.
Выбор объекта хронометража зависит от целей исследования. Если она заключается в изучении и обобщении лучшего опыта работы, наблюдения проводятся за лучшими сотрудниками, а также (для сравнения) за другими сотрудниками. Если поставлена цель устранить причины плохой работы, анализируются действия отстающих сотрудников. Когда же учреждению необходимо разработать нормы времени, объектом наблюдения становятся «середнячки».
Как проводится хронометраж в 2021 году?
При осуществлении хронометража необходимо проверить психологическое состояние исследуемого специалиста, его рабочее пространство и прочие детали. Это необходимо, к примеру, для выяснения причины срыва плановых заданий.
Перед началом проведения наблюдения директор предприятия обязан опубликовать соответствующее распоряжение с назначением должностного лица для осуществления хронометража. Назначенное лицо обязано ознакомиться с распоряжением и алгоритмом наблюдения.
Процедура хронометража осуществляется в несколько шагов:
- Шаг 1. Подготовка к осуществлению замеров, с изучением операции, подбором работников, чьи действия подлежат фиксации. Также понадобиться определиться с численностью замеров, которые придется выполнить.
- Шаг 2. Составление документа для отображения результатов измерений.
- Шаг 3. Ознакомление подобранных работников с предстоящими замерами его действий.
- Шаг 4. Обеспечение самих измерений во время работы.
- Шаг 5. Анализ результатов измерений.
- Шаг 6. Составление рекомендаций для улучшения текущего положения вещей.
Работников, деятельность которых будет наблюдаться, подбирают исходя из цели хронометража:
- Например, при утверждении норм времени, понадобиться подобрать работников со средней или высокой степенью производительности.
- При установке норм выработки плана, подбирают работников, не выполняющих план.
- При установке нормативов обеспечивают наблюдение за работниками, обладающими высокой квалификацией и высокими показателями производительности.
Наблюдатель обязан неотрывно следить за всем процессом работы работника. Для этого ему надо будет заранее выбрать место наблюдения и в процессе замеров не отвлекаться на посторонние общения, обеспечивая замеры каждой операции, в том числе, краткие перерывы.
На каждую операцию выполняется несколько замеров, с последующим определением средне арифметического значения.
Хронометраж рабочего времени – коротко о главном
Прародителем хронометража считается русский ученый биолог Александр Любищев. 56 лет своей жизни методично записывал все свои занятия. На что тратил время эффективно, где можно уменьшить потери. Подробно почитать можно в книге про выдающегося профессора Даниила Гранина «Эта странная жизнь»
Представляете, человек вел учет своего времени 56 лет!!!
А уже тайм-менеджмент вырос из техники фотографии рабочего дня в полноправную отрасль.
В своей деятельности, работая в сфере Лин-Технологий, применяла и этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Более подробно обо всех инструментах Бережливого Производства можно прочитать здесь.
Суть метода проста – инвентаризация своего рабочего времени, измерение продолжительности операции по отдельности и рабочего дня в целом. Может применяться локально, для подпроцессов и этапов бизнес-процесса. И для снятия фотографии рабочего дня специалиста.
Результат – сокращение потерь и повышение продуктивности.
Для чего нужна фотография рабочего времени?
Для определения эффективности собственной работы, производительности. Актуально и бывает полезна, для руководителей любого звена (отдельно, в статье приведены примеры практического использования при фотографии рабочего дня руководителя).
В качестве инструмента самоанализа и в качестве метода оценки эффективности работы своих сотрудников.
Цели хронометража
- Для понимания структуры участка, например, для дальнейшего составления матрицы компетенции
- Для понимания доли потерь в общем рабочем дне (описание всех возможных вариантов потерь с примерами в отдельной статье)
- Насколько эффективны предпринятые управленческие решения
Приведу пример из практики. Цель замеров структуры рабочего времени была уменьшение переработок. Изначальная ситуация: в неком отделе сотрудники беспощадно работали до 22, а то до 23 часов (при нормированном 8 часовом дне).
Было предложено провести фотографию рабочего дня у всего отдела, проанализировать и дать рекомендации для улучшения ситуации.
Процент продуктивности, как на ладони: чем занимается человек, и структура занятий и время. Весьма полезен хронометраж при сдельной оплате труда. Сами сотрудники могут сознательно и без искажений замерить свой рабочий день. Они заинтересованы в том, чтобы увеличить свою производительность. А значит, и повлиять на оплату труда. В других сферах, где оплата труда почасовая, такая оценка деятельности весьма полезна руководителям для применения.
Цели могут быть разные, от сокращения цикла производственного бизнес-процесса, до перемещения людей внутри структуры.
По одной фотографии рабочего дня можно определить квалификацию сотрудника. В будущем, возможно, понаблюдать и записать в кадровый резерв. Это объективная оценка труда. Факты, с чем не поспоришь. Полученный анализ — отличное подкрепление при составлении общей карты процесса (про картирование можно почитать отдельно).
Способы проведения фотографии рабочего времени:
- Участниками процесса
- Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
- В программе (автоматический).
В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.
Как проводить хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.
Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:
- Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
- Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.
Виды хронометража бывают
- Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
- Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».
5 задач хронометража рабочего времени менеджера
Хронометраж рабочего времени менеджера способствует:
- выявлению потерь времени (перекуры, разговоры, перекусы). Руководитель подразделения может изучить хронофаги, отвлекающие специалистов от работы;
- установлению отклонений существующих результатов от норм, предусмотренных политикой компании;
- формированию эффективных способов и алгоритмов оперативного исполнения трудовых функций;
- составлению положений и инструкций, способствующих достижению плановых показателей и росту объемов продаж;
- повышению результативности работы отдела (увеличивает конверсию воронки продаж, количество закрытых сделок).
Обратите внимание на тот факт, что государственные органы не обязуют работодателей проводить хронометраж. Это целиком и полностью инициатива руководителей и собственников компаний
Другими словами, если руководящий состав фирмы приходит к выводу о необходимости осуществления анализа рабочего времени, оно инициирует проведение данной процедуры.
Для начала создается соответствующий приказ. Законодательство не регламентирует форму этого документа, поэтому она может быть произвольной. Далее начальник отдела должен проинформировать сотрудника, чья деятельность будет замеряться, о времени и способе проведения хронометража.
В ходе исследования анализируются такие факторы, как моральное состояние менеджера, организация рабочего места и другие аспекты, способные объяснить, почему затрачиваемое работником время не соответствует установленным нормам.
В зависимости от цели измерений оценке подвергается либо весь рабочий процесс, либо отдельные его операции.
Финальный этап – разработка нормативов на конкретные операции.
Алгоритм составления хронометража рабочего времени менеджера по продажам
1. На какие показатели ориентироваться при составлении карты рабочего дня.
Целесообразно сфокусироваться на таких факторах:
- активность работника;
- моменты начала и окончания процедуры;
- длительность процесса;
- сопоставление активности и этапа продажи;
- количество времени, затраченное на профильную деятельность;
- количество времени, затраченное на непрофильную деятельность;
- количество времени, затраченное на личные нужды.
Составление карты рабочего времени предполагает обязательное присвоение каждой активности своей категории. Другими словами, нужно соотнести активность и стадию процесса продаж.
Приведем пример. Если менеджер, специализирующийся на закрытии сделок, отвечает на входящие звонки, он осуществляет непрофильную деятельность. Если он ведет переговоры с постоянным клиентом, он также выполняет непрофильную функцию. Это значит, что на свои активности он тратит недостаточно времени, что приводит к сокращению объемов продаж.
Руководитель должен отслеживать действия «хантера» и эккаунт-менеджера («фермера»).
2. Алгоритм внедрения хронометража рабочего времени менеджера.
Заполнение карты рабочего времени
Выполнение этого этапа можно доверить самим менеджерам (достаточно двух-трех сотрудников). За качественное выполнение дополнительной работы их можно премировать.
Такой подход положительно скажется на лояльности специалистов, нивелирует их реакцию на ужесточение дисциплины, поможет создать команду реформаторов и облегчит внедрение изменений в будущем.
Контроль
Осуществляйте проверку правильности заполнения документа в течение рабочего дня. Раз в два часа оповещайте сотрудников о результатах.
Подведение итогов
Проанализируйте, сколько времени уходит у менеджера на выполнение активности, и соотнесите ее с этапом продаж. В ситуациях, когда сотрудник тратит больше 20 % времени на непрофильные функции и меньше 20 % на профильную деятельность, можно говорить о неэффективной работе. Такие активности требуют корректировки.
3. Как внедрить результаты контроля хронометража рабочего времени.
Подведя итоги, выполните следующие действия:
Измените функционал менеджера.
Если сотрудник уделяет много времени осуществлению административных функций, целесообразно часть из них делегировать другому работнику или аутсорсинговой компании.
Экономия может показаться незначительной, но, если суммировать показатели всего отдела, она составит около 15 часов.
Установите режим дня.
Определите, какие действия совершает менеджер не по плану.
Может быть, он хаотично проверяет электронную почту, незамедлительно отвечает на пришедшее письмо. Может быть, получив запрос от клиента, он стремится выполнить его сразу, забыв о необходимости созвониться с другими покупателями.
В этом случае целесообразно ввести режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, регламентированными перерывами, установленными периодами для совещаний и обсуждений.
Если действующая структура не способствует достижению плановых показателей, ее стоит скорректировать.
Автоматизируйте бизнес-процесс продажи.
Составьте описание идеального процесса реализации, учтя все выявленные с помощью карты рабочего дня узкие места. Определите число и состав этапов для каждой стадии процесса, входные и выходные точки каждой фазы, ответственных лиц и KPI, способствующих достижению стратегической цели.
Пропишите алгоритм оптимизации CRM-системы и приступайте к его выполнению.
Внедрите методы нестандартного мышления.
Если в непонятной ситуации ваши сотрудники собирают летучку и тратят несколько часов на обсуждение проблемы, значит, они привыкли мыслить шаблонно и не умеют быстро принимать решения.
Научите сотрудников оперативно реагировать на любые условия, выбивающиеся из привычного ритма. Чем быстрее будет решен вопрос, тем скорее менеджер сможет вернуться к своим прямым обязанностям.
Избавьтесь от многозадачности.
Если менеджер занимается несколькими делами одновременно (рассылает коммерческие предложения и ведет телефонные переговоры), стоит указать ему на недопустимость такого подхода.
Обоснованием служит снижение качества деятельности на 30–50 %.
Как понять, что клиент готов купить?
Внедрение карты рабочего дня помогает получить информацию, необходимую для увеличения объемов продаж.
Как начать внедрять хронометраж
Теперь о главном — как внедрить систему в вашу повседневную жизнь с уже устоявшимися укладами. Мы рекомендуем начать с простейшей таблицы хронометража рабочего времени. Пример таковой — смотрите ниже:
Задача | План | Факт | Расхождение |
Написать статью | 2 часа | 2 часа 23 минуты | -23 минуты |
Создать видео | 1 час | 55 минут | +5 минут |
Простая таблица поможет вам быстро анализировать свою производительность и реализовывать выводы. Это отличный образец хронометража рабочего времени.
Лайфхак для плана: старайтесь делать так, чтобы длительность решения задачи не превышала 1 час. Если вы заведомо знаете, что показатель уйдет за пределы 60 минут, то разбейте задачу на подзадачи. Так, вы сможете тщательнее анализировать вашу работу и полученные результаты.
Этапы хронометража
Хронометраж проходит в четыре этапа.
Подготовка к наблюдению. На этом этапе наблюдателю нужно:
- ознакомиться с информацией о сотрудниках учреждения, в отношении которых будет осуществляться исследование. Это могут быть следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, его возраст, образование, стаж работы (общий и по специальности), занимаемая должность, наличие специализации, прохождение курсов повышения квалификации, квалификационная категория;
- ознакомиться с внутренними документами учреждения, касающимися конкретного подразделения, в котором планируется провести хронометраж, и должностными инструкциями работников;
- детально изучить рабочие места наблюдаемых, оснащенность всем необходимым для работы;
- подготовить специальные бланки, куда будут записываться результаты наблюдения (хронокарты).
Как видим, большую часть информации, необходимой для подготовки к осуществлению хронометража, предоставляет учреждение. Затем нужно утвердить перечень отдельных трудовых операций, подлежащих хронометрированию. С сотрудниками, рабочее время которых будет замеряться, проводится соответствующий инструктаж. Наблюдателю следует установить с изучаемым персоналом доброжелательные отношения — это повысит достоверность исследования.
Наблюдение. Фиксируются все трудовые операции работника. Полученные данные — порядок и наименование трудовых операций и затраты труда, определяемые по текущему времени, — заносятся в хронокарту. Текущее время, в отличие от фиксированного, когда измеряется непосредственно длительность каждой операции, определяется по обычным часам с секундной стрелкой. При этом в карте наблюдений отмечается время начала каждой последующей трудовой операции, означающее и окончание предыдущей.
Для правильного измерения длительности операции необходимо установить ее границы, то есть фиксажные точки. Речь идет об отчетливых внешних признаках, соответствующих моментам начала и окончания трудового действия. Иными словами, каждая трудовая операция должна иметь начальную и конечную фиксажные точки. При этом конечная фиксажная точка предыдущей операции должна совпадать с начальной фиксажной точкой следующей операции. Чтобы определить продолжительность трудового действия, нужно из времени начала операции вычесть время начала предыдущей операции.
Важно, что наблюдатель начинает интерпретировать полученные сведения прямо во время замера. Для этого используются следующие способы:
- визуальное наблюдение за действиями сотрудника;
- сравнительный анализ собранных данных;
- установление зависимости между полученной информацией, касающейся действий работника, и иными факторами, имеющими значение для его трудовой деятельности.
Обработка полученных данных. На этом этапе рассчитываются средние затраты времени (путем выведения средней арифметической величины по всем замерам) и устанавливается расчетное время на выполнение той или иной трудовой операции.
Анализ результатов. Здесь выявляются нерациональные затраты и прямые потери рабочего времени, разрабатываются предложения относительно обоснованных норм труда, рекомендации по совершенствованию рабочих операций. В процессе анализа также формулируются выводы об адекватности нагрузки сотрудников, эффективности их работы, необходимости кадровых перестановок, составляется план мероприятий по улучшению использования имеющихся в учреждении трудовых ресурсов.
Примеры хронометража рабочего времени менеджера по продажам
Рассмотрим первый пример. В нем представлен наблюдательный лист индивидуальной фотографии среды.
Должность: менеджер по продажам. Длительность рабочей недели: 5 дней. Длительность рабочего дня: 9 часов. Начало смены: 9 часов 00 минут. Окончание смены: 18 часов 00 минут. Длительность обеденного перерыва: 1 час. Начало обеда: 14 часов 00 минут. Окончание обеда: 15 часов 00 минут.
Таблица: Наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени менеджера по продажам (среда)
№п/п |
Элементы операций и виды работ |
Текущее время |
Продолжительность, мин |
Индекс |
|
начало |
конец |
||||
Приход на рабочее место |
9:10 |
||||
Подготовка рабочего места |
9:10 |
9:30 |
|||
Обслуживание клиента |
9:30 |
10:00 |
|||
Чтение электронной почты |
10:00 |
10:15 |
|||
Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ними |
10:15 |
10:35 |
|||
Проверка наличия оплаченных товаров на складе |
10:35 |
10:45 |
|||
Обслуживание клиента |
10:45 |
11:00 |
|||
Уход по личным делам |
11:00 |
11:05 |
|||
Составление заказа поставщикам |
11:05 |
12:00 |
|||
Обслуживание клиентов |
12:00 |
13:05 |
|||
Переговоры с контрагентом |
13:05 |
13:30 |
|||
Обслуживание клиентов |
13:30 |
14:00 |
|||
Обед |
14:00 |
15:00 |
|||
Обслуживание клиентов |
15:00 |
16:00 |
|||
Уход по личным делам |
16:00 |
16:10 |
|||
Отдых |
16:10 |
16:27 |
|||
Разговор с сослуживцем на личную тему |
16:27 |
17:45 |
|||
Обслуживание клиента |
17:45 |
17:55 |
|||
Составление плана на следующий день |
17:55 |
17:58 |
|||
Выключение компьютера |
17:58 |
18:00 |
|||
Уход с работы |
18:00 |
Второй пример. Он также описывает рабочий день менеджера.
Хронометраж рабочего времени менеджера по персоналу мало чем отличается от хронометража менеджера по продажам. Цель и того и другого заключается в оптимизации бизнес-процессов организации. Для этого замеры должны быть сделаны правильно. Не стоит злоупотреблять частым проведением измерений. Это может спровоцировать недовольство персонала или даже протест.
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно
Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!
Особенности измерения времени
Перед началом исследований определяют:
- Как именно будет проведена работа – непрерывное наблюдение за отделом, сотрудником (в течение нескольких дней, недель, месяцев).
- Измерение выборочных (отдельных) моментов – например, только этапа ремонтных работ, только этапа телефонных переговоров, рассылки коммерческих предложений и т.п.
- Цикловой хронометраж – т.е. изучение только циклически повторяющихся видов деятельности (подготовка отчетности, переговоры и т.п.).
Не менее важно определиться и со способом измерения:
- Традиционный метод предполагает организацию исследования с помощью обычного наблюдения, т.е. сотрудник периодически наблюдает за другими, вносит записи.
- Чаще всего заполнение бланка производится на основе средств видео наблюдения. Такой метод позволяет получить более объективную информацию. Сотрудники меньше отвлекаются на то, что за ними ведется видео наблюдение. Если же контролировать их действия «вручную», это может привести к искажению конечных результатов.
На этапе собственно измерения необходимо сразу классифицировать все действия сотрудников на несколько категорий:
- Процессы, происходящие без циклического повторения. Это обычные действия, которые совершаются разово за отдельный период. Например, работник однократно может копировать документы (в случае необходимости), заполнять отдельные бумаги, проводить телефонные переговоры с теми партнерами, с кем обычно не общается и т.п.
- Процессы с циклической периодичностью займут основной бюджет рабочего времени. Это и есть функциональные обязанности, связанные с рутинным выполнением повторяющихся действий. Например, ремонтные работы, обучение сотрудников, проведение телефонных переговоров, копирование и заполнение документов, работа с клиентами, покупателями и т.п.
- Сменяющаяся очередность – здесь речь идет о работников со «сложными» обязанностями, которые включают в себя сразу несколько циклов. Эти циклы могут комбинироваться и пересекаться. Например, менеджер по продажам вынужден одновременно проводить телефонные переговоры и сразу фиксировать результаты переговоров (в том числе промежуточные) любыми доступными средствами.
Видео комментарий по этой теме можно увидеть здесь.
Что такое хронометраж рабочего времени?
Хронометраж это запись всего, что человек делает в течение рабочего дня. Здесь мы включаем полностью все: рабочие задания, перерывы, совещания, встречи и пр. В идеале каждому нужно фиксировать хронометраж всего дня — сколько времени идет на сон, на работу, на хобби, семью и пр. Это позволит человеку увидеть куда направлена эго жизнь и что отнимает драгоценное время.
Делать записи необходимо максимально точно и в течение 1-2 недель. После чего:
- Проанализировать полученные данные.
- Найти те дела, которые отнимают время, но взамен не продвигают компанию к достижению целей.
- Решить, какие изменения нужны.
- Внедрить изменения.
Хронометраж — это тот инструмент, который помогает понять: почему нет главного — результата. Несмотря на то, что есть цели, действия по их достижению и мотивация.
Хронометраж позволяет понять, какой эффект от затраченных усилий и приносят ли они плоды.
Хронометраж рабочего времени: образец
Сразу скажем, что подобный отчет должен быть детально описан. Не подойдет описание по типу: 9.00 – сел за компьютер и начал работать; 11.00 – взялся за другой проект; 12.00 – пошел на обед. Запомните, это плохой образец хронометража рабочего времени. Такой подход Вам даст ровно ничего.
Также необходимо запомнить, что сначала нужно фиксировать свою деятельность в бланке, а только потом приступать к тому, что вы написали. Какая выгода от использования хронометража:
- Отчеты о проделанной работы показывают практически достоверные и информативные данные.
- Работники автоматически повышают самомотивацию и концентрацию, что повышает уровень производительности всего предприятия.
- Заслуженный отдых. То есть, когда перерыв вносится в хронометраж, работник может без каких-либо угрызений совести на 10-15 минут уйти на заслуженный отдых.
Кто должен составлять документ
Готовит данный документ эксперт организации, проводящей СОУТ. Но как показывает практика, эта обязанность может передаваться ответственным лицам, мастерам, бригадирам и так далее.
И так как у них своя лаборатория, все аттестовано, поэтому, собственно говоря, задание распределили по мастерам.
И опять же, при составлении хрономеража работодателю лучше участвовать лично, в больших организациях часто составляет этот документ именно он, чтобы более четко оценить рабочее место.
Пользу этой идеи доказывает один случай в моей практике. В 2021, когда проводили спецоценку у нас в компании, специализированная организация сначала сама составила хронометраж, из-за чего у нас вышли очень высокие классы вредности на рабочих местах, то есть там вообще все подряд им должны были платить, хотя по факту такого не было. В итоге потом пришлось все пересматривать
Произошла данная ситуация, потому что хронометраж рабочего времени составляется путем опроса работников и непосредственных руководителей, хотя по факту нужно отталкиваться и от видения ситуации специалиста по охране труда для более правильного проведения специальной оценки условий труда.
Как составить
Хронометраж рабочего дня – это незамысловатый простой документ, в котором в табличной форме отображается процессы, которые происходят в рабочее время: получение задания, выполнение этого задания, вплоть до перекуров, обедов и всем тем, чем занимается работник в течение рабочего дня.
Данные оформляются на листе, где фиксируется фамилия, имя, отчество, должность. И поминутно расписывается весь рабочий день, но не как он проходит именно в текущем времени, а в среднем за год – усредненное значение.
Каждый процесс отображается во временном промежутке, то есть допустим получение задания с 8-00 до 8-10, его выполнение подробно описанное, перекур с 10-00 до 10-15 и все в таком духе.
Способы проведения фотографии рабочего времени:
- Участниками процесса
- Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
- В программе (автоматический).
В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.
Как проводить хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.
Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:
- Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
- Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.
Виды хронометража бывают
- Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
- Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».