Особенности хранения электронных документов

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

• в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
• режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга

Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “”, далее – Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ,  Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения – 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других – большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):  а) сводная годовая (консолидированная) – постоянно;  б) годовая – постоянно;  в) квартальная – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);  г) месячная – 1 год (при отсутствии квартальных – постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном

И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.
• Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.
• Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.
• Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.
• Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Где следует хранить документы бухучета?

Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).

Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. 

Как и в чем хранить документы дома

Ценные документы прячут от посторонних глаз. Рабочие бумаги находятся на виду. Следует держать вдали от детей. Необходимо спрятать от домашних животных. Грамотное хранение должно решать перечисленные задачи.

Содержите ли вы документы в порядке?

ДаНет

Пошаговая инструкция:

1. Выбрасываем старые, лишние инструкции, квитанции, чековые книжки, ненужные гарантии.
2. Проводим сортировку. Раскладываем отдельно бумаги: недвижимость, паспорта, медицинские полюса, договора, ксерокопии. Либо делим на пакеты по членам семьи.
3. Выбираем систему хранения. Ниже предоставим актуальные способы.
4. Раскладываем по местам.
5. Поддерживаем порядок — возвращаем в определенные места.

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

https://youtube.com/watch?v=E6w1R6fCtb4

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Удобные системы хранения и папки для документов

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Подготовка к хранению документов

Вся процедура хранения состоит из двух больших этапов:

1. Нахождение непосредственно в организации – кабинете бухгалтера, делопроизводителя.
2. Перевод сведений в архив.

Касательно первого этапа, никаких определенных и четких требований закон не устанавливает. На уровне предприятия могут выдвигаться отдельные условия. Вместе с этим, при подготовке к передаче дела в архив следует поработать. Весь объем разрозненных бумаг нужно привести в порядок и структурировать по хронологии. При этом необходимо совершить следующие действия:

Собрать документы и объединить их в папку. Примечательно, что одна сшивка не может содержать более 250 страниц, если это так – следует делать несколько томов.

Собранные бумаги необходимо сшить или переплести. Это делается как вручную, так и на специализированных машинах типографии, кому как удобно

При передаче дела в архив, оно не должно распасться, что важно, поэтому происходит сшивка.
Пронумеровать страницы. Не имеет значения место нумерации, чаще всего это нижний правый угол иногда числа ставят в верхней стороне.
Сформировать опись – это таблица, где указывается порядковый номер документа, название и количество страниц, которое он занимает.
Подготовить лист-заверитель, в нем фиксируется количество страниц дела, указывается соответствие нумерации и ставится подпись.
Сделать обложку, чаще всего она формируется из картона

На ней указываются реквизиты дела и сроки хранения. Как правило, обложки приобретаются в магазине канцелярии.

Снижаем суммарный объем вещей

Первое, что приходит в голову — снизить значение числителя, т.е. избавиться от всякого хлама.

Безжалостно выкидываем на помойку:

• Рваную, сильно заношенную одежду и обувь, которые вы уже не носите;
• Многочисленные пакеты и остатки от упаковок;
• Неисправную электронику и бытовую технику;
• Поломанные игрушки (если ребёнку не нужны);
• Бесплатные газеты, бумажки с записями.

Продаём в интернете:

• Телевизор (вредит умственному развитию, занимает место на стене);
• Картины (вместо них повесим полочки);
• Все ненужные, но годные вещи.

После появления электронных книг вырубать деревья ради печати традиционных — вопиющее варварство.

Возможно, что у вас скопилось столько хлама, что за день его уже не выкинешь. Тогда избавляемся каждый день хотя бы от одной вещи. Главное, делать это регулярно.

Нормативная база

Порядок организации работы предприятий регламентирован законодательством на федеральном уровне, а значит, обязателен для исполнения на территории всего государства. Рассматривая нормативную основу, нужно знать структуру следующих законов:

Трудовой Кодекс РФ, а именно – ст. 230, 230.1. Они регламентируют основы оформления документов, материалов для расследования несчастных случаев на производстве. В законе заложены основы делопроизводства организаций как работодателей.

ФЗ № 125-ФЗ, изданный еще 22 ноября 2004 года. Нормативный акт достаточно четко и подробно регламентирует принципы ведения делопроизводства в РФ, не только в компаниях, но и в органах государственной власти

Важное положение, устанавливаемое статьями акта, это продолжительность хранения сведений.
Приказ Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558, который фиксирует Список форм и образцов

Здесь закреплены правила составления отдельных актов и формы, по которым они должны быть разработаны.
Решение Росархива, содержащее информацию о Правилах действия архивов. Несмотря на то, что документ является рекомендательным, то есть не обязателен для исполнения, в нем закреплены важные положения, касающиеся создания и поддержания архивов.

Интересно, что каждый из указанных нормативов закрепляет общие рекомендательные положения, которые конкретизируются локально – на уровне Устава предприятия. Руководителям и учредителям нужно понимать общие принципы построения работы, на основе которых будут строиться статьи Устава, внутренние правила и иные локальные акты.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236. 

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см

здесь.

О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Общие положения

1.1 Настоящее положение определяет порядок текущего контроля успеваемости, учета и хранения результатов обучения и проверки знании слушателей в АНО ДПО «Главная Дорога». Настоящее Положение разработано в соответствии с:- Федеральным законом от 29.12.2012 г. с изменениями и дополнениями до 02.03.2016 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» ст. 28, п.11: об индивидуальном учете результатов освоения обучающимися образовательных программ, а также хранении в архивах информации об этих результатах на бумажных и (или) электронных носителях;- Приказом № 499 от 01.07.2013 г. Министерства образования и науки Российской Федерации «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам» (с изменениями на 15.11. 2013 г.);- Приказом № 37 от 29.01.2007 г. Федеральной службы по Экологическому, технологическому и атомному надзору «Об порядке подготовки и аттестации работников организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (с изменениями на 30.06.2015 г.);- Уставом АНО ДПО «Главная дорога»1.2. Образовательная деятельность направлена на подготовку квалифицированных специалистов в соответствии с утвержденными программами дополнительного профессионального образования и профессионального обучения.1.3. Главной задачей по подготовке специалистов является обеспечение качества профессиональной подготовки слушателей. Качество освоения образовательной программы дополнительного профессионального образования и профессионального обучения оценивается посредством текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестации слушателей.1.4. Проведение промежуточной аттестации знаний слушателей осуществляется в соответствии с настоящим Положением, согласовано требованиям внутренней документации и направлено на повышение качества образовательной деятельности учебного процесса.1.5 Итоговая аттестация предполагает выявление уровня освоения всей программы.1.6. Положение является локальным актом, обязательным для всех участников образовательного процесса и регулирующим организацию учета успеваемости, порядок учета результатов, порядок хранения в архивах информации об этих результатах, форму хранения, а также определяет лиц, осуществляющих учет (хранение) результатов освоения обучающимися образовательных программ и устанавливает ответственность этих лиц.1.7. Положение регламентирует деятельность преподавателей и администрации АНО ДПО «Главная дорога» по учету ответов и работ, обучающихся по дисциплинам, учебной и производственной практики.1.8. Положение принимается на неопределенный срок и изменяется по мере изменения законодательства в порядке, предусмотренном Уставом.1.9. АНО ДПО «Главная дорога» осуществляет учет освоения обучающимися образовательных программ и фиксируется в журналах теоретического обучения и справках о прохождении практики.1.10. Преподаватели несут дисциплинарную ответственность за невыполнение требований настоящего локального акта по учету и фиксированию успеваемости обучающихся.1.11. Лицо, ответственное за хранение данных об учете результатов освоения обучающимися образовательных программ, назначается Приказом директора.

Почистите рабочий стол

Идеальный рабочий стол на компьютере — как и в реальности, — должен находиться в порядке

Оставьте на нем только самое важное: несколько ярлыков на самые необходимые приложения или папки и, возможно, несколько файлов, которые используете ежедневно. Захламленный рабочий стол способен существенно тормозить работу компьютера — да и самому пользователю требуется больше времени на то, чтобы найти на нем нужный файл

Как правило, у многих из нас есть тяжелые файлы, с которыми не хочется расставаться, но которые слишком много весят. Чтобы не удалять безвозвратно фотографии, видеоролики, PDF или что-то другое, чем вы дорожите, найдите для архива другое место хранение — облако или SSD-накопитель. Ваш компьютер вздохнет с облегчением, а вы будете знать, куда заглянуть за нужной информацией. Это удобно, практично, и плюс ко всему, маленькие устройства для хранения данных достаточно симпатичные и надежные. На рынке доступны модели на любой вкус.

Мы рекомендуем завести привычку наводить порядок на рабочем столе регулярно: например, по пятницам, или даже в конце каждого рабочего дня.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Что такое архиватор

Архиватор – это такая специальная программа, при помощи которой можно архивировать файлы (папки с файлами) и доставать их из архива. Другими словами, это та программа, которая помогает сжимать файлы, а также упаковывать их для более удобной пересылки по электронной почте.

Сейчас мы проверим, есть ли такая программа на Вашем компьютере. Для этого откройте любую папку, например, «Документы» или «Локальный диск D». Нажмите правой кнопкой по любому файлу или любой папке внутри.

Если в списке среди прочего будет пункт «Добавить в архив» (Add to archive) или пункт «7 Zip», то программа-архиватор на Вашем компьютере имеется. А если ничего похожего Вы не видите, то, скорее всего, на компьютере ее нет.

Как и большинство программ, архиваторы бывают платные и бесплатные. То есть те, которые можно легально и совершенно бесплатно скачать из интернета и установить к себе на компьютер, и те, за которые нужно платить деньги. Если, когда Вы проверяли, установлена ли на компьютере такая программы, Вы увидели пункты, которые начинаются со слов «Добавить в архив» (или «Add to»), то на компьютере установлен платный архиватор. Называется он WinRaR.

WinRaR — это прекрасная, очень удобная программа, но, увы, она платная. Если она есть на Вашем компьютере, то тут два варианта: либо за нее не нужно платить и можно пользоваться сколько угодно, либо через какое-то время она перестанет работать. Чуть позже мы это проверим. И если окажется, что у Вас «неполноценный» вариант, то имеет смысл скачать и установить бесплатный архиватор 7 Zip.

А если же при проверке Вы нашли у себя пункт 7 Zip, то на компьютере установлен бесплатный архиватор.

Скачать 7Zip можно бесплатно с официального сайта 7-zip.org. После загрузки запустите файл и установите программу. Она полностью бесплатная.