Какие бывают виды документов?

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации,свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского — “необходимое”).Реквизитами  являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).Документ без реквизитов не имеет юридической силы.То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.
Рис. 1. Классификация и виды документов

Документы, удостоверяющие личность граждан РФ

Удостоверений личности граждан РФ не так уж и много. При этом многие люди считают, что в их перечень входят такие бумаги как водительское удостоверение, пенсионное удостоверение, охотничий билет и т.д. Однако закон не наделяет данные документы статусом официально подтверждающих личность. Об этом мы еще поговорим ниже.

Схема содержит список документов, удостоверяющих личность гражданина РФ официально.

А сейчас, расскажем о каждом из этих документов.

Это документ выдается всем лицам, родившимся в России – самым маленьким гражданам страны. Он актуален вплоть до выдачи ребенку паспорта, то есть до 14 летнего возраста.

Паспорт гражданина Российской Федерации

Перечень документов, удостоверяющих личность взрослого гражданина РФ, открывает паспорт. Паспорт – это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ на территории России. У граждан должен быть паспорт, если они достигли возраста 14 лет.

Бланк паспорта изготавливается по единому образцу, на русском языке. Размер документа – 88 на 125 мм, 20 страниц в обложке, нумерация с орнаментом, продублирована в центре каждой страницы.

Примечательно, что при изготовлении паспорта гражданина России используется 3 вида защитных волокон (в том числе металлизированная нить, меняющая цвет в зависимости от угла зрения), водяные знаки, различимые на свету.

Паспорт гражданина России введен в действие Указом Президента РФ «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации» от 13.03.1997 № 232 . Его бланк и правила выдачи утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 . Старые паспорта СССР меняли на новые, российские, достаточно длительный период времени – с 1997 до 2004 год.

Паспорт включает в себя следующие данные:

1. Фамилию, имя, отчество гражданина.
2. Дату рождения.
3. Место рождения.
4. Фото.
5. О регистрации гражданина и снятии с учета.
6. Об отношении гражданина к воинской обязанности.
7. О браке (семейном положении).
8. О детях.
9. О ранее выданных паспортах.
10. О группе крови и резус-факторе (вносятся по желанию).
11. Об ИНН (вносятся по желанию).

Заграничный паспорт гражданина РФ

Загранпаспорт – это документ, который удостоверяет личность гражданина России за пределами страны (именно так он именуется официально). Заграничный паспорт необходим не только для того, чтобы выехать за границу, но и для получения виз в другие страны. Кроме того, почти повсеместно его можно предъявлять вместо паспорта гражданина России, например сотрудникам полиции, при покупке алкоголя и т.д.

Введен в действие загранпаспорт Указом Президента РФ от 21.12.1996 № 1752 . Требования к его форме и содержанию установлены Постановлением Правительства РФ от 14.03.1997 № 298 . Порядок получения отражен в Приказе МВД России от 27.11.2017 № 889 .

Выдают загранпаспорта в Управлениях по вопросам миграции МВД РФ. Срок оформления – месяц, если документы поданы по месту жительства, и 4 месяца – если документы поданы по месту пребывания. Можно получить заграничный паспорт через «Мои документы » (МФЦ).

Дипломатические паспорта выдаются дипломатам, иным гражданам, которые обладают дипломатическим иммунитетом, членам их семей.

Наличие такого документа в перечне удостоверяющих личность обусловлено служебной необходимостью, он необходим для выезда за рубеж.

Служебный паспорт

Служебный паспорт выдается штатным работником дипломатических учреждений и консульств, военнослужащим, которые служат за рубежом, а также госслужащим, членам семей перечисленных категорий граждан, для служебной деятельности в иностранных государствах.

Заграничный паспорт гражданина бывшего СССР

Такие паспорта оформлялись вплоть до 2001 года, ввиду отсутствия бланков загранпаспортов РФ. Они действуют только до истечения срока, на который выданы.

Таким образом, несмотря на то, что формально данный документ считается документом, удостоверяющем личность, он не используется, так как срок действия в настоящий момент уже истек.

Удостоверение личности военнослужащего РФ

Такие документы выдаются исключительно военнослужащим и гражданам, которые пребывают в запасе. К их числу относятся, в том числе, военные билеты солдата, матроса, сержанта, старшины, прапорщика, мичмана, офицера запаса.

Временное удостоверение личности

Временное удостоверение выдается на срок оформления паспорта. Форма его утверждена на законодательном уровне – В Приложении № 2 К Приказу МВД России от 13.11.2017 № 851 . Изготавливается данный документ на перфокарточной бумаге, его размер – 176 на 125 мм.

Электронный документооборот

Выше шла речь о бумажных документах, т. е. о документах, которые печатаются на бумаге, т. е. о бумажном документообороте.

Альтернатива бумажному документу – электронный документ. Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.

Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета – всемирной компьютерной сети.

Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами.

В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.

В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде – с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какие-либо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.

Компьютеризация позволяет избавить бухгалтеров и других работников от двойной работы. При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.

показать содержание

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции.

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

• информационная — закрепление, хранение, передача информации;
• социальная — регулирует отношения человека и общества;
• коммуникативная — передача, обмен, преемственность информации;
• культурная — служит памятником истории и культуры.

Специальные

Специальные зависят от области применения:

• правовая — регулирует общественные правоотношения;
• управленческая — регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
• исторического источника — сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
• учетная — фиксация количественных характеристик;
• познавательная — получение, передача знаний.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность	5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность	1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета	5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета	5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов	4 года
Налоговые декларации	5 лет
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС	5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование	5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)	5 лет
Документы, связанные с ККТ	5 лет
Документы по охране труда	5 лет
Трудовые договоры	75 лет
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников	75 лет
Личные карточки работников	75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)	3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета	75 лет

Трудовая документация

В перечень обязательных трудовых документов входят:

1. Документация, оговаривающая штатное расписание. Можно создавать типовой формат;
2. Правила, уточняющие внутренние распорядки в соответствии со статьей 189 трудового законодательства;
3. Документация, уточняющая положение оплаты трудовой деятельности в соответствии с главой 21 трудового законодательства;
4. Документация о нормативных актах по трудовой деятельности согласно статье 212 трудового законодательства;
5. Список документации по трудовой деятельности в соответствии с особенностями трудовых отношений (согласно статье 212 трудового законодательства);
6. Трудовые договорённости в соответствии со статьей 57 трудового законодательства, в том числе и письменная договоренность с директором);
7. Перечень спецификаций и рабочих вакансий в соответствии с статьей 221, 223, 222 трудового законодательства с обязательной инструкцией по каждому виду работ;
8. Инструктаж по охране трудовой деятельности в соответствии с действующим постановлением 1/29;
9. Документация, уточняющая страховые взносы по несчастным случаям и при приобретении профессионального заболевания согласно статье 212 трудового законодательства;

Вся деятельность производственного характера в обязательном порядке должна быть зарегистрирована должным образом. На основании действующих правовых актов, все частные и коммерческие компании, а также фирмы, должны иметь устав и положения, дополнительные инструкции. Это документация организационного характера. Это необходимость каждого учреждения.

Организационные документы фактически регулируют функционал и задачи, структурные подразделения компании. То есть здесь организуется трудовая деятельность, выполняются права и обязанности, регулируется ответственность руководства. Это внутренняя документация, особенности которой нужно выполнять в полной мере.

Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

• к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
• логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
• творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Хранение документов

Срок хранения большинства первичных документов – пять лет. Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения, должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.

Для хранения документов организация может создать архивную службу.

Упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.

Первичные документы одного вида формируются в так называемые дела, т. е. папки.

Организации имеет смысл периодически определять свою номенклатуру дел, т. е. систематизированный перечень наименований дел. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

Некоторые переходящие дела не закрываются даже по завершении календарного года.

Дело должно содержать опись хранящихся в нем документов. Документы следует размещать в деле в определенном порядке, например, в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.

На обложке папки должно быть указано название организации и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.

Срок хранения дела зависит от находящихся в нем документов.

Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности
делятся на два класса:

-документы по общим и административным вопросам (вопросы
общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие  документы
могут составлять работники всех подразделений.

-документы по функциям управления. Эти документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

-по способу документирования

-рукописные;

-электронные;

-графические;

-кино-, фотодокументы.

по сфере использования

-организационно-распорядительные;

-финансовые;

-научно-технические;

-отчетно-статистические.

по содержанию

-простые;

-сложные.

по месту составления

-внутренние;

-внешние.

по степени гласности

-открытые;

-с грифом ограничения доступа («для служебного пользования»
— информация, предназначенная только для работников данного предприятия;
«коммерческая тайна» — информация, разглашение которой может нанести ущерб ее
обладателю; «секретно» — информация, составляющая государственную тайну).

— по происхождению

-официальные или служебные (составленные юридическим или
физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие
интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные
документы).

— по юридической силе

-оригиналы или подлинники (первые или единственные
экземпляры официальных документов, подписанные автором);

-копия (документы, полностью воспроизводящие информацию
подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

-отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении
подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не
заверяется);

-заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами,
придающими им юридическую силу);

-выписки (части документа с указанием , из какого документа
сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

-дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа,
имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или
уничтожении подлинника.

— по форме изложения (степени унификации)

-индивидуальные (разовый документ, содержание которого
излагается в произвольной форме);

-трафаретные (когда структура и часть содержания документа
заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

-типовые (документы, описывающие стандартные процессы и
явления- типовые инструкции);

-примерные ( используются для составления и оформления
документов по аналогии);

-унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную
систему документации).

— по срокам исполнения

-срочные (с указанием срока исполнения);

-несрочные.

по срокам хранения

-временного хранения (до 10 лет);

-долговременного хранения (свыше 10 лет);

-постоянного хранения.

Последнее изменение: воскресенье, 18 марта 2018, 22:27

Виды документа

Вид – это параметр, который влияет на:

• Плановый период обработки документации;
• Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
• Способ присвоения регистрационного номера.

Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

• Бухгалтерский отчет;
• Трудовой договор;
• Приказ по кадрам;
• Информационно-справочный документ;
• Регламент;
• Приказ по основной деятельности;
• Служебная записка.

В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

Законно ли факсимиле на первичных документах?

Ранее упоминалось, что одним из обязательных реквизитов при оформлении первичного документа является подпись лица (лиц), предусмотренного п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц). Способ проставления такой подписи – собственноручно (механически) или посредством факсимиле – Законом № 402-ФЗ не оговаривается. Вместе с тем не содержится в нем и прямого запрета на применение факсимильной подписи при оформлении первичных документов. Ведь преимущество последнего способа неоспоримо, особенно в ситуации, когда налогоплательщику ежедневно приходится оформлять большое количество «первички».

Для предметного разговора, полагаем, имеет смысл пояснить, что такое факсимиле. Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 понятие «факсимиле» определено как клише, то есть точное воспроизведение подписи средствами фотографии и печати. А в п. 2 Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России закреплено, что факсимиле является аналогом оригинальной личной подписи лица, сделанным механическим способом.

Контролирующие органы, как правило, возражают против использования факсимиле на первичных документах. Очередное напоминание об этом сделано в недавнем Письме Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. Ранее, в Письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, финансисты также указывали на то, что действующее законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица.

Однако свой запрет чиновники никак не обосновывают, лишь настаивают, что на документе должна стоять личная подпись лица, которое его оформило. Правда, упоминание именно о личной подписи содержалось в ст. 9 Закона № 129-ФЗ – предшественника Закона № 402-ФЗ. В действующем же нормативном акте говорится о подписи без упоминания о ее личностной принадлежности. Но ссылка на утратившую силу норму финансистов ничуть не смущает.

Впрочем, даже в случае сохранения указания об обязательности личной подписи на документе в пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ это указание, по нашему мнению (учитывая вышеприведенные определения понятия «факсимиле»), нельзя однозначно толковать так, что подпись должна проставляться собственноручно или механически.

Неслучайно судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно.

К примеру, на возможность использования факсимильной подписи для оформления «первички» указано в Определении ВС РФ от 29.03.2017 № 307-КГ17-1822 по делу № А42-3320/2015. Об отсутствии в налоговом законодательстве запрета на факсимильное воспроизведение подписей на первичных документов говорится в Постановлении АС ВВО от 09.02.2016 № Ф01-6109/2015 по делу № А29-3865/2015.

Но есть судебные акты, гласящие, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Так, арбитры АС МО в Постановлении от 06.04.2015 № Ф05-3258/2015 по делу № А40-4051/14 отметили, что использование факсимиле не относится к надлежащим способам оформления документов первичного и налогового учета. Вторят им судьи АС МО, указавшие в Постановлении от 10.05.2016 № Ф05-5570/2016 по делу № А40-5400/15, что законодательство о бухгалтерском учете предусматривает прямой запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов, влекущих финансовые последствия. О том, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, сообщается и в Постановлении АС УО от 19.08.2016 № Ф09-7693/16 по делу № А71-6027/2015 (Определением ВС РФ от 19.12.2016 № 309-КГ16-16803 оставлено в силе).

Со своей стороны добавим, что сам по себе факт визирования первичных документов факсимильной подписью не может являться достаточным основанием для утверждения об отсутствии документального подтверждения расходов, понесенных налогоплательщиком

Но в любом случае на такие документы налоговики обратят внимание (см., например, Постановление АС ЦО от 16.11.2017 № Ф10-4607/2017 по делу № А09-15640/2016)