Кадровый аутсорсинг персонала

Законодательная база аутсорсинга в России

В Гражданском Кодексе РФ нет такого понятия как “аутсорсинг”. Не содержится оно и в общероссийском классификаторе видов экономической деятельности (ОКВЭД). Но это не значит, что подобная деятельность незаконна. 

Поскольку аутсорсинг определяется как услуга по предоставлению кадров для выполнения определенных задач в пользу компании-заказчика, то для оформления договоров на аутсорсинг можно использовать конструкцию договора возмездного оказания услуг, описанную в главе 39 ГК РФ. Некоторые организации также используют адаптированные договора подряда или франчайзинга.

Интересен момент с аутсорсингом бухгалтерских задач. В подпункте 36 пункта 1 статьи 264 Налогового Кодекса РФ, говорится о расходах на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями. То есть НК РФ дает прямое разрешение на получение услуг бухгалтерского аутсорсинга.

Выдержка из статья 264 НК РФ.

Что такое аутсорсинг?

Говоря простыми словами, аутсорсинг — это передача отдельных задач стороннему исполнителю. Например, строительная компания, которая часто нанимает на работу иностранных граждан, может взять в штат отдельного специалиста по кадрам разбирающегося в миграционном законодательстве. А может отдать функцию оформления бумаг на мигрантов аутсорсинговой компании, специализирующейся на подобной деятельности. Это позволит сэкономить на зарплате, так как оплачиваться будет услуга, а не часы работы. Не нужно будет платить налоги и взносы на еще одного сотрудника, или терять УСН, расширяя штат за пределы сотни человек. Еще один вариант — обратиться в аутстаффинговую фирму, о чем мы писали в одной из наших статей.

Аутсорсинг кадров отличается от аутстаффинга тем, что при такой форме сотрудничества, компания платит за полученный результат, а при аутстаффинге — “арендует” время сотрудника сторонней организации. 

На аутсорсинг чаще всего отдаются бухгалтерия, кадровое делопроизводство, юридические функции, логистика, охрана, клининг, производственные процессы, IT и т.д.

Стоимость аутсорсинга

СþøüþÃÂÃÂàÃÂÃÂûÃÂó ðÃÂÃÂÃÂþÃÂÃÂøýóþòÃÂàÃÂøÃÂü ÷ðòøÃÂøàþàÃÂð÷ýÃÂàÃÂðúÃÂþÃÂþò: þàòøôð ÃÂÃÂûÃÂó, ÃÂÿõÃÂøðûø÷ðÃÂøø, ÃÂõóøþýð ø ÃÂ.ô. ÃÂþ õÃÂûø óþòþÃÂøàþ ÃÂøÿðàþÿûðÃÂ, ÃÂþ üþöýþ òÃÂôõûøÃÂàÃÂÃÂø òðÃÂøðýÃÂð:

1. ÃÂð òÃÂÿþûýõýýÃÂù þñÃÂõü ÃÂðñþÃÂ, ÷ðÃÂðýõõ ÿÃÂþÿøÃÂðýýÃÂù ò ôþóþòþÃÂõ. ÃÂÿûðÃÂð ÿÃÂþøÃÂÃÂþôøàÿþÃÂûõ ÿþûÃÂÃÂõýøàþóþòþÃÂõýýþóþ ÃÂõ÷ÃÂûÃÂÃÂðÃÂð;
2. ÃÂþÃÂðÃÂþòðàþÿûðÃÂð ÃÂðñþÃÂýøúð. ÃÂþÿÃÂûÃÂÃÂýðàò ÃÂûÃÂÃÂðõ ýðùüð ÃÂðñþÃÂõóþ ÿõÃÂÃÂþýðûð;
3. ÃÂÿûðÃÂð ÷ð þÃÂÃÂðñþÃÂðýýÃÂù ÿõÃÂøþô. ÃÂõ øÃÂÿþûÃÂ÷ÃÂÃÂàÃÂþóôð, úþóôð ýõòþ÷üþöýþ ÷ðÃÂðýõõ ÿÃÂõôÃÂúð÷ðÃÂÃÂ, ÃÂúþûÃÂúþ òÃÂõüõýø ÷ðùüõàÃÂðñþÃÂð. ÃÂðÿÃÂøüõÃÂ, ÃÂõýð ÃÂÃÂøôøÃÂõÃÂúþóþ ÿÃÂõôÃÂÃÂðòøÃÂõûÃÂÃÂÃÂòð ò ðÃÂñøÃÂÃÂðöýÃÂàÃÂÃÂôðàÃÂþÃÂúòàýðÃÂøýðõÃÂÃÂàþà600 ÃÂÃÂñûõù/ÃÂðÃÂ. ÃÂÿûðÃÂð ÃÂðÃÂÃÂÃÂøÃÂÃÂòðõÃÂÃÂàø÷ òÃÂõüõýø, ÿþÃÂÃÂðÃÂõýýþóþ ýð ÿþôóþÃÂþòúàú ÃÂÃÂôàø òÃÂõüàÃÂðüþóþ ÷ðÃÂõôðýøÃÂ.

ÃÂþôÿøÃÂÃÂòðùÃÂõÃÂàýð ÃÂøóÃÂðýÃÂààÃÂÃÂ: ïýôõúàÃÂþòþÃÂÃÂø.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость услуг аутсорсинговых фирм или отдельных специалистов зависит от города и вида услуг. Есть три типа оплаты сторонних исполнителей:

1 За выполненный объем работ. Оплата работ и услуг производится по факту их выполнения, необходимый объем или результат указывается в договоре. Вот пример прейскуранта компании, предоставляющей бухгалтерские услуги более чем в 80 городах РФ. В графе «город» выбираем «Санкт-Петербург» и получаем:

В IT-аутсорсинге оплата берется либо за каждый обслуживаемый аппарат (рабочую станцию, ноутбук, МФУ и т.д.), либо абонентская плата за определенное количество машин. В областях центральной России в месяц за обслуживание сервера берут 2000-8000 рублей, обычной рабочей станции (компьютер + монитор) – 600 – 1500 рублей, принтера – 400-700 рублей.

Разброс в ценах обусловлен разницей в количестве выездов к клиенту, объеме работ по каждому аппарату и т.д. Соответственно, годовая стоимость аутсорсинга IT-отдела в компании с 30-50 рабочими станциями, сервером и десятком периферийных устройств обойдется примерно в 500 – 800 тысяч рублей. Проектирование сетевой инфраструктуры начинается от 6000 рублей за проект.

2 Почасовая оплата аутсорсеров. Этот способ характерен, например, для аутсорсинга персонала. Вот прейскурант компании, предоставляющей персонал для предприятий различного направления в центральных и северо-западных регионах РФ (за исключением Москвы и Санкт-Петербурга – там расценки существенно выше):

Для отдельных специалистов – свои расценки: дворник – от 150 руб/час, повар – от 300 руб/час, сварщик – от 320 руб/час и так далее.

3 Оплата за отработанный период. Применяется там, где невозможно заранее четко определить сколько времени займет выполнение той или иной задачи. К примеру, стоимость аутсорсинга юридических услуг по представительству в арбитражных судах в Москве составляет от 600 рублей в час и практически до бесконечности, в зависимости от уровня компаний, заказывающих и предоставляющих услуги. При этом оплата рассчитывается исходя из того, сколько времени фактически заняла подготовка к судебным заседаниям и нахождение юриста в стенах суда.

Минусы посредничества

Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:

Низкая профессиональная подготовка специалистов. Далеко не каждое удаленное кадровое агентство — высокопрофессиональное. Главные требования к посреднику — наличие опыта в данной сфере, безупречная репутация, классный персонал, умело решающий нестандартные ситуации

Также важно наличие страхования деятельности. Нарушение конфиденциальности

Посреднику передаются важные документы организации для полноценного выполнения им своих обязанностей. Недобросовестное агентство может воспользоваться полученными данными и в личных целях. Удаленность. Некоторые проблемы необходимо решать «здесь и сейчас». Специалисты удаленного агентства не могут выполнять работу подобным образом. Поверхностное представление о специфике компании. Кадровое агентство состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом. Им нужно время, чтобы разобраться в специфике направлений деятельности партнера. И то велик шанс, что это будет поверхностный взгляд со стороны.

Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА НА АУТСОРСИНГЕ

1. Вы выбираете тарифный план, на ведение кадрового учета, а мы подготавливаем для Вас индивидуальное коммерческое предложение, согласно выбранному тарифному плану.

2. Подписание договора и оплата услуг.

Обращаем Ваше внимание на то, что мы так же подписываем соглашение о неразглашении персональных данных Ваших сотрудников — это является гарантией нашей надежности и конфиденциальности передаваемых Вами сведений. 3

С момента начала действия договора и до его окончания, мы оказываем Вам услугу по ведению кадрового учета, согласно выбранному Вами тарифному плану. На данном этапе работы от Вас потребуется только предоставлять необходимую информацию по своим сотрудникам нашему специалисту. Делать это можно по электронной почте, либо на бумажных носителях при личном визите в офис нашей компании. Наиболее удобный способ передачи информации Вы выбираете сами

3. С момента начала действия договора и до его окончания, мы оказываем Вам услугу по ведению кадрового учета, согласно выбранному Вами тарифному плану. На данном этапе работы от Вас потребуется только предоставлять необходимую информацию по своим сотрудникам нашему специалисту. Делать это можно по электронной почте, либо на бумажных носителях при личном визите в офис нашей компании. Наиболее удобный способ передачи информации Вы выбираете сами.

Функции лизинга

Вы сможете определить, какие функции будут полезны именно вашей организации исходя из возможностей и запросов вашего бизнеса.

Найм и увольнение персонала

При найме новых сотрудников опытные аутсорсеры обратят внимание на такие детали, о которых вы даже не подозревали.
Высокий уровень компетентности в сфере трудового законодательства будет необходим и в случае с увольнением. При уходе сотрудника конфликтные ситуации возникают чаще, и для избегания острых углов определенная грамотность в этом вопросе и знание правил игры просто необходимы

Если конфликта не избежать, будет правильно запросить консультацию с профессионалами. К примеру, компания «Правовед.ru» предоставляет консультации онлайн.

Составление договоров и инструкций

Современные руководители и владельцы бизнеса скорее всего не могут себе позволить следить за постоянными изменениями в трудовом законодательстве. На это часто просто нет времени, либо не позволяет бюджет.  На составление должностных инструкций требуется много времени, и зачастую откладывается на следующий день, неделю или даже месяцы.

Дабы избежать неосведомленности и всех вытекающих из нее последствий, лучше эту задачу отдать на выполнение специалисту. Удаленные сотрудники отдела кадров занимаются этим своевременно и всегда в курсе происходящих изменений.

Ведение трудовых книжек

Кажется, что вести трудовые книжки довольно просто, но это лишь на первый взгляд. Речь идет о заполнении главного документа о трудовой деятельности и стаже. Соответственно, необходимо соблюдение всех норм.

Едва ли фирма, у которой отсутствует отдел кадров как таковой, сможет похвастаться абсолютной правильностью заполнения данного документа. Именно по этой причине правильнее будет поручить это специалистам.

Формирование штатного расписания и отпускного календаря

Расписание работы не является обязательным согласно трудовому кодексу нашей страны, поэтому часто в развивающихся и средних компаниях его просто нет. Но когда речь заходит о новых сотрудниках или учете первичной документации для оформления зарплат, оно действительно облегчает работу.

Календарь отпусков редко заполняется правильно. Если график  не утвержден приказом, при проверке есть риск, что его посчитают за нарушение, что, в свою очередь, чревато неприятными мерами наказания.

Создание внутренних трудовых правил

Для качественного составления правил внутреннего расписания труда необходимо знать трудовой кодекс РФ. Если в вашей организации нет такого специалиста со знанием трудового законодательства, и вы сами некомпетентны в этом вопросе, кадровый аутсорсинг станет отличным решением.

Разумеется, это не все моменты, которые содержит в себе лизинг персонала, а лишь основные, наиболее часто встречающиеся и на практики.

Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

• безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
• требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
• халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

Почему это выгодно

Владельцам предприятий малого бизнеса на содержание офисных работников иногда просто не хватает бюджета. Зачастую в дополнение к своим прямым обязанностям, другие отделы, такие как отдел продаж или личные помощники вынуждены заниматься работой по подбору персонала.

У такого варианта очевидны определенные негативные последствия:

• некомпетентное выполнение задач, в связи с неподготовленностью сотрудников выполняющих априори другие обязанности;
• увеличение расходов в связи с запросом на увеличение оклада сотрудника, выполняющего двойную работу;
• незаинтересованность сотрудника, выполняющего несвойственную ему работу, так как данная она требует дополнительного времени и усилий, снижение мотивации к труду.

Плюсы кадрового аутсорсинга

Лизинг персонала отделов кадров является эффективным в том случае, когда есть острая необходимость и определенная срочность в найме новых сотрудников. К примеру, когда появляется новая отрасль промышленности, либо строительство нового объекта. Во-вторых, это является отличным решением для иностранных компаний, которое освобождает их от необходимости разбираться и вникать в местное трудовое законодательство.

Кадровый аутсорсинг персонала — когда это необходимо?

Преимуществ у кадрового аутсорсинга несколько, но среди них можно выделить те, которые делают услугу незаменимой.

Кадровый аутсорсинг персонала для эффективного функционирования компании необходим в следующих случаях:

1. При заходе на российский рынок иностранного бизнеса. Кадровый аутсорсинг в этом случае поможет избежать:
   • неэффективных затрат при поиске и найме специалистов;
2. юридических ошибок при оформлении трудовых договоров;
3. возникновения конфликтных ситуаций с работниками в будущем.
4. При необходимости сократить расходы на «обслуживающие» направления работы компании. Здесь можно сэкономить:
   • на обустройстве рабочего места для кадровых сотрудников;
5. на обновлении программного обеспечения кадрового делопроизводства;
6. оплате труда кадровиков.
7. При стремительном развитии бизнеса, когда подбор сотрудников, их переобучение не успевает за основным процессом.
8. Если руководство компании не имеет возможности (или не считает приоритетным) самостоятельно заниматься кадровой политикой и желает передать это в руки профессионалов.
9. Когда фирма имеет несколько удаленных филиалов, сведения из которых должны быть собраны, обработаны и проконтролированы головным специалистом.
10. Когда компания испытывает трудности с наймом штатного кадровика.

Содержать штатный отдел кадров невыгодно, если компания небольшая и ведет делопроизводство по стандартной схеме.

Преимущества аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга отнесем следующие:

1 Сокращение затрат на фонд оплаты труда. Для многих организаций это ключевой фактор в принятии решения о переводе тех или иных процессов на аутсорсинг. Уменьшается объем документооборота, сокращаются отчисления компании во внебюджетные фонды, не нужно платить сотрудникам премии и бонусы. Бывают ситуации, когда компании аутсорсинг выгоден даже в случае превышения стоимости сторонних услуг над своими расходами на персонал. Например, если нужно показать резкий рост эффективности (отношение расходов на персонал к получаемой прибыли) в отдельно взятый период или выполнить привходящие требования учредителя – по численности работников или по средней зарплате в организации.

2 Сокращение социальных обязательств. Сотрудникам аутсорсинговой компании не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы и преференции (например, указанные в коллективном договоре), не требуется обязательно доводить их зарплату до МРОТ, не нужно вовремя перечислять налоги в ФНС и так далее. Всё это теперь головная боль аутсорсера.

3 Возможность сосредоточиться на основной деятельности, не тратя управленческие ресурсы на непрофильные виды

Это важно, если у компании разветвленная структура, и требуется поддерживать одинаковые стандарты во всех подразделениях

4 Возможность повысить качество получаемых услуг. Это актуально для компаний, у которых есть проблемы с привлечением квалифицированных кадров на отдельные позиции – например, из-за невозможности обеспечить достойную зарплату. Аутсорсинговой компании, для которой это направление деятельности – основное, проще предоставить сотруднику хорошие условия – зарплату, обучение, повышение квалификации. В результате компания-заказчик получает качественные услуги по адекватной стоимости.

5 Возможность быстро реорганизовать бизнес: компания может в короткие сроки отказываться от сотрудничества с одними аутсорсинговыми партнерами и заключать соглашения с другими. Не требуются процессы найма, увольнения и перевода значительного количества персонала, сопряженные с большими временными затратами.

СТОИМОСТЬ УСЛУГИ — ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

Своим клиентам мы предлагаем аутсорсинг кадрового учета по сотрудникам на абонентской основе, в двух вариантах:

Если ни один из вариантов оказания услуги Вам не подходит, то мы можем подготовить для Вас тариф «Индивидуальный аутсорсинг кадрового делопроизводства». Для того, чтобы получить уникальное предложение по ведению кадрового учета, разработанное по Вашему желанию, просто заполните форму ниже

Правовое регулирование кадрового аутсорсинга

Согласно ТК РФ (ст. 56.1), запрещен только заемный труд, т.е. отсутствие официального оформления сотрудников. Аутсорсинг — законная форма работы.

Предприниматель заключает с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на:

• сопровождение процессов кадрового администрирования;
• ведение бухгалтерии и подготовку налоговой отчетности;
• управление недвижимостью и объектами;
• решение юридических вопросов.

Аутсорсинговая компания продолжает оставаться работодателем для арендованного сотрудника:

• платит зарплату;
• перечисляет взносы в Пенсионный фонд и другие инстанции;
• выступает налоговым агентом и др.

Аутсорсинговая компания перечисляет взносы в Пенсионный фонд.

Интересно, что государство дает прямое разрешение на аутсорсинг бухгалтерии. Согласно п. 2 ст. 6 Закона РФ «О бухгалтерском учете», руководитель предприятия вправе поручить ведение учета бухгалтерии или отдельному специалисту, работающему в частном порядке.

Как происходит аренда персонала

Механизм перевода части бизнес-задач на аутсорс давно отточен участниками рынка: предпринимателю нужно определить, необходима ли сторонняя помощь, выбрать подрядчика, сформулировать условия сотрудничества и проконтролировать результаты.

Оценка состояния компании

Перед поиском компании для аутсорсинга и заключением договора необходимо обозначить для себя все преимущества и недостатки предстоящего сотрудничества. Можно составить подробный отчет или таблицу — это удобная форма сравнения. Обязательно нужно посчитать, в какую сумму обойдется содержание штатного сотрудника и сколько придется платить сторонним специалистам. Такой подход позволит определить, является ли переход на аутсорс целесообразным.

Перед поиском компании для аутсорсинга делают оценку собственного персонала.

Выбор компании для аутсорсинга

В кадровом делопроизводстве важны опыт специалиста (в т.ч. в решении нестандартных ситуаций) и хорошая репутация. Тем, кто ищет комплексное решение, стоит сразу отказаться от фриланс-бирж. Там встречаются профессионалы, но один человек не сможет обеспечить КДП целой компании без форс-мажоров и задержек.

Более мелкие компании активнее используют передовые технологии, обладают достаточной гибкостью, чтобы полностью соответствовать требованиям заказчика.

При выборе подрядчика нужно обратить внимание на следующее:

• репутацию на рынке (стоит сразу отсечь тех, кто срывает сроки или невежлив в работе);
• опыт (можно посмотреть портфолио, пообщаться с ключевыми сотрудниками или связаться с предыдущими клиентами аутсорсера);
• страхование профессиональной ответственности (гарантии и юридическую защиту клиентам может дать любая надежная компания);
• политику конфиденциальности (нужно подписывать соглашение о неразглашении).

Составление договора и определение условий сотрудничества

Прежде чем общаться с исполнителем, стоит написать четкое ТЗ с объемом работы. Необходимо определиться, какие задачи лучше передать на аутсорс, а с какими компания может справиться самостоятельно. Нужно поставить цели, выяснить, какие решения будут наилучшими для достижения планируемых результатов.

Не стоит подписывать типовой договор. Необходимо донести до сотрудников компании-аутсорсера однозначное понимание ситуации. Нужно вместе формулировать условия сотрудничества, задавать уточняющие вопросы и обсуждать встречные. Если подрядчики предложат незнакомые предпринимателю приемы и решения, стоит к ним прислушаться.

Организация контроля деятельности аутсорсера

Одному из постоянных сотрудников нужно поручить предоставление отчетности. Следует анализировать работу арендованных специалистов на основе обратной связи от штатных работников, оценивать соответствие деятельности подрядчиков запланированным результатам. Обсуждение промежуточных итогов должно быть совместным, к нему стоит привлечь всех участников процесса. Возникающие проблемы тоже следует обсуждать с аутсорсерами.

ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ — ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

В зависимости от выбранного тарифа в стоимость будет входить:

Доплата сверх Тарифа:

— за сдельную оплату труда — рассчитывается индивидуально по показателям Заказчика; — за сменный график работы – рассчитывается индивидуально по показателям Заказчика; — нерезиденты – 500 руб./ сотрудник (в стоимость оформления не входит: миграционной карты, патента, документов, подтверждающих уплату фиксированного авансового платежа, отрывная часть бланка уведомления о прибытие иностранного гражданина, полиса добровольного мед. страхования, разрешения для высококвалифицированных специалистов); — разработка сменного графика по 1 специальности и расстановка кадров – 15 000 руб.

Заключение

Можно сделать вывод, что кадровый аутсорсинг — довольно выгодная форма сотрудничества. Он освободит ваших специалистов от рутинной работы, сэкономит деньги и время и обеспечит ваш бизнес грамотным ведением кадровой документации.

Коллектив онлайн-журнала «ХитёрБобёр» желает своим читателям успехов и процветания! Будем благодарны за оценки и комментарии.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.