Вы здесь:

Содержание

• Зачем нужна деловая переписка
• Отличия деловых писем от других
• Виды деловых писем
• Секреты правильного оформления
• Деловое письмо после проведенной встречи
• Электронные деловые письма
• В какие сроки нужно ответить на письмо
• Как написать деловое письмо: простым языком о сложном
• Как закончить деловое письмо
• Деловые письма на английском языке
• Образцы деловых писем на русском и английском языках
• Заключение

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета

Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня

Какие сведения указывают в фирменном бланке

Требования к оформлению документов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Однако применяется этот стандарт в добровольном порядке. Обычно его придерживаются государственные органы и бюджетные учреждения. А коммерческие субъекты, в том числе, индивидуальные предприниматели, могут использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 в качестве ориентира.

Стандарт предъявляет к оформлению документов достаточно жесткие требования: определенный размер шрифта, интервалы между буквами и строками, абзацный отступ, выравнивание по ширине и др.

Что касается титульного листа, то он должен быть оформлен в соответствии с приложением А к Приказу N 2004-ст. При этом предлагается два варианта расположения реквизитов – в углу и продольно по центру.

Верхняя часть титульного листа в обоих случаях занимает 91 мм. Желательно отделить шапку от остального текста чертой или другим графическим элементом. Поля для каждого реквизита распределяются по-разному, в зависимости от типа фирменного бланка – углового или продольного. Ознакомиться со схемой их расположения, а также с примерами шапки можно здесь.

Какие же сведения указывают на бланке ИП? Это открытая информация, часть которой доступна из государственного реестра индивидуальных предпринимателей:

• указание на организационно-правовую форму – ИП;
• полное имя предпринимателя;
• адрес места деятельности (если у предпринимателя нет помещения для бизнеса, т.е. он работает дома или на выезде, указывать место жительства необязательно, потому что эта информация защищена законом о персональных данных);
• контакты для связи (телефон, email);
• сайт (при наличии);
• логотип и торговый знак/знак обслуживания;
• коды ИНН и ОГРНИП.

При желании можно добавить реквизиты расчетного счета предпринимателя, если это не будет сильно перегружать шапку.

Обратите внимание: если документ многостраничный, то титульный лист оформляется только для первой страницы. Остальные страницы распечатывают на обычной бумаге и нумеруют

Чаще всего бланк ИП оформляют на бумаге белого или светлого цвета, но запретов здесь нет. Если для специфики бизнеса это уместно, бланк может быть цветным или многоцветным. Однако цветовое оформление не должно отвлекать от восприятия указанной в документе информации. Стандартный вариант – шапка, где использовано два-три цвета и черный цвет для текста.

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

Привлечение надзорных органов

Обычно происходит так, что выявить того, кто отвечает за функцию трудно. Организация не регистрирует ваше обращение или не может найти обращение. Как поступать в подобных прецедентах? Здесь можно обращаться за помощью в надзорные органы (Управление Роспотребнадзора, Ростехнадзор, прокуратура).

В письмах с надзорными службами важно опираться на направленные ранее обращения в соответствующие органы (региональные органы, муниципалитет и прочее) и ответы от этих организаций. По Закону «О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ» организация должна ответить по фактически поставленным в обращении вопросам

В случае неправомерной дачи ответа, можно направить жалобу в надзорные органы, сославшись на ранее поданные обращения и попросить наказать правонарушителя. Надзорный орган привлечет правонарушителя к ответственности и заставит исправить обнаруженное нарушение.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Виды деловых писем

Содержание текста будет зависеть от того, какой вид письма необходимо составить. Их условно можно разделить на несколько групп.

Письма, на которые нужно дать ответ:

• Запрос.
• Прошение.
• Требование.
• Предложение.
• Обращение.

Письма, на которые ответ давать не нужно:

• Информационное.
• Уведомительное.
• Сопроводительное.
• Гарантийное.
• Предупреждение.
• Напоминание.

Письма коммерческого характера. Они обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения:

• Просьба.
• Ответ на запрос.
• Напоминание.
• Претензия.
• Оферта. Это предложение заключить договор или совершить сделку.
• Предупреждение о необходимости выполнения обязанностей, о прекращении договоренностей и так далее.

Некоммерческие письма:

• Приглашение.
• Информирование о чем-либо.
• Выражение благодарности.
• Рекомендации.
• Просьба.
• Инструкции.
• Сопроводительное письмо.
• Выражение соболезнования.
• Поздравление по какому-либо поводу.
• Гарантийное письмо.
• Подтверждение о получении товара, оказании услуги и так далее.

Классификация деловых писем по структуре:

• Составленное по строгому образцу.
• Написанное в свободной форме.

Виды в зависимости от адресата:

• Обычное. Направляется одному адресату.
• Коллективное. Отправляется одному человеку, но от нескольких лиц.
• Циркуляр. Посылается нескольким адресатам.

По форме письма бывают следующие:

• Отправленные в обычных почтовых конвертах.
• Врученные лично.
• Отосланные в виде факса.
• Направленные по электронной почте.

Как видно, деловое сообщение может быть оформлено по-разному и с различными намерениями. Но стоит отметить, что в некоторых случаях по этическим соображениям его необходимо писать от руки, а не печатать на компьютере. Это касается поздравлений и соболезнований.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д

Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

• Письмо-предложение о сотрудничестве

Subject: Предложение о сотрудничестве. 
Data: 20.05.0216
From: aig@maili.ru
 To: spap@googlei.com
 
Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.
 
Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!
 
Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности

Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.
 
Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам. 
 
«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах

Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.
 
Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка). 
 
Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя. 
 
На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению. 
 
Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы. 
 

 
Андреев Павел
 
Вице-президент компании AIG
Тел.: 8-495-ххх-хх-хх
8-915-ххх-хх-ххandreev@aigi.com

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма. Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской. Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается. Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см.

Основная часть

Слово «Заявление» пишется посередине страницы, точка после него не ставится. Основная часть письма содержит следующую информацию:

1. В тексте излагается суть проблемы или просьбы с указанием сведений об ученике: фамилия, имя, в каком классе учится.
2. Если суть обращения — жалоба на педагога или другого ученика, то укажите дату и обстоятельства конфликта. Например, «15 мая 2020 года на уроке математики Иванов Иван, ученик 6 «Б» класса, оскорбил моего сына Петрова Петра…».
3. Укажите, принятия каких мер вы ждете от руководства (дисциплинарного взыскания или увольнения педагога, перевода в другой класс или исключения ученика и т. п.).
4. В завершение письма можете указать, что при отсутствии реакции на ваше обращение вы готовы направлять жалобы в вышестоящие органы.

Правила оформления заявления директору школы

Для правильного оформления письма можно использовать образцы подобных бланков, которые оформлены по типовой форме, включающей следующие элементы:

1. «Шапку».
2. Название письма.
3. Описательную часть.
4. Заключительную часть

«Шапка» заявления

• В данном разделе письма отображается должность, Ф.И.О. руководителя школы и полное название учебного заведения, написанного в родительном падеже.
• Ниже размещаются сведения о заявителе (в данном варианте о родителе ученика), с отображением Ф.И.О родителя и адреса проживания. При коллективном написании жалобы можно написать «Родители учеников такого-то класса».
• Название документа (Заявление) размещается под «шапкой» по центру строки.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Заявление на отпуск

Пожалуй, данный вид заявления является самым популярным и распространённым. Каждый, кто работает в соответствии с трудовым Кодексом РФ хотя бы раз писал заявление на отпуск. Следует заметить, что оформление данного документа зависит от вида отпуска.

Существует сразу несколько вариантов отпуска:

• ежегодный
• академический
• с последующим увольнением
• декретный
• по уходу за ребенком
• административный
• отпуск за свой счет

Таким образом получаем, что в зависимости от вида отпуска содержание заявления будет меняться. Однако, форма остается неизменной.

В данном примере ярко представлена структура и правила оформления данного вида заявления. Здесь сохранена структура документа, а именно шапка, наименование документа, содержание, дата, должность и дата.

В данном случае не требуется прикладывать какие-либо документы, в то время как для заявления по уходу за ребенком необходимо приложить копию свидетельства о рождении, а в случае академического отпуска – справку с деканата о наступлении сессии. Иных особенностей написания заявления на отпуск нет.

Таким образом, получаем что все заявления на отпуск должны начинаться со слов: «Прошу предоставить мне *вид* отпуск»

Иные особенности оформления заявления на отпуск:

• Оформить отпуск по уходу за ребенком может не только мама. Отец ребенка также может взять соответствующий отпуск. В данном случае требуется приложить документ с места работы матери о том, что она не брала соответствующий отпуск.
• Любой отпуск может быть оплачен, будь то декретный или академический, а это в свою очередь необходимо отразить в заявлении.
• Любой сотрудник имеет право на отпуск за свой счет в течение 5 рабочих дней по причине:

1. Рождения ребенка;
2. Бракосочетания;
3. Смерти родственника.

Данный факт необходимо отразить в заявлении и приложить соответствующий документ.

Заявление на декретный отпуск должно сопровождаться больничным листом с женской консультации поликлиники. Причем больничный лист должен быть оригинальным, копия документа не является действительной.

В соответствии с чем содержание должно выглядеть следующим образом: «Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам с 09.09.2017 на основании больничного листа № 234. Листок нетрудоспособности прилагаю.»

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.