Документооборот. требования к оформлению документации 2021 г

ГОСТ при оформлении текста в оформляемом документе

Основные правила оформления текстовых документов.

• размер шрифта (строчный и нежирный Times New Roman, кегель не менее 12);
• текст выравнивают по ширине;
• размер абзаца не изменяют во всей текстовой части (1,27 см);
• использование интервалов;
• поля (верхнее, нижнее 0,2 см, левое 0,3 см, правое не более 0,1 см);
• полужирный шрифт не используют;
• можно использовать различные шрифты для оформления формул, терминологии, ссылок.

Как делать раздел, подраздел:

• их нумеруют обычными цифрами при соблюдении границ документа;
• нумерация раздела по всем правилам в границах документа;
• разделы или же подразделы можно называть заголовками;
• заголовок начинают с абзаца и большой буквы, не используют подчеркивание;
• если в заголовке 2 предложения, то их нужно разделить точкой;
• запрещено переносить слова в заголовке;
• вводная и заключительная часть не нумеруется.

Как правильно нумеровать страницы:

• используют обычную нумерацию;
• титульный лист нумеруют в обычном порядке;
• в титульной части страница не нумеруется;
• номер страницы проставляют внизу без знаков препинания.

Дополнительные изменения в оформлении документов

Корпоративные и локальные стандарты

Хотя стандарт и является добровольным, но является
ориентиром для всех, в том числе коммерческого сектора экономики, поэтому радует,
что есть положения, которые учитывают особенности этого направления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках
документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Появился новый реквизит, отражающий наличие в документе
информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Код формы документа может проставляться не только в
соответствии с ОКУД, но и в соответствии с локальным классификатором.

Нормативными правовыми актами организации может быть
предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или
«подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Нормативные правовые акты организации, а также иные
многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Электронные адреса и отправка электронных документов

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается в
бланках писем и включает реквизиты из ГОСТ Р 6.30-2003:

●   
04 – код организации (ОКПО);

●   
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

●   
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);

●   
09 – справочные данные об организации.

Дополнительно может указываться адрес местонахождения
юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной
связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается.

Отметка об исполнителе содержит фамилию, имя и отчество
исполнителя. Дополнительно в отметке об исполнителе может содержаться
наименование должности, структурное подразделение и электронный адрес
исполнителя. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул
и печататься шрифтом меньшего размера.

Приложением может быть обособленный электронный носитель
(компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка
будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом
на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования
документов, записанных на носитель, имена файлов.

К слову, возможно, скоро не нужно будет указывать не
только почтовый, но и электронный адрес заказчика и не придется пользоваться
«обособленными электронными носителями». Достаточно будет только некого общего
идентификатора в системе обмена юридически значимыми документами. Компании уже начинают
понимать преимущества
такого обмена над электронной и тем более бумажной почтой.

Нормы обращения и адресования

При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед
фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом
повторим, что инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» теперь должны
ставиться после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

– вступительное обращение:

●    Уважаемый
господин Председатель!

●    Уважаемый
господин Губернатор!

●    Уважаемая
госпожа Захарова!

●    Уважаемый
Николай Петрович!

●    Уважаемые
господа!

В обращении
по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по
фамилии инициалы лица не указываются.

– заключительная этикетная фраза:

Интересно отметить.

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года
статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах
жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса
вежливости при пофамильном обращении слово это несвободно от лексического
значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так
обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам,
должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно
невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению
к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды»,
«господа беженцы», «господа безработные».

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

В отношении документов ГОСТ по делопроизводству вводит в 2020 году новые правила оформления

Помимо списка реквизитов, скорректировали их состав и требования к оформлению:

1. Реквизит «Адресат» (15). Его состав расширили. Если компания отправляет обычное письмо, в реквизите все равно проставляют адрес электронной почты. А вот если письмо уйдет по факсу или е-mail, не нужно отмечать полный адрес получателя, достаточно номера факса или электронного адреса. В письма должностным лицам можно ставить «г-ну» или «г-же».
2. Реквизит «Отметка об исполнителе» (25). Здесь нужно прописать полностью фамилию, имя, отчество исполнителя, а также указать номер его телефона. Также сведения об исполнителе можно дополнить названием его должности, указанием подразделения, где он работает, электронным адресом.
3. Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля. Например: «5 июня 2020 года», а не «05 июня 2020 года».

Читать дальше: Как считать дату увольнения по собственному желанию

Также согласно ГОСТ с 01.07.2018 в делопроизводстве начнут действовать новые правила по оформлению документов. Для текста предпочтительно использовать:

• шрифты Times New Roman (размер 13–14), Arial (размер 12–13), Verdana (размер 12–13), Calibri (14);
• интервал 1-1,5;
• отступ 1,25 см.

Страницы документов должны быть пронумерованы, если их больше одной. Нумеруют в середине поля на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. Допускают двустороннюю печать документа. При этом левое поле на лицевой стороне и правое на оборотной должны совпадать по ширине.

Копии трудовых также заверяют по новым правилам

ГОСТ по делопроизводству вводит в 2020 году новые правила для удостоверения копий трудовых книжек:

1. Отметку о заверении ставят в копии документа под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи.
2. На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения. Также заверяющий расписывается и делает расшифровку подписи.
3. На копиях для внешнего пользования нужно указать место хранения оригинала трудовой. Отметку о заверении следует подкрепить печатью или штампом компании. Штамп изготавливают специально для заверения таких копий: в его тексте указывается то же адрес хранения оригинала, что и в самой копии.
4. Оттиск печати в копии не должен соприкасаться с подписью. Нужно, чтобы печать «легла» на часть названия должности (не менее 80%). Оттиск нельзя ставить между должностью заверившего и его фамилией.

Добрый день! Так ввели новый гост по делопроизводству (2016)) или еще нет?

Новый порядок заверения копий трудовых книжек (ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка)

Согласно указаниям ГОСТ Р 7.0.97-2016, помимо стандартной записи, применявшейся ранее, бухгалтер или сотрудник кадровой службы обязан указывать место хранения подлинника документа, копия которого заверяется – в нашем случае это копия трудовой книжки. Формулировка записи звучит так: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № __ за __ год».

Копию необходимо заверить печатью компании, в которой трудоустроен сотрудник. Также в целях проставления отметки о заверении копии документа разрешается использовать штамп.

Пример заверения трудовой книжки по правилам, регламентированным ГОСТ Р 7.0.97-2016 и применяемым с 1 августа 2021 года:

Пример заполнения по ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка

Зачем понадобилось менять стандарт?

Госорганы были вынуждены инициировать принятие нового ГОСТа, т.к. за последние годы многое изменилось в правилах делопроизводства. Например, появились расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Кроме того, на обновление стандарта повлияло и то обстоятельство, что по сравнению с 2003 годом, когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка – печать на копии

С 7 апреля 2015 года Акционерные общества и ООО не обязаны располагать собственной печатью. А потому на копии трудовой книжки печать компании должна стоять только в том случае, если она имеется – согласно ГОСТу печать призвана заверять подлинность подписи должностного лица. Требования к постановке печати на копии трудовой книжки следующие:

• она не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию;
• печать не должна захватывать собственноручную подпись заверившего документа лица;
• она должна ставится на специально отведенном месте с пометкой «МП» – «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• печать может заходить на наименование должности, если другого места для ее постановки нет.

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так: 

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так: 

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

8 Внедрение стандартов Единой системы конструкторской документации

8.1 Внедрение стандартов ЕСКД осуществляют в соответствии с установленным порядком для межгосударственных стандартов.

8.2 При внедрении новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД конструкторскую документацию, разработанную до введения в действие этих стандартов, допускается не переоформлять. Для конструкторской документации на изделия, разработанные по заказу Министерства обороны, это решение необходимо согласовывать с заказчиком (представительством заказчика). При переиздании КД (выпуске новых подлинников) и передаче подлинников другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД.

8.3 При использовании ранее разработанной КД в новых разработках вопрос о внесении в такую документацию изменений, связанных с введением новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД, решает организация-разработчик либо держатель подлинников. Для КД на изделия, разработанные по заказу Министерства обороны, это решение необходимо согласовывать с заказчиком (представительством заказчика).

8.4 В случае передачи другой организации дубликатов или копий КД вопрос о внесении в подлинники (дубликаты и копии, принятые на абонементное обслуживание) изменений, связанных с внедрением новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД, а также выполнение передаваемых КД (бумажное и/или электронное), решается по согласованию между предприятием, передающим документы, и предприятием, принимающим их.

8.5 В КД допускается указывать ссыпки на другие КД, стандарты и технические условия на материалы (вещества). Допускается указывать ссылки на стандарты организаций при условии, что они однозначно определяют соответствующие требования к изделию. Допускается указывать ссылки на технологические инструкции, выполненные по стандартам Единой системы технологической документации, когда требования, установленные этими инструкциями, являются единственными, гарантирующими требуемое качество изделий. На изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, стандарты организаций должны быть согласованы с заказчиком (представительством заказчика). КД, стандарты организаций и технологические инструкции, на которые приводят ссылки, подлежат передаче другой организации вместе с комплектом КД, при этом выполнение передаваемых ссылочных документов (бумажное и/или электронное) должно соответствовать выполнению документов, входящих в комплект, либо быть согласовано с этой организацией.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?

Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.

■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

Особенности применения ГОСТ Р 7.0.97-2016

Из п. 1 ст. 4 закона № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» от 29 июня 2015 г. следует, что данный ГОСТ может применяться только добровольно. Добровольность считается одним из наиболее важных принципов стандартизации. Его практическое применение характеризуется следующими особенностями:

• руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;
• в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
• административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.

При разработке стандарта учитывался практический опыт ведения документации в организациях. В нем закреплены рекомендации, признанные оптимальными на момент их утверждения. Использование ГОСТа дает организации ряд преимуществ:

• исключает вероятность появления проблемных ситуаций в процессе взаимодействия между собой различных организаций;
• способствуют повышению культуры работы с документацией;
• документы, составленные согласно предписаниям ГОСТа, обладают большей юридической значимостью;
• во время судебного разбирательства оформление документов также оценивается судом;
• ведение делопроизводства с соблюдением стандартов оправдано с экономической точки зрения.

Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты. В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.

Приведенные в ГОСТе рекомендации по оформлению бумаг будут полезны, если:

• в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
• эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
• деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
• организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
• периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Таким образом, от введения единых правил документооборота выигрывают все.

Требования к оформлению приказов по ГОСТ

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016.

В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

• формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
• допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
• абзацный отступ – 1,25 см;
• междустрочный интервал – 1-1,5;
• поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

Реквизиты приказа

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

1. Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
2. Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
3. Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
4. Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2019) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2020 г.).
5. Номер регистрации в журнале исходящей документации записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
6. Наименование акта, должность и полное имя автора.
7. Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
8. Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
9. Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
10. Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.

Общие требования к шрифтам в документации компании

Особенности визуального оформления документации компании напрямую зависит от её руководителя. Он выбирает визуальный стиль документации в соответствии со сложившейся в компании практикой, или отталкивается от брендбука, разработанного профессиональными дизайнерами для данного предприятия.

Используемые в документации шрифты являются частью имиджа данной компании и могут быть выбраны не по ГОСТ. Они должны быть лёгкими, читабельными, удобными для восприятия, без излишней вычурности и импозантности.

Общим правилом является использования шрифтов без засечек (Arial) для чтения с экрана ПК. Фонты с засечками (к примеру, известный Times New Roman) рекомендуется использовать для распечатки текста на листе бумаге, так как таким образом они воспринимаются лучше.

Что нельзя делать в текстовой части

Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:

• нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»);
• применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»);
• использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации;
• перенос части обозначения;
• неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным;
• использование абзацев с различной длиной отступа;
• в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов;
• все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце);
• проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.

Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.

В следующем видео быстрое оформление документа за 5 минут:

ЭДО и новый ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в
организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования
документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО
15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в
системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны
выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов
распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые
существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При
визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на
бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением
следующих требований:

●   
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать
месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном
носителе;

●   
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми
при отображении документа в натуральном размере;

●   
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или
накладываться друг на друга;

●   
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы
текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД, которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

• Единство документооборота;
• Корректность и ясность изложения информации;
• Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
• Отделение главного от второстепенного;
• Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
4. Априори предпочтительно единство документооборота;
5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка – особые случаи

Чтобы документы сотрудников компании не были утрачены или повреждены, трудовые книжки подлежат хранению в специальных сейфах, ящиках и лотках, а не в номенклатурном деле. Согласно п. 45 Правил, ответственность за учет и организацию работ по хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей несет работодатель. Новые требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривают информирование получателя копии трудовой книжки о месте нахождения оригинала документа – с этой целью достаточно написать что-то вроде «Подлинник документа хранится в сейфе отдела кадров ООО «Лунный свет». При этом следует помнить о следующих моментах:

1. Указание в копии трудовой книжки на номер дела и год должно быть оформлено в соответствии с формулировкой, упомянутой в тексте п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
2. Формулировка может не содержать в себе ссылки на номер дела и год, если оригинал трудовой книжки хранится в сейфе, а не в номенклатурном деле.

Что нового в правилах оформления документов?

Отметим несколько моментов. В новом ГОСТе:

— подробно описано, как создавать документ: нумеровать страницы, использовать шрифт, делать отступы и межстрочные интервалы;

— изменены требования к заверению копий документов, передаваемых в другие организации, в том числе копий кадровых документов (трудовых книжек и пр.);

— предусмотрена возможность согласовывать документ и оформлять резолюцию в электронном виде.

— обновлен список реквизитов, например, отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Оно указывается под наименованием организации.

— появился «гриф ограничения доступа к документу» с ограничительной надписью, например «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

— многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа.

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так: 

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так: