Постановление минтруда рф от 10.10.2003 n 69

Требуется ли для иностранцев?

В деятельности кадровой службы при оформлении иностранных граждан часто появляются трудности. Обычно они связаны с оформлением документов. Ими представляются книжки, заполненные по правилам делопроизводства. Особых отличий в заполнении нет.

Но в данном случае работодатель задумывается о правомерности использования документов, применяемых в других странах, необходимости оформления российских книжек. Такой документ для иностранных граждан, устраивающихся на работу в России, обязателен.

На предприятиях некоторых стран заведение книжек не утверждено или они имеют другу форму, не как в нашей стране. Нормами трудового права не установлен вопрос о заведении документа иностранцами, но некоторые работодатели все же заводят его.

Сейчас действует лишь 1 акт – письмо Роструда № 908-6-1. В нем указаны разъяснения, относящиеся к данному вопросу. Выявлено, что работодателю надо завести книжку, созданную по российскому образцу, если трудоустраивающийся сотрудник не предоставил ее

Причем важно проработать больше 5 рабочих дней, как указано в ст. 66 ТК РФ

Личные сведения заполняются не только по паспорту, но и по водительскому удостоверению, загранпаспорту, военному билету. Сотрудник должен расписаться в трудовой книжке на титульном листе, подтверждая записанные данные. Ставит подпись еще уполномоченное лицо. После этого ставится гербовая печать.

О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ

(в ред. Постановлений Правительства РФ , , , )

В соответствии со Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации: (в ред. Постановления Правительства РФ )

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением. (в ред. Постановления Правительства РФ )

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства Российской Федерации М.КАСЬЯНОВ

УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

                       ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
 
                             (Обложка)
 
                               Герб
                       Российской Федерации
 
                          ТРУДОВАЯ КНИЖКА
 
                         (Титульный лист)
 
                               Герб
                       Российской Федерации
 
                          ТРУДОВАЯ КНИЖКА
 
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
 
 

     М. П.                 Подпись лица, ответственного за ведение
                                        трудовых книжек
                             ____________________________________
                                           (разборчиво)
 
                         Сведения о работе
 
Серия и номер*                                     (10 разворотов)
 

N записи

Дата 

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 

число

месяц

год

1 

       2 

3 

4 

 
                      Сведения о награждении
 
Серия и номер                                      (10 разворотов)
 

N записи 

Дата 

Сведения о награждении (поощрении) 

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 

число 

месяц 

год 

1 

2 

3 

4 

     *Серия  и  номер  указываются  на  одной  из  четырех страниц
каждого развернутого листа трудовой книжки.
 
 
 

УТВЕРЖДЕНА Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

                 ФОРМА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
 
                     ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
               (без трудовой книжки недействителен)
 
 
                               Герб
                       Российской Федерации
 
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
__________________________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
                                (число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
 
 
                           Подпись лица, ответственного за ведение
                                        трудовых книжек

     М. П.                  ______________________________________
                                           (разборчиво)
 

     Вкладыш  в  трудовую  книжку  изготавливается по утвержденной
форме  трудовой  книжки.  Объем  вкладыша: "Сведения о работе" - 9
разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов.
 
 
 

УТВЕРЖДЕНЫ Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

• язык заполнения – русский;
• даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
• сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
• не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);

• не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

  Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

• со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
• в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
• записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2021 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2021 год не отменена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации

Записи при восстановлении работника

Восстановление сотрудника в должности возможно, если он был уволен с нарушением законодательства. После обращения в судебные органы было вынесено постановление о восстановлении сотрудника на работе в компании. В этом случае кадровик аннулирует сведения о расторжении трудового договора.

В трудовую вносится запись о восстановлении работника на прежней работе, прописывается должность, указывается номер и дата приказа, в соответствии с которым было произведено зачисление сотрудника. Обязательно в записи отмечается порядковый номер записи, которая оказывается недействительной. Вносится информация о том, что восстановление произошло на основании решения суда, указывается его номер и дата выдачи.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Заполняем титульный лист

Вот фото страницы трудовой книжки (титульного листа) актуального в 2021 году бумажного бланка ТК:

Такими были основные правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу до 2021 года:

• вся информация о владельце трудовой вносилась чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• при заполнении необходимо было указать Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию;
• информация вносилась на основании предоставленных работником документов. Никакие записи «со слов» работника не писались и не вносились. Текст вписывался аккуратно, разборчивым почерком. Не допускались помарки и ошибки. Даты вносились арабскими цифрами.

Какие документы работник предоставляет при заключении договора с работодателем:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует, работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудкнижка в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ.

ВАЖНО!

Содержание новых бланков трудкнижки и вкладыша к ней, которые начнут применять с 01.01.2023, не отличается от действующих. Но Минтруд изменил количество страниц в документах: какие-то разделы уменьшили, а какие-то — существенно увеличили. К примеру, информацию о награждениях урезали до 7 разворотов, а для сведений о работе сделали 14 разворотов вместо 10. Кроме того, упростили порядок заполнения ТК: с 01.09.2021 ее разрешено заполнять не только от руки, но и на компьютере или с использованием штампа.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению ТК в рамках организации. Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения

Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление

Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск проставляется в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу ТК выписывается новый бланк (за счет организации).

Так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки 2021 года:

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

* * *

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Нормы

Правила ведения хронологии трудовой работы установлено федеральным законом. Действует Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, где указаны формы документа, его образцы. Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется по указанным правилам.

В п. 8. Постановления № 225 указано, что с первичным трудоустройством книжку заводят работодатели и за счет средств предприятия. Документ заводят на всех сотрудников, приступивших к своим обязанностям и выполняющим их не меньше календарной недели. Аналогичные нормы включает ст. 66 ТК РФ, где зафиксировано, что запись о трудоустройстве вносится не позже 5 рабочих дней.

Самостоятельно работники не могут вносить какую-либо информацию в трудовую книжку. Это выполняется только специалистом кадровой службы предприятия, где оформлено трудоустройство по трудовому договору.

Как и кому выдаётся трудовая книжка в случае смерти работника

Выдача трудовой родственникам умершего работника — вопрос важный, так как на этом завязаны компенсационные выплаты от предприятия, получение родственниками части накопительной пенсии и пр.

Здесь следует опираться на Трудовой кодекс, где в статье 83 указано, что кончина сотрудника является одним из оснований одностороннего прекращения трудового контракта. Для издания соответствующего приказа нужно свидетельство о смерти человека или решение суда, согласно которому он признан безвестно отсутствующим или умершим. Приняты могут быть только оригиналы документов.

Для приказа используется только форма № Т-8, скачать документ можно по гиперссылке. Распоряжение должно содержать данные:

1. Название предприятия (полное).
2. Порядковый номер распоряжения (по нумерации, принятой в компании) и дату его составления.
3. Период действия трудового контракта — с момента заключения по день, указанный в свидетельстве о смерти.
4. Отметку, о том, что это именно прекращение трудового договора. Формулировку «уволить» в этом случае нужно зачеркнуть тонкой чертой.
5. Основные данные бывшего работника — Ф. И. О., табельный номер, отдел, где он числился, должность и пр.
6. Основание для прекращения контракта — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
7. Реквизиты свидетельства о смерти человека.
8. Визу директора с расшифровкой.

Приказ по форме Т-8 немного отличается от стандартного распоряжения об увольнении

После издания и регистрации приказа кадровый работник приступает к оформлению трудовой книжки, перенеся его реквизиты и формулировки в регистр. Запись формулируется следующим образом: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».

Нормативный регламент выдачи трудовой книжки умершего работника закреплён в части 37 раздела IV Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках». Здесь указано, что трудовая может быть выдана только родственнику ушедшего из жизни работника. Его личность должна быть идентифицирована. К примеру, если трудовую получает жена, помимо паспорта, должно быть предъявлено свидетельство о регистрации брака. Для детей, родителей, сестёр или братьев понадобятся паспорт и свидетельство о рождении. Эта норма конкретизируется и инструкцией Минтруда, которая регулирует правила заполнения и хранения трудовых регистров.

Здесь действуют те же способы выдачи:

1. Передача лично в руки одному из родственников. В этом варианте получатель должен написать расписку о выдаче ему трудовой книжки. Составляется она в произвольной форме, но с соблюдением стандартных правил документооборота. То есть документ должен содержать:
   • место и дату составления;
   • идентификационные данные получателя (паспорт и адрес проживания);
   • реквизиты трудовой книжки, на чьё имя она выписана;
   • информацию о том, кем приходится умерший получателю;

   • фиксацию отказа от претензий к работодателю по оформлению книжки.

2. Направление по почте на адрес одного из родственников. Здесь нужно предварительно получить от родственника заявление, где указан полный адрес его проживания (с индексом). Как и при стандартной отправке трудовой, в этом варианте составляется опись вложения, письмо отправляется заказным письмом с уведомлением о доставке.

Заметьте, что передача трудового регистра родственнику должна проходить с соблюдением всех остальных процедурных моментов, включающих:

• ознакомление с приказом о прекращении контракта (с умершим);
• визирование факта получения книжки в журнале учёта;
• предоставление расписки в получении.

Если на трудовую книжку (и компенсации) претендует несколько родственников, нужно отметить, что кадровик не обязан разбираться в степенях родства. Рекомендуется просто выдать регистр первому, кто пришёл и соответствующим образом оформил своё право. Последующим претендентам на получение трудовой просто выдаётся справка, где указываются: дата, Ф. И. О. лица, получившего документ, и основания, по которым трудовая книжка была ему выдана.

Какие сведения указываются?

Как известно, трудовая книжка содержит юридически достоверную информацию об общем, непрерывном и специальном стаже работника. Однако не все работодатели знают, что именно следует указать в данном документе. Итак, в книге могут быть отражены:

• Сведения о приеме сотрудника на работу;
• Записи о переводе на другую должность;
• Изменение паспортных данных сотрудника;
• Данные об образовании работника;
• Информация о прохождение военной службы, в том числе о службе в армии по контракту;
• Сведения о повышении квалификации или профессиональной переподготовки;
• Записи об увольнении.

Все записи в трудовой книге должны иметь документальное подтверждение. Это значит, что сведения о трудовой деятельности сотрудника записываются на основании соответствующих приказов и распоряжений. Более того, оставляя запись об увольнении, работодатель должен заранее выбрать пункт федерального закона, на который он будет ссылаться. Так, при прекращении трудового договора, необходимо оставить ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Если сотрудник был уволен по решению суда, этот факт тоже нужно указать в документе.

Трудовые книжки при приеме на работу после 1 января 2021 года

Трудовых книжек может не быть только у молодых специалистов, кто трудоустраивается впервые в жизни после 1 января 2021 года. Тем, кто вышел на первое место работы, сейчас формируются «Сведения о трудовой деятельности» согласно п.8 ст. № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Работник с уже имеющейся у него трудовой биографией должен предоставить новому работодателю:

• либо бумажную трудовую книжку,
• либо «Сведения о трудовой деятельности» по форме форму СТД-Р, полученную у прежнего работодателя,
• либо форму СТД-ПФР, полученную в Пенсионном фонде.

За формой СТД-ПФР в Пенсионный фонд работник обращается только в том случае, если него нет сведений по форме СТД-Р, полученных от прежнего работодателя.

Что еще стоит почитать:

«Увольнительный» обзор Верховного суда

Порядок

В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.

Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.

Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.

Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.

Особенности заполнения трудовой книжки

Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка

Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

• кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
• согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

• лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!
Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564.

Минтруд представил образец записи в трудовой книжке при переходе на ее электронный аналог

ПИСЬМО Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150

Напоминаем, что до 31.12.2020 тем работникам, которые изъявили желание вести трудовые книжки только в электронном виде, нужно будет выдать бумажные трудовые книжки на руки с соответствующей записью.

В письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 Минтруд  рассказал, как отразить в трудовой книжке запись о получении от ее владельца заявления об электронном способе ее дальнейшего ведения. В такой ситуации, согласно ч. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ, работодатель обязан вернуть книжку сотруднику с отражением в ней факта ее выдачи.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке.

• В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
• В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки.
• В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись:

 «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Помимо записи в книжке, надо отразить факт выдачи бумажной книжки и в графе 13 книги учета движения книжек: «Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Там же работник должен подтвердить ее получение на руки, поставив подпись.

В письме отмечено, что согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде вернуть книжку сотруднику нужно в день представления заявления. Однако в этой норме срок возврата документа не указан. Получается, что высказанный подход является частным мнением ведомства.

Как быть работодателю с теми, кто никак не выразил свое мнение по поводу сохранения трудовой книжки или отказа от нее? Ч. 2 ст. 2 указанного выше закона  отвечает на этот вопрос так: «В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации».

То есть «по умолчанию» работодатель продолжает вести трудовые книжки работников и перестает это делать, только если работник подал заявлением об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. 

Для физических лиц
Для юридического лица
Подписка на эл.версию

03.03.2020, 12:44