Пошаговая инструкция сшивания документов: как правильно пользоваться брошюратором?

Какие дополнительные функции действительно необходимы в работе?

Устройство использует в работе механический привод и отлично подходит к использованию в копировальных центрах и маленьких офисах. В работе использует пружины из пластика с возможным диаметром в 18 мм. За один раз может переплести не более 150 листов, что является довольно неплохим показателем. Шаг перфорации составляет 9:16.

Эта девушка была воспитана в хорошей семье и до вступления в брак она проживала со своими родителями в небольшом чеченском поселке Шали.

Брошюратор обладает специальной функцией, позволяющей прошивать документы не пластиковой пружиной, а ниткой. Благодаря такой особенности становится намного удобнее заполнять журнал, поскольку нет вечно мешающихся под рукой колец. Во время перфорации на рабочей поверхности нет ни одной бумажки.

Вот все равно хочу купить, а то в нашем городе нашла только в одном месте, и пружинка у них малюсенькая. Поэтому не хочется делать книжки, лежат недоделки.

Наиболее часто встречаются дыроколы с двумя отверстиями по стандарту ISO 383 — отверстия расположены в 80 мм друг от друга.

Красочные, долговечные коврики защищают поверхность стола от царапин и защищают механизм мыши от загрязнений.

Самые простые степлеры для офиса сшивают всего несколько листов скобой №10 или 24/6 втачку. Самые продвинутые модели могут сшивать до 270 листов скобой B50/30. Привод моделей может быть ручным или электрическим, что может быть востребовано при большом объеме работ.

Главным параметром, позволяющим купить представленную модель, стало максимальное количество соединяемой бумаги. Тут оно максимально большое из всех, что я видел в магазине. Габариты не совсем большие и вполне удобно умещаются на моем столе. Надежное скрепляет толстые листы, а при необходимости может легко их отсоединить.

Чтобы убедиться в правильности настройки, сделайте пробную перфорацию. Далее помещаете листы в прорезь для перфорации, опускаете ручку перфорации и возвращаете в исходное положение. Вынимаете листы. И так перфорируете весь документ. Далее берете пластиковую пружину. Одеваете на металлическую гребенку. Раскрываете пружину и одеваете на нее отперфорированные листы.

Подберем на любой вкус. Пластиковые пружины обладают упругостью и крепко удерживают листы. Документы с таким переплетом легко читать, удобно хранить.

Можно ли создать брошюру в онлайн

Брошюру создают не только в Ворде. В Интернете есть специальные сервисы и конструкторы, которые умеют редактировать брошюры. Работают они так:

1. Переходите на сервис по созданию брошюр.
2. Выбираете готовый шаблон.
3. Редактируете брошюру – добавляете текст, видео, звук.
4. После чего скачиваете материал на компьютер.

В качестве примера рассмотрим несколько сервисов и на одном из них поработаем:

• crello.com/ru/create/brochures/;
• creatopy.com/ru/make/brochure/;
• kopirka.ru/offline/catalog/prilozhenie-dlya-sozdaniya-bukletov-i-broshyur/.

Итак, давайте создадим брошюру на этом сервисе – «crello.com/ru/create/brochures/». Переходите на него в адресной строке браузера. Далее нажимаете «Создать брошюру». В окне слева кликните по шаблону для брошюры (скрин 5).

В появившемся шаблоне вам нужно заменить картинки и текст на свои данные. Для этого нажимаете по ним левой кнопкой мыши, выделяете  и удаляете кнопкой «Delete». Текст можно вставить методом копирования и вставки из другого документа. Также добавляете медиа-файлы из разделов «Видео», «Фото», «Музыка» и так далее. Затем нажмите «Скачать», чтобы загрузить брошюру на компьютер. Сервис Крелло позволяет это сделать после регистрации.

Опись документа

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.

Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).

Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Особенности работы с электрическими брошюраторами

Для большого офиса и типографии оптимальным решением станет электрический переплётчик. В таком устройстве перфорация осуществляется не за счёт механического воздействия, а путём нажатия на клавишу или педаль, которая запускает электропривод для пробивки отверстий.

Современные модели брошюраторов с электроперфорацией отличаются широким набором опций: отключаемые ножи, вертикальная загрузка бумаги, отсек для пружин, регулируемый отступ перфорации и мн. др. Пользоваться такой техникой проще и удобнее. Принцип работы с брошюровщиками электрического типа схож с механическими моделями. Главное внимательно прочитать инструкцию, т. к. каждый производитель может наделить свой переплётчик собственными конструктивными особенностями, влияющими на процесс перфорации и сшивания.

Интересно почитать: Как выбрать ламинатор для дома и офиса.

Watch this video on YouTube

Как пошагово создать брошюру в Ворде (Word) 2007

Как пошагово создать брошюру в Ворде 2007? Рассмотрим инструкцию наглядно.

Для начала откройте документ с заранее приготовленным текстом и картинками, которые будут на брошюре. Далее в Ворде нажимаете раздел «Разметка страницы», затем «Параметры страницы» (скрин 2).

В открытых параметрах выберите из списка «Брошюра» и установите число страницы «Все». Ориентация брошюры должна быть альбомной. Далее устанавливаем размеры брошюры,  например, верхнее поле 1см, нижнее 1,5см. Размеры внутри можно оставить по умолчанию и переплет. После чего нажимаете кнопку «OK».

Если вам нужно изменить формат и объем бумаги на другой, для этого нажмите размер бумаги в окне настроек (скрин 3).

По умолчанию уже стоит формат А4, но вы можете выбрать другие варианты, например, А3. Здесь можно поменять размеры. К примеру, установим ширину 29,7 см и высоту 21см. Также сохраняем изменения кнопкой «OK». Длинные документы можно разделять на несколько брошюр. В разделе «Число страниц брошюр» выберите количество необходимых страниц.

Если в вашем документе текста не было, то после настроек брошюры ничего не появится. Здесь необходимо оформление. Для этого вставляете текст с картинками в документ. Далее подгоняете его под размеры через «Параметры страницы».

Когда брошюра создана, ее можно распечатать. Кликните кнопку «Файл», далее «Печать». Выбираете число документов на листе, например, 2. После чего отправляете брошюру на распечатку.

Порядок прошивки

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

• Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
• Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
• Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
• Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.

Как научиться пользоваться папкой регистратором?

В закрытом состоянии папки регистраторы можно увидеть, что ее замки-кольца надежно фиксируют крышку папки. Для попадания внутрь папки, необходимо открыть ее крышку легким щелчком. После этого папка довольно быстро распахивается.

Взгляду пользователя открывается рычажный арочный разжимной механизм. Он снабжен специальным прижимом. Для пользования папкой по ее конкретному назначению нужно отщелкнуть этот прижим. Затем следует немного переместить его в сторону. Далее в папку можно вложить несколько листов или один лист, то есть столько, сколько потребуется. Для этого потребуется разомкнуть рычаг кольца механизма. После этого на освободившиеся штыри следует надеть листы документов или других бумаг.

В папке регистратора обычно имеются вспомогательные инструменты типа для пробивки отверстий в бумаге. Также она предусматривает наличие прозрачных . Они предназначены для размещения листов бумаги.

Листы, продырявленные дыроколом, нужно надеть на штыри механизма. Затем опускается рычаг, после чего плотно смыкаются кольца. Прижим возвращается в исходное положение и защелкивается. Таким образом, листы бумаги или файлы с документами плотно зажимаются. После этого папка отправляется на полку для хранения. Теперь документами можно будет при необходимости пользоваться очень легко и удобно.

Виды переплета

Существует три основных вида переплета:
переплет пластиковой пружиной, металлической пружиной и термопереплет.
Рассмотрим особенности каждого из них:

Переплет пластиковой пружиной — наиболее распространенный на
сегодняшний день.
Плюсы: самая низкая цена на расходные материалы, единственный способ
переплета, который позволяет изменять содержание уже готового документа
и использовать расходные материалы многократно.
Минусы: удобство при использовании документа (невозможно раскрыть
брошюру на 360 градусов).
Область применения: прайс-листы, рекламные проспекты, пресс-релизы,
подшивки материалов.
Расходные материалы: пластиковые пружины и обложки разных цветов.
Оборудование: брошюровщик на пластиковую пружину.

Переплет металлической пружиной — удобный и надежный
профессиональный переплет.
Плюсы: великолепное качество полученного документа.
Минусы: высокая стоимость и невозможность вторичного использования
расходных материалов, самое низкое ограничение по количеству
переплетаемых листов в документе.
Область применения: каталоги, календари, блокноты, тетради.
Расходные материалы: металлические пружины и обложки разных цветов.
Оборудование: брошюровщик на металлическую пружину.

Термопереплет — наименее распространенный способ.
Плюсы: качество брошюр близко к типографическому исполнению.
Минусы: высокая стоимость и невозможность повторного использования не
только расходных материалов, но и страниц самого документа.
Область применения: брошюры, научные труды, учебные пособия.
Расходные материалы: обложки для термопереплета разных цветов.
Оборудование: термопереплетчик.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

3.1. Не допускать попадания внутрь машины металлических предметов, скрепок и т.д. 3.2. Не притрагиваться к вращающимся частям, а также не класть ничего кроме бумаги в магазины машины во время её работы. 3.3. Не снимать закреплённые винтами кожухи и стенки, не вносить самостоятельно изменений в конструкцию машины. 3.4. Не устанавливать машину вблизи источников сильных электромагнитных полей, не класть на постоянные постоянные магниты. 3.5. Не подключать одновременно с машиной несколько электроприборов к одной розетке. 3.6. Напряжение в сети должно быть стабильным. 3.7. При подключении машины помнить, что вилка шнура не должна нагреваться, на сетевом шнуре не должно быть повреждений, вилка сетевого шнура должна быть до упора вставлена в розетку. 3.8. Во время шитья брошюру держать так, чтобы пальцы находились как можно дальше от корешка (особенно при малом формате брошюры). 3.9. Нажимать ногой на педаль разрешается только тогда, когда брошюра положена на стол и выровнена у швейного аппарата. 3.10. При заправке новой катушки скрепляющую проволоку снять кусачками, придерживая ее конец, чтобы проволока не разматывалась. 3.11. Запрещается при включенной в электросеть машине регулировать швейный аппарат по толщине брошюры, заправлять в него проволоку, выравнивать проволочную скобу, переставлять стол, закреплять задний упор. 3.12. Работнику во время работы запрещается: — работать на машине при ненадежно закрепленном накладном столе; — применять для шитья проволоку толщиной более 0,8 мм; — открывать при включенном электродвигателе ограждения, проворачивать шкив вручную, налаживать, чистить и смазывать машину; — работать на машине в том случае, если она включается при легком касании педали или если единый нажим вызывает двойной удар; — опираться на ограждения и прикасаться к движущимся частям машины. 3.13. Исправность машины проверять, проворачивая её вручную при включенном электродвигателе. 3.14. Накладной стол машины должен быть ровным, гладким, без зазубрин. 3.15. При подходе накладного стола к швейному механизму поддерживать раскрытую брошюру или тетрадь так, чтобы пальцы рук находились как можно дольше от швейного механизма. 3.16. Нажимать ногой на педаль разрешается только тогда, когда брошюра или тетрадь положена на накладной стол. 3.17. При заправке новой катушки скрепляющую проволоку снять кусачками, придерживая ее конец так, чтобы она не разматывалась. 3.18. Во время работы запрещается эксплуатировать машину: — если она включается при лёгком касании ногой педали; — если при опускании педали не включается тормоз и машина не останавливается.

Orion FS-56426

Брошюратор переплетает документы пластиковыми пружинами, где он сможет справится с большими объемами. Максимальный объем листов — 500 штук за один цикл работы. Это достаточно много, что позволяет подбирать его для офиса по рекламе. Одновременно он может пробить 30 листов. Здесь есть возможность менять глубину перфорации: 3, 5, 7 или 9 мм. Из интересных функций добавлено ручное отключение ножей при необходимости. Рычаг предназначен для убавки или добавки количества листов для переплета. Пружина здесь получается диаметров от 6 до 51 мм. В конструкции предусмотрен ящик для обрезков бумаги, который легко очищать.

Как правильно пользоваться брошюровщиком

В настоящее время продавцы предлагают огромное количество различных моделей брошюраторов. Поэтому после совершения покупки целесообразно внимательно пошагово изучить инструкцию, как пользоваться брошюратором. Но общие примерные принципы работы для всех машин одинаковые. Они включают в себя несколько этапов:

1. Подготовка бумаги. Листы нужно сложить по порядку. Приготовить части обложки. Если бумаги много для конкретного вида брошюратора, то нужно разделить ее на стопки.
2. Перфорация. Бумагу нужно поместить в специальный приемник и нажать на ручку. Листы и обложку пробивают отдельно.
3. Выбор пружин. Подбирать нужно так, чтобы ее размера было достаточно для обхвата всех листов, и оставался небольшой запас. Если не знаете, как правильно сброшюровать, а планируете добавлять или убирать листы после прошивки, стоит остановить свой выбор на пластиковой пружине.
4. Переплетение. Устанавливают пружину, раскрывают ее и располагают пробитые заранее листы, а за ними обложку. После того как все готово, пружину закрывают.

Сшитые при помощи брошюратора работы выглядят презентабельно и имеют долгий срок службы при активном использовании. И, как пользоваться брошюровщиком на пластиковую пружину, можно всегда посмотреть в инструкции. А для того, чтобы правильно выбрать диаметр пружины, можно ознакомиться с таблицей, которая есть в инструкции к агрегату.

Инструкция к механическим

Как работает механический брошюровщик:

1. Поставить машину на твердую и ровную поверхность.
2. Подровнять листы и подготовить обложку.
3. Проверить устройство на пробном листе.
4. Пробить страницы в количестве не более 60 штук.
5. Листы поместить для этого в нишу.
6. Надавить на рычаг.
7. Извлечь пробитые листы.
8. Осуществить перфорирование обложки.
9. Разместить пружину на гребенке, разжать ее боковым рычагом.
10. Правильно расположить документ, обложка/листы/обложка.
11. Закрыть пружину поворотом рычага.

Инструкция к электрическим

Электрическое устройство подойдет для типографии и крупного офиса. Для запуска не нужно дергать рычаги, достаточно нажать на кнопку. Как пользоваться электрическим брошюровщиком?

Опции современных электрических агрегатов:

• вертикальное размещение листов;
• выключение ножей;
• регулировка отступления от края листа.

Электрические брошюраторы просты в работе. Но перед ее началом несмотря на это целесообразно ознакомиться с инструкцией по применению брошюровщика.

Как пользоваться папкой, имеющей прижим?

Эта папка очень удобна в использовании. Она не требует наличия вспомогательного инструмента, что выливается в существенную экономию средств. Но недостаток подобного механизма заключается в том, что он не способен удерживать большое количество листов. Обычно их число насчитывает всего 50 штук. Но при этом листы не нужно будет портить дыроколом.

Обычно или применяются для создания архивов. Чаще всего они имеют объем до 600 листов. В то же время папки с прижимами или с зажимами предназначены для хранения оперативных документов. Их часто используют для переноски из одного места в другое. Впоследствии документы из этих папок все равно попадают в папки регистраторы на более длительное хранение.

Затем наденьте пружину на металлическую гребенку

и надо открыть (разжать) ее.

Есть два типа переплетных машин: с одной ручкой
, с ее помощью и пробивают и открывают (закрывают) пружину и с двумя отдельными ручками
для перфорации и для открытия (закрытия) пружины. И так, если на вашей машинке одна ручка. Возьмите из приготовленного документа рекомендуемое кол-во листов для перфорации. Выровните края документа. Установите регулятор глубины перфорации (чем больше листов в документе, тем больше отступ от края). Чтобы убедиться в правильности настройки, сделайте пробную перфорацию. Далее помещаете листы в прорезь для перфорации, опускаете ручку перфорации и возвращаете в исходное положение. Вынимаете листы. И так перфорируете весь документ. Далее берете пластиковую пружину. Одеваете на металлическую гребенку. Раскрываете пружину и одеваете на нее отперфорированные листы. Когда весь документ одели на пружину, закройте ее, вернув ручку для перфорации/разжатия пружин в исходное положение. Снимите готовый переплетенный документ. Если у вас на переплетной машинке две отдельных ручки для перфорации и открытия (закрытия) пружины, делаете все также, только можно раскрыть пружину изначально и по мере перфорации листов сразу одевать их на пружину (две ручки удобнее).

Мы рассмотрели машины для переплета (брошюраторы) — механические. Есть еще электрические машинки. На них принцип работы такой же, только перфорация электрическая — с помощью нажатия кнопки или ножной педали. Очень удобно, не надо прилагать никаких усилий.

Наша компания предлагает широкий выбор , а также всего необходимого для переплета: и по цвету, размерам, толщине и диаметру. Подберем на любой вкус. Пластиковые пружины обладают упругостью и крепко удерживают листы. Документы с таким переплетом легко читать, удобно хранить.

Хотя и изображений вполне достаточно, но… Перед вами папка регистратор в закрытом состоянии, в этом случае работают замки-кольца, входящие в контакт с верхушками колец и как бы образующие замок, фиксирующий в закрытом положении крышку папки. Для доступа внутрь вам надо крышку открыть, напрягаетесь, с легким щелчком крышка «отскакивает» и распахивается, предоставляя вам путь к наступлению. После открывания папки перед вами оказывается одно из самых массовых чудес техники — рычажный арочный разжимной механизм с прижимом. Чтобы воспользоваться папкой по ее прямому назначению, то есть вложить в нее лист или несколько листов, щелкните первым делом прижим и переместите его так, как показано на рисунке. Разомкните с помощью рычага кольца механизма, чтобы получить возможность надеть на штыри механизма архивируемые листы Ваших документов.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Гид покупателя: вопросы и ответы

Что такое брошюратор

Это устройство, которое предназначено для переплета документации с помощью пружин из разного материала, которые по итогу дает возможность упорядочить их. Благодаря таким пружинам из документов получается книжка, которую можно раскрывать на 360 градусов.

Как выбрать

Чтобы выбрать качественный брошюратор необходимо понимать его принцип работы, а также главные критерии при выборе.

Тип и способ переплетения

Пластиковые пружины — самые популярные и распространенные модели брошюраторов, которые находятся на рынке спроса по разной цене. Они подойдут для типографии и небольших фирм, конечно их можно использовать и для повышенной нагрузки, только стоит подобрать модель подороже. В основном устройства могут сшивать такой пружиной от 3 листов.

Металлические пружины — однозначно, что такие брошюраторы будут стоит гораздо больше, чем вышеописанные. Они создают документы с более привлекательным дизайном, с возможность раскрытия готовой книги на 360 градусов и повышенной прочностью переплетения. Максимальный объем для переплета — 130 листов;

Термический переплет — данные модели осуществляют переплетение с помощью клея. Этот вариант ускоряет работу устройства, что позволяет за быстрое время печать книги в мягкой обложке. Здесь также, как и с металлическими пружинами нельзя будет добавить или убрать листы.

Глубина перфорации

Это очень важный пункт при выборе модели, где присутствует возможность изменения глубины перфорации. Иными словами этот режим позволяет самостоятельно подбирать отступ от края листа для будущих отверстий. Благодаря подобному режиму готовая книга сможет дольше сохранить свой презентабельный вид и не поломаться на второй день использования.

Корпус

В продажу выпускается два вида корпуса устройств:

Пластиковый — более дешевый, популярный, но не долговечный. Модели с подобным пластиковым корпусом чаще всего предназначены для небольшой нагрузки и смогут сшивать не более 130 листов;

Металлический — эти варианты дороже, но и надежнее. Они смогут выдерживать максимальную нагрузку до 500 листов, за счет своего прочного и надежного корпуса.

Дополнительные опции

Также стоит обратить на следующие пункты при покупке устройства:

1. Отключение ножей — это позволит работать с нестандартной формой бумаги, что очень удобно. Это больше подойдет для рекламных агентств или фирм;
2. Отдельные рычаги для переключения переплета и перфорации, чтобы было удобнее подбирать нужные настройки для обработки документации;
3. Электрический привод — этот пункт обеспечивает удобство оператора и в отличии от механической модели здесь не нужно будет прикладывать усилий;
4. Автоматизация настройки — настройки смогут подгонять документ под нужный формат и правильно централизовать документы;
5. Съемный лоток для обрезков бумаги — в конструкции устройства может присутствовать лоток для сбора обрезков бумаги, но стоит подбирать модели со съемным вариантом, чтобы было удобнее его очищать;
6. Размер и вес устройства — некоторые модели брошюраторов могут иметь большой вес — до 20-ти кг и довольно объемные размеры;
7. Наличие селектора — селектор помогает подобрать пружины под необходимый диаметр и толщину документа, что ускоряет процесс обработки;
8. Защита от перегрузки — чтобы бумажные отходы не засорили режущие блоки, в некоторых моделях присутствует функция автоматических створок. Когда отходов становится очень много, то срабатывает функция и автоматически открывает створки лотка для сбора отходов, что сигнализирует о необходимой очистки.

ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Надеть специальную одежду и обувь, застегнуть на все пуговицы, волосы убрать под головной убор. 2.2. Осмотреть оборудование и рабочее место. 2.3. Проверить исправность машины, прочность крепления ограждений, наличие заземления, достаточность освещения, чистоту и порядок на рабочем месте. 2.4. О неполадках сообщить руководству и до устранения неполадок к работе не приступать. 2.5. Машина должна быть установлена на ровной поверхности. 2.6. Опора должна быть жесткой и выдерживать вес машины, 2.7. Машина не должна подвергаться воздействию солнечных лучей и источников тепла, радиаторов отопления, нагревательных приборов.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов. Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже. Подшивка по форме Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив.

Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Резак для бумаги: как выбрать то, что нужно

Выбор бумагорежущего оборудования зависит от сферы использования и задач. Для малых офисов подойдут роликовые и сабельные резаки. С их помощью Вы сможете разрезать до 20 листов бумаги, фотобумаги, тонкого картона, пленки, максимальный формат — А4.

Фотостудиям, типографиям, крупным предприятиям с большим объемом работы лучше приобрести несколько резаков с учетом требований. Для печати постеров и плакатов подойдет резак с максимальным форматом А0, А1, А2. Учтите, что широкоформатное оборудование не отличается высокой производительностью, поэтому специализированным печатным предприятиям одним резаком не обойтись — нужны 2-3, рассчитанных на разные форматы.

Издательствам книг, журналов стоит обзавестись профессиональным гильотинным резаком.

Смотреть весь каталог бумагорезательного оборудования

Особенности работы с брошюраторами

Важно не только знать, как пользоваться брошюратором, но и владеть некоторыми хитростями, которые позволят вам делать красивые и удобные брошюры. При выборе материала пружины ориентируйтесь на количество сшиваемых листов

Если число документов 500 и более, отдайте предпочтение полимерному переплету.При желании создать книгу, страницы которой могли бы раскрываться на 360 градусов, вам стоит выбрать металлические пружины. Однако при этом следует ограничить количество листов до 150. Иначе конструкция не выдержит. Теперь вы знаете, как пользоваться брошюратором. Описание каждого конкретного устройства даст вам дополнительные сведения о нюансах работы.

Оформление обложки

Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

• стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
• нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
• длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Что такое брошюровщик?

Что же такое брошюровщик, какие они
бывают и в чем основные отличия? Попробуем ответить на эти вопросы.
Брошюровщик (или брошюратор) — это устройство, предназначенное для
переплета документа (скрепления листов). Прародителем офисных
брошюровщиков можно назвать всем известный степлер. Но брошюры,
изготовленные с помощью степлеров далеко не всегда выглядят достаточно
«презентабельно» и являются удобными в использовании. С точки зрения
привлекательности внешнего вида получаемых документов и простоты их
изготовления, брошюровщики ушли очень далеко вперед от своих
предшественников.

С помощью этих переплетных машин Вы сможете
изготовить не только «красивые», но и «удобные» документы, ведь
некоторые варианты переплета даже позволяют добавлять или удалять
страницы из готового документа.

Правила нумерации листов

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

• в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
• цифры ставятся по возрастанию;
• нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
• цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
• обозначения не могут налагаться на текст;
• приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.

При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.

При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново. Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Как пользоваться брошюратором

После подготовки документов, которые вы собираетесь обработать, следует выполнить перфорацию листов. Это можно легко сделать с помощью брошюровщика. Достаточно ровно установить листки и плотно прижать острый элемент ручкой. За один раз можно перфорировать сразу несколько листов. Точная цифра зависит от характеристик модели. После такой процедуры подберите пластиковую пружинку необходимого диаметра. Ее нужно надеть на металлическую гребенку и разжать. После этого последовательно в нужном порядке наденьте на зубчики пружинки обложку, а затем и все листы, после чего закройте пружинку.