Приказ на командировку в 2020 году: о направлении работника, в том числе директора, об отмене и продлении, как составить, образец

Что включается в приказ о командировке

Для составления приказа о командировке одного сотрудника берется унифицированный бланк формы Т-9, для группы сотрудников — формы Т-9а, и служебное задание, форма Т-10а.

В приказ должны быть внесены такие сведения и данные:

1. название организации;
2. номер документа и дата составления;
3. фамилия, имя и отчество командированного, табельный номер, если есть;
4. наименование отдела, в котором трудится командированный, должность;
5. наименование организации, в которую направляется сотрудник;
6. число дней командировки с дорогой;
7. цель командировки;
8. кто оплачивает расходы на командировку;
9. на основании какого документа издается приказ о командировке;
10. фамилия и роспись руководителя предприятия;
11. фамилия и роспись командированного.

Все строки формы Т-9 приказа должны быть обязательно заполнены, а на тех, которые по каким-то причинам заполнены быть не могут, ставится прочерк.

Оформление командировки

После заполнения приказ подписывается руководителем или уполномоченным им лицом, и работником. Своей подписью последний уведомляет, что с приказом ознакомлен и готов его выполнять. Приказ можно не заверять печатью, поскольку он служит для внутреннего «хождения» и подтверждать его подлинность в самом предприятии не требуется.

По распоряжению Минфина РФ № ПЗ-10/2012, унифицированные формы первичных документов не являются обязательными к применению. Поэтому приказ о командировании работника, служебное задание, командировочное удостоверение заполняются достоверными сведениями на:

• бланках формы Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;
• любом ином бланке, разработанном на предприятии.

Каждое предприятие вправе принять собственную форму приказа и служебного задания, и вносить в них как общепринятые сведения, так и специальные, необходимые только данной организации, содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Обязательность применения бланка Т-9 как единой формы для составления приказа не требуется. Независимо от того, какой формы будет бланк приказа, совокупность вносимых в него сведений должна быть достаточной для последующего оформления бухгалтерией, кадровиком и т.п.

Первым днем командировки считается день отправления с рабочего места, последним — день возвращения на рабочее место. Если нужно продлить командировку, составляется новый приказ о продлении, в котором указывается причина пролонгации.

Образец приказа в командировку в 2020 году также заполняется с помощью унифицированного или разработанного на самом предприятии бланка и содержит все указанные выше реквизиты и сведения.

ПРИКАЗ о направлении в командировку по форме Т-9 образецПРИКАЗ о направлении в командировку по форме Т-9 бланк

Печать уведомления о заключении или расторжении трудового договора с иностранным гражданином для 1С: ЗУП 2.5

С 1 января иностранные граждане принимаются на работу только на основании патента, а выдача разрешений на работу отменяется. Работодатели обязаны оформлять иностранных работников должным образом и документировать прием на работу нерезидентов страны. Для заключения трудового соглашения с иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствии со ст.327.2 ТК РФ, необходимо подавать в органы ФМС Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином или Уведомление о расторжении (прекращении) трудового договора с иностранным гражданином.

1 стартмани

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Название строки	Что следует прописать	Пример
Фамилия, имя, отчество	Указать полностью инициалы работника, которого отправляют в командировку	Сергеев Василий Петрович	Ребров Евгений Степанович	Петрова Светлана Ивановна
Табельный номер	Указать табельный номер, который присвоен данному работнику
Название профессии, наименование должности	Указать должность, которую занимает сотрудник	Главный специалист по снабжению	Сотрудник по снабжению	Юрист
Название структурного подразделения (при его наличии)	Указать в каком именно структурном подразделении трудится работник (занимает должность)	Отдел снабжения	Отдел снабжения	Юридический отдел
Место назначения (организация, город, страна)	Указать, где именно находится организация, город, страна, куда направляется работник	РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»	РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»	РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»
Сроком на ______	Продолжительность командировки в календарных днях	4	4	4
Дата	Указать конкретные даты выезда и приезда работника из города	С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.	С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.	С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.
С целью	Указать цель поездки, она должна совпадать с целью, указанной в распоряжении	Заключения договора о сбыте товаров	Заключения договора о сбыте товаров	Заключения договора о сбыте товаров
Командировка за счет денежных средств	Здесь необходимо указать, какое именно предприятие (организация) будут оплачивать расходы командируемого сотрудника	ООО «Гиацинт»	ООО «Гиацинт	ООО «Гиацинт
С приказом ознакомлен Личная подпись сотрудника Дата

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Распоряжение о продлении

Причин, по которым командировка может быть продлена, достаточно много. Они могут исходить, как по инициативе самого работника, так и по обстоятельствам, неподвластным ему, например, отсутствие билетов или задержка рейса.

После принятия решения о продлении руководитель организации обязан издать соответствующий приказ, в котором необходимо указать:

• номер документа и дату составления;
• полное название приказа;
• причины, по которым происходит продление;
• сведения о сотруднике;
• факт продления командировки и точный срок;
• необходимость в выдаче аванса сотруднику на срок продления поездки;
• ответственных за исполнение приказа лиц;
• основания для создания документа.

В конце документа проставляется подпись руководителя, а также подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления с документом.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Скачать бланк Т-10 можно в начале начей статьи или в материале «Унифицированная форма №Т-10 — бланк и образец».

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

• название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
• номер и дата оформляемого документа;
• Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
• место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
• количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
• цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

• источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
• основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
• должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
• подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Значение унифицированной формы Т-9

Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771). Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:

• письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
• авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.

Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.

Типичные ошибки

Ошибка: Руководитель фирмы передал свои полномочия главному бухгалтеру вместе с правом подписи командировочного удостоверения и приказа о направлении директора в командировку, не оповестив сотрудника об этом.

Комментарий: Делегирование полномочий перед отъездом в командировку необходимо согласовывать с сотрудником, который будет временно исполнять функции директора. Должен быть оформлен соответствующий приказ, а также доверенность.

Ошибка: Сотрудник, имеющий доступ к государственной тайне, был отправлен в командировку на срок 12 месяцев.

Комментарий: Период пребывания в командировке лиц, допущенных к государственной тайне, не может превышать 6 месяцев.

Что может быть основанием для создания приказа о служебной командировке

Ряд документов могут быть основанием для создания приказа о служебной командировке:

• Служебное задание.
• Служебная записка.
• Указание организации, имеющей большие полномочия по отношению к данному предприятию.
• Указание руководителя предприятия, индивидуального предпринимателя.

Не смотря на то, что с 2015 года такой документ как «служебное задание» не является обязательным для создания приказа об отправке сотрудника в служебную командировку, специалисты рекомендуют его ввести во внутренний документооборот предприятия, утвердив его приказом.

Это позволит систематизировать и упорядочить работу в организации.

Приказ об отправке в служебную командировку в свою очередь, является основанием для создания последующих необходимых документов и действий, а именно:

Документы:

• Документ по форме Т-12 и Т-13 – бланк табеля по учету рабочего времени сотрудника предприятия.
• Документ по форме Т-10 – бланк командировочного удостоверения.
• Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходы сотрудника в ходе служебной командировки

Действия:

• Выдачу денег под отчет, как правило, из кассы предприятия, на возможные расходы во время прохождения командировки.
• Расчет зарплаты работнику за дни, в которые он находился в служебной командировке.

Значение унифицированной формы Т-9

Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:

• письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
• авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.

Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.

Процесс оформления командировки

Для начала необходимо определить сотрудника, которого нужно отправить в служебную поездку. Далее, если этот человек попадает в категорию лиц, которых можно направить в командировку исключительно с их письменного согласия, оформляется постановление. Также необходимо дополнительно выяснить, не является ли препятствием для поездки медицинское противопоказание. Сотрудники, которые попадают в особую категорию, должны ознакомиться со всеми документами и подтвердить их своими подписями.

Работодатель обязан подготовить уведомление о командировке с указанием места назначения и работы, которую необходимо выполнить в процессе поездки. Далее сотрудник соглашается либо отказывается от предложения. В уведомлении должна быть специальная графа, в которой работник может вписать причину своего отказа, к примеру, медицинские противопоказания.

Подобный документ составляется в 2 экземплярах, то есть по 1 для каждой из сторон. Уведомление необходимо зарегистрировать в том порядке, который установлен в компании. К примеру, это может быть специальный журнал для регистрации предложений сотрудникам.

Работнику необходимо проследить, чтобы на его экземпляре присутствовала подпись начальника. В свою очередь, на документе, который остается у работодателя, должно быть написано лично сотрудником, что он ознакомлен с содержимым документа и может отправиться в командировку либо отказывается от нее. На каждом экземпляре должна присутствовать дата.

Если работник соглашается с предложением работодателя, он может ограничиться согласительной записью. Другое дело, когда отказ требует подробного объяснения. В данном случае работник может написать отдельное заявление, в котором будет указана причина отклонения предложения о служебной поездке. Данный документ тоже необходимо зарегистрировать в порядке, установленном компанией.

В том случае, когда работодатель и его подчиненный достигли согласия, оформляется приказ о направлении в рабочую командировку.

Издание приказа

В командировочном приказе должна быть указана цель рабочей поездки. Кроме того, в данном документе нужно уточнить время, которое понадобится работнику для выполнения поручения, и место, где будет произведена работа. Нужно также указать, какой транспорт будет использован для перемещения сотрудника. Это может быть общественное, личное либо корпоративное транспортное средство.

Приказ о направлении работника в командировку обязательно должен быть составлен в соответствии с государственными нормами. Для оформления документа имеется специальный бланк, образец которого можно увидеть чуть выше.

Как все другие документы, имеющие отношение к предстоящей командировке, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку необходимо зарегистрировать в специальном журнале. В компании обязательно должен быть журнал для регистрации приказов. В нем должна стоять подпись самого сотрудника, который отправляется в командировку.

В отношении кого приказ о направлении в командировку не издается

Не считается командировкой работа, исполнение которой постоянно и непосредственно осуществляется в пути. Например, стюардесса, машинист, водитель на междугородних перевозках. Получается, приказ о направлении в командировку работодатель на таких лиц не оформляет.

Есть также группа работников, которых работодатель не может направить в командировку. К примеру, труд женщин в нашей стране подлежит особой охране. Женщины, имеющие детей до 3 лет, могут направляться в командировки с их письменного согласия. Матери и отцы-одиночки детей до 5 лет также дают письменное согласие на командировку. Внимательно стоит отнестись к решению вопроса о командировке несовершеннолетнего работника.

Ответственный за направление работников в командировки сотрудник должен учитывать, что поездка работника в обособленное подразделение организации вне места основной работы тоже считается командировкой.

Пример заполнения приказа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный).

Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку

Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Так выглядит готовый документ.

Покажем еще образец направления в командировку нескольких человек:

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Являются ли данные формы обязательными?

Согласно законодательству по кадровым вопросам унифицированные формы относятся к рекомендательным, а значит, обязанность использовать их в организации не является необходимой  для работодателя.  В компании можно применять и собственные разработанные формы документов, главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, установленные для данного документа.

Однако применение  форм Т-9 и Т-9а имеет ряд преимуществ:

• экономия времени кадровых сотрудников на разработку документации;
• снижение вероятности ошибок при заполнении унифицированных форм;
• скорость заполнения;
• возможность заполнять с применением компьютера;
• можно адаптировать и изменить под конкретную организацию.

Валентина Митрофанова: что будет, если работодатель не ведет личные карточки

Построение эффективной кадровой службы 2.0

15932

Новейший курс по кадровому делопроизводству 2.0

16834

Отмена трудовых книжек, новая отчетность в Пенсионный фонд с 2021 года

9675

Зачем нужна личная карточка

1. Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал.

2. Документирование важных изменений. Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике. Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери. Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними.

3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»). Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел. Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности.

4. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации. Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.

Какие бывают карточки

Есть две официальные формы карточек — обычная Т-2 и на государственного служащего Т-2ГС (МС). Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

• проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
• чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
• чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
• любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Как оформить командировку в 2021 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Где скачать бланк удостоверения на командировку

Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.

Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.

О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные».

Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.

Как должен выглядеть журнал для регистрации приказов на отправку в служебную командировку

Ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, обязан провести регистрацию всех приказов по отправке сотрудников предприятия в служебную командировку в отдельном журнале, который специально для этого предназначен. Журнал может быть составлен в произвольной форме, на листах, распечатанных на компьютере или же разграфленных вручную

Столбцы, строки журнала создаются произвольно, но важно наличие следующих информационных данных:

• Дата составления документа.
• Порядковый номер, под которым регистрируется приказ.
• Название должности сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Полностью прописано ФИО сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Название структурного подразделения (при его наличии), где непосредственно работает сотрудник.
• Цель служебной командировки.
• Дата начала/ окончания служебной командировки.
• Местность, куда направляется сотрудник.

Ведение и заполнение журнала обязательно для ответственного сотрудника, поскольку отсутствие заполненного журнала может привести к наказанию  ответственного за это работника и предприятия в целом. Эта информация может быть полезной впоследствии при возникновении отдельных спорных вопросов.

Порядок оформления приказа

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

• Служебное задание.
• Командировочные удостоверения.
• Отчеты сотрудника по поездке.

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.

После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.

Внимание! Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче. Как правильно оформить командировку описано в пошаговой инструкции.. Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе

При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К»

Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».

Инструкция по заполнению формы Т-9

Существует инструкция по заполнению формы Т-9. В таблице представлены основные рекомендации по заполнению отдельных разделов формы.

Раздел	Характеристика процесса заполнения
Наименование компании	Полное название без сокращений. Как в учредительных документах.
Код ОКПО	Используют перечень кодов из органов статистики
Табельный номер	Этот номер присваивается каждому сотруднику при его трудоустройстве для удобства учета. Номера может и не быть, так как это требование не является обязательным.
Структурное подразделение	Должность записывается без сокращения полностью. Место назначения – это страна, регион, населенный пункт и название компании, куда командируется сотрудник.
Сроком на…	Дата начала и окончания командировки.
Цель	Обязательно прописывается в форме, так как от нее зависит учет расходов, которые будут произведены в течение командировки. Например, если поездка имеет цель: обследование оборудования, то такие расходы будут отнесены на расходы в покупку объекта основных средств. При поездке с целью заключения договоров с поставщиками, такие расходы относятся к общехозяйственным. При сопровождении товара, который был реализован, расходы являются коммерческими. Цель берут из документа, являющегося основанием для отправки сотрудника.
Источник средств	Обычно источником является сам работодатель. Однако, иногда таким источником является и клиент и контрагент. Например, если аудитор из консалтинговой фирмы едет на обследование предприятия, то в договоре прописывается оплата командировочных расходов фирмой – заказчиком.
Основание поездки	Иногда этот пункт не заполняют, в ситуации, когда решение принято непосредственно руководством фирмы. Однако, если командировка инициируется самим работником или руководителем структурного подразделения, то в такой ситуации составляется служебная записка, которая отправляется на рассмотрение руководству, а далее уже издается сам приказ. В данной ситуации служебная записка и будет основанием для внесения данных в форму Т-9.
Прочая информация	Ссылка на документ – основание: служебное задание, приказ и т.д. Подпись