Обособленные подразделения: разбираем практические вопросы

Бухгалтерский учет в филиале и представительстве

Обособленное подразделение осуществляет деятельность в соответствии с целями и задачами головной компании. Функции, виды деятельности, уровень правоспособности и полномочий определяются головной организацией и закрепляются в положении об обособленном подразделении. В т. ч. и  ведение бухгалтерского учета возможно в двух вариантах.

Вариант 1: подразделение не имеет собственного баланса.

В этом случае отделение не имеет собственного бухгалтерского отдела и расчетного счета. Все расчеты с контрагентами, в том числе с персоналом по заработной плате, осуществляет бухгалтерия головного офиса. При этом подразделение имеет право выписывать, к примеру, товарно-сопроводительные документы, но приниматься к учету они будут в головной бухгалтерии.

Вариант 2: подразделение находится на самостоятельном балансе.

Этот вариант предполагает создание бухгалтерской службы и ведение учета внутри подразделения. Оно имеет расчетный счет в кредитной организации и расчеты с контрагентами может осуществлять самостоятельно. Данные из бухгалтерской отчетности подразделения учитываются в общем своде по предприятию. Обособленное подразделение осуществляет учет по правилам учетной политики головной компании.

Как правильно составить учетную политику для своего предприятия, вы узнаете из нашего материала «Как составить учетную политику организации?».

Где можно узнать территориальный код Росстата для электронной отчетности?

Несмотря на распространенность передачи статистической отчетности в электронном формате, Росстат пока что не разработал централизованной базы данных кодов ТОГС либо официальных правовых актов, где они были бы перечислены. Тем не менее нужный код узнать довольно просто, и для этого есть несколько способов:

1. Можно позвонить в территориальное представительство Росстата в регионе — по контактным данным на сайте ведомства — и спросить код у любого специалиста.
2. Узнать непосредственно на сайтах территориальных отделов Росстата в разделе «Электронная отчетность».
3. Можно сделать поисковый запрос в Google или «Яндекс», например: «код ТОГС Казань» — и в ответе поисковых систем на ваш запрос будут доступны требуемые сведения.
4. Можно запросить нужные коды у оператора статистической отчетности или удостоверяющего центра, в котором фирма оформила ЭЦП для отправки документов через интернет. Некоторые из операторов размещают на своих сайтах удобные интерфейсы, с помощью которых можно найти нужный код ТОГС. Подобный сервис есть, к примеру, на сайте .

Свежие материалы

ВСЁ, ЧТО КАСАЕТСЯ КОМПАНИИ БУРМИСТР.РУ CRM система КВАРТИРА.БУРМИСТР.РУ СЕРВИС ЗАПРОСА ВЫПИСОК ИЗ РОСРЕЕСТРА И ПРОВЕДЕНИЯ…

Бухгалтерская (финансовая) отчетность предприятий 39 149.84 млрд ₽ — АО ВТБ КАПИТАЛ 4 892.93 млрд…

Регистрация обособленного подразделенияСамостоятельными юрлицами ни филиалы, ни представительства фирмы, как и прочие подразделения, не являются.…

Пошаговая инструкцияТеперь подробно рассмотрим, как открыть филиал ООО в другом городе. Алгоритм действий следующий: Принятие…

Любое юридическое лицо имеет свои регистрационные данные, необходимые для определения места постановки на учет в налоговой инспекции и отображения других, индивидуальных данных. Каждая цифра имеет свое значение, которое позволит разобраться во многих вопросах. Фирма вправе открывать множество дополнительных офисов и каждое подразделение регистрируется в налоговом органе с присвоением КПП. Однако для этого может быть множество причин, а также порядок смены кода, его определения и идентификации в других налоговых инспекциях.

Что такое обособленное подразделение?

Под обособленным подразделением

фирмы принято понимать принадлежащую ей структуру, которая располагается на другой территории, имеет штат сотрудников и представляет интересы основного офиса. В обособленном подразделении должны быть стационарные рабочие места (создающиеся на срок 1 месяц и более).

Сведения о соответствующей структуре необязательно вносить в учредительные документы компании. Вместе с тем фирмы, формирующие обособленные подразделения, должны вставать на учет в ФНС по месту расположения каждого из локальных учреждений. Для этого в территориальную структуру ФНС необходимо направить уведомление об открытии подразделения. Это нужно сделать в течение 1 месяца с момента создания соответствующей структуры. Получив сообщение об открытии обособленного подразделения фирмы, ФНС в течение 5 дней осуществляет постановку компании на налоговый учет на своей территории и выдает ей уведомление об этом.

Кроме того, в течение 1 месяца с момента создания обособленного подразделения фирма должна уведомить об этом Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Как правильно закрыть обособленное подразделение ООО

Любому обществу с ограниченной ответственностью дано право на открытие и закрытие обособленных подразделений в любом территориальном отделении налоговой инспекции. Может случиться и так, что потребуется закрыть обособленное подразделение. Для этого могут быть разные причины:

• Подразделение работает с плохой рентабельностью, то есть содержать его невыгодно, поскольку нет превышения дохода над расходом
• Основное общество было ликвидировано по решению суда за нарушение действующего законодательства, либо его признали банкротом.

При закрытии филиала ООО следует соблюдать ряд законодательных норм гражданского и налогового кодекса. Напомним:

• Обособленное подразделение может находиться далеко от основного общества, возможно, даже в другом государстве.
• Филиал общества обязан совершать ту же хозяйственную деятельность, что и основное общество, и не может быть зарегистрирован как отдельное юридическое лицо.
• Устав общества, создавшего филиал, должен содержать последовательность действий по открытию и закрытию обособленного подразделения.

В этом случае поступаем так:

• Собирается общее собрание учредителей общества, где выносится решение о закрытии  филиала. На нем общими голосами принимается решение  не только о закрытии подразделения, но и о внесении изменений в учредительные документы общества
• Принимается решение о создании ликвидационной комиссии, хотя небольшие общества могут этого не делать.

На общем же собрании учредителей распределяются обязанности каждого ее члена: кто будет заниматься юридическими, хозяйственными проблемами, а кто — аудитом филиала.

В то время, когда идет закрытие подразделения, члены комиссии берут руководство в свои руки. Им необходимо составить инвентаризационную ведомость по имеющемуся в наличии имуществу подразделения и оформить его передачу в основное общество.

• Члены комиссии должны уведомить сотрудников о прекращении деятельности подразделения, назначить определенную сумму на выплату заработной платы.
• Проводятся сверки по выплате налогов, составляются бухгалтерские и налоговые отчеты. Если были кредиты у подразделения, то проводят по ним выплаты, а оставшуюся сумму распределяют между сотрудниками.
• Если необходимо привлечь дополнительные средства для расчетов с кредиторами,  на продажу выставляется имущество филиала, а оставшуюся сумму заносят на основной баланс общества.

После завершения процесса закрытия, в устав общества необходимо внести изменения и сообщить об этом налоговый орган.

Бухгалтерский учет ОП

Вести бухучет при наличии обособленного подразделения организация может двумя способами: выделить ОП на отдельный баланс или не выделять. В первом случае подразделение имеет право самостоятельно вести учет операций и должно регулярно передавать в головную организацию отчет с показателями своей деятельности. Какие именно это будут показатели, решает головная организация. Этот отчет является внутренним документом, сдавать его никуда не нужно. Организация также может доверить ОП только часть операций, а остальное оставить себе.

Во втором случае (без выделения на отдельный баланс) всю бухгалтерию ведет головная организация, заведя для этого специальные субсчета, а ОП просто передает туда первичные документы.

Выбранный способ ведения бухгалтерского учета со всеми подробностями – сроками передачи документов, перечнем показателей, указываемых в отчете, и т.д. – необходимо отразить в учетной политике организации.

Разница и сходство филиалов и представительств

Структурное подразделение организации может существовать как филиал, представительство (согласно ГК РФ) или обособленное подразделение юридического лица (согласно НК РФ).

Гражданское законодательство различает два вида подразделений– это филиал и представительство (ст. 55 ГК РФ). Согласно этой статье представительство — это обособленное подразделение компании, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал, в свою очередь, это обособленное подразделение юрлица, расположенное вне места его нахождения, которое осуществляет все его функции или их часть, в том числе представительскую функцию.

Исходя из определений этих терминов, можно сделать вывод, что филиал существенно превосходит представительства по объему полномочий, и знак тождественности между ними ставить нельзя. Филиал, кроме представительских функции, может осуществлять все те действия, что и головная организация. Поэтому, делая выбор в пользу того или иного подразделения, необходимо понимать, какой функционал планируется делегировать подразделению.

Тем не менее, общих признаков у этих двух видов подразделений гораздо больше. Приведем их ниже.

1. Филиал/представительство не являются юридическими лицами, а выступают исключительно от имени юрлица, их создавшего.

1. Филиал/представительство действует на основании утвержденного создавшим его юридическим лицом положения о филиале (представительстве). Положение принимается одновременно с решением о создании филиала или представительства. Форма положения о филиале/представительстве законодательно не утверждена.

1. Наличие имущества у филиала (представительства). Ст. 55 ГК РФ указывает на то, что головная организация наделяет обособленное подразделение имуществом, но не указывает на обязанность выделять подразделение на отдельный баланс и открывать другой расчетный счет.

Термин «отдельный баланс» в законодательстве не содержится, но Минфин своими письмами еще в 2005 г. разъяснил, что отдельный баланс подразделения – это совокупность показателей, установленных организацией, для своих подразделений и отражающих ее имущественное и финансовое положение на отчетную дату.

1. Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют исключительно на основании его доверенности.

1. Отражение филиала/представительства в едином государственном реестре юридических лиц.

На данный момент создание филиала или представительства должно быть обязательно отражено в ЕГРЮЛ, а вот в уставе организации сведений о филиалах и представительствах является необязательным.

Для создания филиала или представительства необходимо принять соответствующее решение, разработать положение и осуществить регистрационные действия в налоговом органе.

Постановка на учет филиала/представительства в налоговых органах произойдет автоматически на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ. Каждое подразделение будет поставлено на учет месту своего нахождения.

Надо – не надо: не гадайте на ромашке

Если сомневаетесь, нужно ли открывать ОП или нет, скорее всего, ответ – да, нужно

Обратите внимание, что ни НК, ни ГК не содержат каких-либо ограничений по количеству сотрудников обособленного подразделения, а также отсутствию во внутренних документах распоряжения на его создание

Существуют сложные ситуации, когда и правда непросто понять: возникает ОП или нет:

1. Нанимаем сотрудника в другом городе для оказания услуг или выполнения работ на территории клиентов (заказчиков). Допустим, компания оказывает клининговые услуги в другом городе, нанимает уборщиц. В этом случае не возникает обособленного подразделения, ведь нет стационарных рабочих мест. Аналогичный подход применяется к ситуации, когда рабочий (электрик, отделочник) выезжает к заказчику на объект. В зависимости от должности и рода занятий сотрудника оформляют как обычным трудовым договором, так и договором о надомной или дистанционной работе.

Обратите внимание! Надомники и дистанционные сотрудники однозначно не имеют подконтрольных работодателю рабочих мест. Пример №1: стройплощадка, куда направлены рабочие, оборудована бытовками, принадлежащими организации, инструменты рабочим выдает работодатель, он же контролирует ход работ – есть ОП

Производятся строительные работы. Здесь нужно рассматривать каждую конкретную ситуацию индивидуально.

Пример №1: стройплощадка, куда направлены рабочие, оборудована бытовками, принадлежащими организации, инструменты рабочим выдает работодатель, он же контролирует ход работ – есть ОП.

Пример №2: рабочие приезжают ежедневно на стройплощадку из дома, за безопасностью на объекте следит не работодатель (субподрядчик), а генподрядчик, он же контролирует ход строительства. Исходя из определения рабочих мест (ст. 209 ТК) их в данном случае нет, поскольку стройка неподконтрольна работодателю.

Надо отметить, что в большинстве случаев налоговые органы независимо от обстоятельств считают, что стройплощадка требует создания обособленного подразделения.

Выполняются дорожные работы. В данном случае ФНС считает, что ОП создавать не нужно. Работы ведутся «в поле», ни о каком стационарном месте речи не идет.
Арендуется или приобретается складское помещение. Это один из частых предметов споров. На складе присутствуют постоянные сотрудники: кладовщик, сторож, грузчики, значит, однозначно потребуется зарегистрировать ОП.

А если это просто помещение, куда привозят, сгружают товар или материалы, а забирают их при необходимости приезжающие водители и экспедиторы? Несмотря на то что сотрудники не находятся постоянно на складе, считается, что рабочие места есть, а время нахождения на них не имеет значение.

Кстати! Подобный подход справедлив в ситуации, если организация сняла или купила офис, но сотрудник использует его эпизодически.

Помещения в одном и том же здании. Компания снимает кабинет в бизнес-центре и решает открыть на другом этаже кафе. С одной стороны оба помещения находятся в одном здании и, естественно, относятся к одной налоговой, поэтому логично предположить, что в открытии ОП нет нужды. Судьи подтверждают эту точку зрения, поскольку считают одним из признаков территориальной обособленности отнесение к отличной от головного предприятия налоговой инспекции. С другой, налоговые органы не всегда согласны с арбитражной практикой. Их – даже если фактически юридический адрес организации и кафе отличается незначительно, например, номером помещения, то формально такое отличие уже причина для регистрации обособки. Вывод сделан из определения ОП в статье 11 НК, понятий, установленных статьей 55 ГК РФ и определения места нахождения юридического лица (по пункту 2 статьи 54 ГК это место государственной регистрации). Придется либо обращаться за разъяснениями в ФНС, либо действовать на свой страх и риск.
Сотрудник работает в режиме коворкинга. Популярный способ работы вне дома. Обычно к нему прибегают фрилансеры. Смысл в том, чтобы заниматься какой-то деятельностью в помещении, где собираются такие же «свободные художники», возможно, в процессе обмениваться мнениями, достижениями и опытом или просто работать в спокойной обстановке. Представим, что для работника арендуется место по договору коворкинга, равноценно ли это аренде офиса, требуется ли организовать ОП? На самом деле этот вариант подразумевает краткосрочную аренду, обычно на несколько часов в день, а работодатель не может контролировать такое рабочее место. Значит, признать его стационарным нельзя и создание обособленного подразделения не требуется.

После того как компания определилась с созданием ОП, нужно подготовить документы, регламентирующие его деятельность, и зарегистрировать в ИФНС.

Окпо у филиала и головной организации одинаковые

Он отражает уровень административного или организационного подчинения субъекта (например, дочернего предприятия головному, или бюджетного учреждения его учредителю) либо, наоборот, указывает на отсутствие такого подчинения. Соответствующее значение ОКОГУ берется из Общероссийского классификатора органов государственной власти и управления.

Почтовый адрес, Иная информация, Телефон, Факс, Фактический адрес, Юридический адрес. Если нужно перечень видов контактной информации допустимо расширить. Новые виды контактной информации оформляются в справочнике Виды контактной информации (Администрирование/Маркетинг и CRM).

Через какое подразделение лучше работать

Перед созданием и открытием подразделение, следует понимать какие функции будет выполняться. В особенности следует понимать цели создания и будущий результат. При понимании указанных факторов можно правильно решить вопрос, каким будет обособленное подразделение, филиалом, представительством или простым подразделением.

Первый фактор. Подразделение будет вести деятельность или представлять интересы.

В этом случае осуществляется выбор между филиалом и представительством.

1. Обособленное подразделение создается для осуществления любой деятельности. Это оказание услуг, производство продукции, другая деятельность;
2. Создается для представления интересов головной организации. Это может заключение договоров, представление организации или отстаивание интересов организации.

Если организация планирует осуществлять через подразделение все существующие функции, то лучше создать филиал.

Если необходимо предоставление или защиты интересов юридического лица, то лучше организовать представительство. Но тут существует нюанс. Согласно действующему законодательству организация не имеет права выполнять фактические действия через подразделение. Например, она не сможет производить и реализовывать мебель, оказывать медицинские услуги и многое другое. С другой стороны в законе отсутствуют какие-либо санкции за нарушение запрета. Поэтому довольно часто можно встретить ситуацию, когда через филиалы и представительства осуществляется производственная деятельность.

Хороший юрист должен предоставить руководителю полную информацию о разнице между представительством и филиалом и посоветовать вариант, подходящий для текущей ситуации. Свое мнение юрист должен основывать на законодательных нормах и требованиях.

Второй критерий. Изменения в учредительных документах или упрощенный способ создания.

При рассмотрении вопроса по выбору между филиалом (представительством) и простым подразделением следует учитывать, что создание и открытие филиала или представительства считаются сложным процессом. Для их реализации потребуется внесение изменений в документы. Это занимает больше времени и нет никаких гарантий, что все пройдет быстро и без осложнений

Для создания простого обособленного подразделения этого не требуется. Достаточно оформить письменное решение о создании и встать на налоговый учет.

Пример из практики

ООО «Компания» создало несколько простых подразделений. Были выполнены все требования о подаче документов для постановки на налоговый учет.

Сотрудники налоговой службы посчитали, что подразделения подходят под определение филиал и обратились в суд с требованием обязать ООО «Компания» внести изменения в документы и провести их регистрацию.

При рассмотрении дела, суд установил, что подразделения не могут считаться филиалами и не попадают под признаки, указанные в ст. 55 ГК РФ. У них отсутствует имущество, находящееся на отдельном балансе. Также не имеют собственного расчетного счёта.

Дополнительным фактором явилось положение, где указывалось, что они не являются филиалами.

Суд указал, что для внесения изменений нет оснований и ООО «Компания» не обязано вносить и регистрировать изменения. Дополнительно было указано, что налоговые службы не могут подавать иски в суд с требованием обязать юридическое лицо внести изменения. Больше информации о решении можно узнать в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа по делу No А53-22572/2008 от 16 сентября 2009 года.

При этом следует помнить, что законодательство не запрещает наделять подразделение функциями филиала или представительства. С учетом этого можно сделать предположение, что его создание наиболее выгодное решение.

Но это не всегда так. Создание филиала или представительства потребуется, если для работы подразделения потребует наличие собственного расчетного счёта.

Обоснование

Согласно п. 4.3 Инструкции Банка России No 153-И от 30 мая 2014 года простое подразделение не может открыть расчетный счет

Открытие филиала и представительства может потребоваться для выполнения следующих функций:

Обособленные подразделения в трудовом праве

Трудовое законодательство также оперирует подходом, согласно которому ОП могут функционировать в виде филиалов, представительств или других видов подразделений (в Трудовом кодексе используется формулировка «обособленное структурное подразделение», которая для удобства в рамках данной статьи также будет указываться как ОП).

Наличие у организации ОП влечет, в частности, следующие особенности применительно к трудовым правоотношениям:

• в ОП может быть заключен колдоговор (ч. 4 ст. 40 ТК РФ);
• руководитель ОП наделяется работодателем необходимыми полномочиями по ведению переговоров и заключению колдоговора (ч. 5 ст. 40 ТК РФ);
• если в ОП заключен колдоговор, то он применяется именно к работникам данного ОП (ч. 3 ст. 43 ТК РФ);
• если сотрудник трудоустроен в ОП, расположенное в другой местности, то в трудовом контракте с ним обязательно прописывается как указанное ОП, так и его адрес (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
• максимальный срок испытания при приеме на работу руководителей ОП — 6 месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК РФ);
• если ОП перестает существовать, то расторжение трудовых договоров с его работниками осуществляется с соблюдением правил о прекращении трудовых отношений при ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).

Основные отличия

Как обособленное подразделение, так и филиал зависимы от головной компании и главного офиса. Используемое ими имущество и средства на счетах принадлежат главенствующей организации. Цели их утверждения схожи: расширить возможности действия для компании и местные задачи.

Существенное различие филиала и рядового подразделения заключается в проведении регистрации. Создание обыкновенного подразделения проходит куда легче и быстрее, чем организация филиала. Данные о подразделении не вносятся в учредительные документы головной компании и Федеральную налоговую службу.

Решение о необходимости и создании филиала принимается путём голосования среди учредителей компании, в то время как подразделение может организовать один руководитель. Для филиала также требуется передача копий устава организации в Федеральную налоговую службу и назначение собственного руководителя, для учреждения подразделения же в этом нет необходимости.

Филиал, в отличии от представительства, имеет куда более широкий круг задач. Он также может заниматься финансово-хозяйственной деятельностью, имеет индивидуальный счёт в банке и обладает большим сроком аккредитации.

В то время как представительство занимается лишь представлением интересов главного офиса, филиал может выполнять те же функции, что и сама компания. Существуют виды лицензий, недоступные для получения представительством, но подвластные филиалу.

Регистрация обособленного подразделения в 2019-2020 годах: пошаговая инструкция

На юрлиц возлагают обязательства о сообщении запуска обособлённых структур в инстанцию по налогам в период до 30 суток, как только приняли соответствующие утверждения, допустим, с момента даты совещания на собрании владельцев акций. Исходя из законодательства, вновь созданные структуры обязуются проходить этап становления на учёт в налоговые органы, и быть внесёнными в госреестр ЕГРЮЛ.

Осуществление регистрационных действий ОП реализует налоговая служба. Владельцы обращаются в те инспекции по налогам, к которым их подразделения относятся, согласно территориальному признаку (муниципалитеты).

Чтобы осуществить благополучную перерегистрацию филиалов либо представительств в инспекции по налогообложению, то следует обеспечить подачу документации по нижепридённому списку:

• копии решений органов по управлению и созданию ОП;
• копии утверждённых положений об ОП;
• копии учредительной документации и их поправкам (специальные документы либо новая редакция);
• свидетельствующие документы о госрегистрации основных организаций;
• копии приказов о переназначениях на руководящий состав, куда включены главбухгалтера вновь открывшихся структур;
• копии по платежным поручениям либо банковским выпискам о том, что госпошлина за госрегистрацию в действительности оплачена, а ещё платёжные документы заверяются соответствующей печатью и росписью владельцев кредитного учреждения;
• выписки из ЕГРЮЛ для основных организаций;
• заявки о перерегистрациях с поправками по формам Р13001 (для добавления правок в уставах), а также Р13002 (для правок в ЕГРЮЛ).

Перечисленные копии документации обязуются заверяться нотариусом. Если ОП ведёт прямую работу на съёмных площадях, то потребуется обеспечить наличия соответствующей копии соглашения по арендным площадям. Допускается подавать документацию в электронных форматах по необходимым связным каналам как скан-копию. В подобной ситуации, они обязаны заверяться цифровыми подтверждениями в электронном формате.

Процедура по перерегистрации осуществляется налоговыми структурами спустя 5 суток с момента предъявления пакета документации либо отправки на северы через интерактивные сервисы. Документация, которая будет подтверждать становление на учёт подразделений, выступит сообщение от владельцев.

В период регистрационных действий ОП не будет присвоен ИНН, но выдаётся код с необходимыми причинами становления (КПП). В документации, подразделений начнут использовать ИНН основных организаций. Однако они не будут считаться индивидуальными юрлицами.

Заявление на регистрацию иного обособленного подразделения по форме С-09-3-1

Сами заявления подразумевают бланки на единых листах. В период заполнения документов у представителей организаций не возникнут затруднения.

В заявке необходимо указать:

• ИНН/КПП основных организаций;
• их названия;
• код в налоговой службе;
• ОГРН основной организации;
• общее число открытых подразделений;
• ФИО руководителей, а ещё их ИНН;
• перечень контактных данных (включая телефоны, адреса и электронный ящик);
• печать предприятия.

Если заявки поданы не при индивидуальном участии директора, а при непосредственном присутствии его представителей, то в документации должны отображаться сведения с его данными. Кроме этого, полномочия представителя обязаны официально подтверждаться. Чаще всего, для этих целей используется официальная форма доверия.

Заявки необходимо подавать с наличием двух вариантов копий. Вторым вариантом предъявляется копия заявки, на которой сотрудники налоговой инспекции оставят соответствующую отметку о дате принятия к обработке.