Электронно-цифровая подпись (эцп)

Где и как получить электронную подпись: пошаговый алгоритм

Теперь, когда вы уже наверняка приняли решение о том, что использование ЭП вам необходимо, перед вами встает следующий вопрос. Где и как получить электронную подпись? Чтобы максимально подробно ответить на этот вопрос стоит рассмотреть его в порядке определенного алгоритма последовательных действий, который состоит из пяти основных этапов.

Этап 1. Сравнение и выбор удостоверяющего центра

Удостоверяющие центры для получения ЭЦП это специальные коммерческие лица, основным видом деятельности которых является формирование ЭП. Основными их функциями является предоставление открытого ключа, электронной подписи, удаленная блокировка скомпрометированного ключа ЭП, свидетельствование о достоверности подписи, решение любых спорных вопросов, связанных с использованием ЭП, выдача соответствующего программного обеспечения, поддержка клиентов по любым вопросам.

Рынок удостоверяющих центров является высоко конкурентным, за годы развития этого вида бизнеса в России выделилось несколько лидеров, пользование услугами которых снижает любые ваши возможные риски до нуля. Рассмотрим некоторые варианты, которые позволят ответить на вопрос: где получить ЭП?

Единая электронная торговая площадка занимается разными видами услуг, в число которых входит, в том числе и деятельность удостоверяющего центра.

Электронный экспресс – имеет официальный статус Оператора ЭДО ФНС России. Услуги лицензированы ФСБ России, Минкомсвязи РФ, ФСТЭК.

Такском с 2000 года специализируется на разработке, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота, обеспечивающих обмен по каналам связи конфиденциальной информацией, защищенной электронной цифровой подписью и СКЗИ.

Конечно же, что это не полный перечень удостоверяющих центров, наиболее полный список аккредитованных удостоверяющих центров вы всегда можете посмотреть на сайте www.minsvyaz.ru.

Этап 2. Заполнение заявки

После того, как вы определились с удостоверяющим центром, необходимо подать заявление на изготовление и выдачу ЭП, непосредственно в офисе компании или воспользовавшись функционалом их сайта. Конечно же, второй вариант является более предпочтительным, поскольку избавит вас от необходимости терять время в дороге и существенно облегчит весь процесс. В заявлении необходимо указать минимальные контактные данные, после чего с вами свяжется сотрудник удостоверяющего центра, который и узнает от вас всю необходимую информацию, а так же проконсультирует по всем вашим вопросам и поможет сделать выбор с видом ЭП, с учетом ваших задач.

Этап 3. Оплата электронной подписи

Как правило, все удостоверяющие центры работают на условиях предоплаты. Поэтому после уточнения всех нюансов вам будет выставлен счет.

Этап 4. Документы для получения ЭЦП

При подготовке документов существенным моментом является то, кто получает ЭП: физическое лицо, юридическое или ИП, поскольку от этого зависит перечень требуемых документов.

От физического лица требуется:

1. паспорт;
2. ИНН;
3. СНИЛС;
4. Документ, подтверждающий оплату.

Если подачу документов осуществляет доверенное лицо, то в таком случае дополнительно потребуется доверенность на такое лицо.

От юридического лица требуется:

1. Свидетельство о государственной регистрации, ОГРН и ИНН;
2. Выписка из ЕГРЮЛ, полученная, как правило, не позже шести месяцев до даты обращения в удостоверяющий центр. Но этот вопрос лучше всего уточнить в конкретном удостоверяющем центре;
3. Паспорт и копия;
4. СНИЛС;
5. Приказ о назначении директора, если подпись оформляется для него;
6. Если подпись необходима для сотрудников, то в таком случае требуется доверенность на них от директора;
7. Документ, подтверждающий оплату.

От индивидуального предпринимателя требуется:

1. Свидетельство о регистрации;
2. Свидетельство с идентификационным номером налогоплательщика (ИНН);
3. Выписка из ЕГРИП, со сроком выдачи не более 6-ти месяцев, или заверенная копия;
4. Паспорт;
5. СНИЛС;
6. Документ, подтверждающий оплату;
7. В случае если ЭЦП индивидуального предпринимателя будет забирать иное лицо, то тогда также потребуется доверенность и паспорт.

Этап 5. Получение электронной подписи

Получить ЭП можно в любом центре выдачи удостоверяющего центра, информацию о которых можно посмотреть на их сайте. Если заявление и документы подавались через сайт, то тогда потребуется предоставить оригиналы предоставленных документов. Как правило, получить электронную подпись можно в течение двух, трех дней, но большинство удостоверяющих центров позволяют это сделать и за один день!

НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ОБ ЭП

В конце декабря 2019 года в связи с совершенствованием регулирования в сфере ЭП Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 747528-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» (далее – законопроект № 747528-7), который направлен на создание более безопасной цифровой среды. На момент публикации статьи законопроект одобрен Советом Федерации и направлен на подпись Президенту России. Это значит, что текст предлагаемых поправок сформирован окончательно. Проанализируем, какие изменения нас ожидают с 01.07.2020.

Изменение 1: все участники электронного взаимодействия будут признавать усиленную квалифицированную ЭП

Сейчас каждая структура устанавливает свои требования к содержанию сертификата ключа проверки ЭП. Организациям это не очень удобно, поскольку на разных порталах нужно получать свой вариант. Законопроект устраняет этот недостаток: теперь во всех информационных системах будет признаваться единая усиленная квалифицированная ЭП.

С момента вступления закона в силу ни один участник ЭДО не сможет ограничить признание усиленной квалифицированной ЭП на своей площадке. Ограничения можно будет устанавливать, только если это прямо предусмотрено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

Изменение 2: появится новый вид организаций – доверенные третьи стороны

Доверенные третьи стороны будут оказывать определенные услуги участникам электронного взаимодействия, а именно:

• подтверждать действительность ЭП и сертификатов на момент создания документа, наличие аккредитации удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
• проверять, все ли сертификаты, задействованные при подписании электронного документа, отвечают требованиям нормативных актов;
• проверять полномочия участников ЭДО;
• создавать квитанции, которые будут отражать результаты проверки квалифицированной ЭП и информацию о моменте ее подписания;
• оказывать услуги по хранению данных.

В законопроекте № 747528-7 не указано прямо, что эти услуги будут оказывать на коммерческой основе. Скорее всего, за них придется платить, если организация хочет максимально обезопасить работу с ЭП.

Доверенные третьи стороны будут получать аккредитацию и нести ответственность за неисполнение своих обязанностей или нарушение порядка исполнения функций.

Изменение 3: ужесточатся требования к УЦ

Срок действия аккредитации УЦ вместо пяти лет составит три года. Аккредитации, полученные УЦ до 01.01.2020, будут действовать до 01.01.2022. Соответственно, квалифицированные сертификаты, выданные УЦ до 01.07.2020, будут действовать до 01.01.2022.

Чтобы получить аккредитацию по новым правилам, УЦ должен отвечать более жестким требованиям:

• иметь минимум 1 млрд руб. собственных средств (капитала) или 500 млн. руб. капитала, но при этом один либо несколько филиалов или представительств не менее чем в 3/4 субъектов России;
• иметь финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам в размере не менее 100 млн. руб. (сейчас это 30 млн. руб.);
• иметь лицензию на деятельность по производству, разработке и распространению шифровальных (криптографических средств), выполнению работ в области шифрования, техническому обслуживанию средств шифрования и т.п.;
• деловая репутация директора и учредителей УЦ должна соответствовать требованиям, установленным правительственной комиссией.

Изменение 4: изменятся правила выдачи и применения ЭП

В Федеральный закон № 63-ФЗ вводят новые статьи 17.1 – 17.6, регулирующие использование квалифицированной ЭП физическими лицами, гражданскими и муниципальными служащими, индивидуальными предпринимателями, организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, а также использование ЭП в государственных информационных системах. Действие новых статей вступят в силу с 01.01.2021.

В Схеме отображено, где заявители смогут получить ЭП.

Изменения вступят в силу позже, поскольку требуют технической подготовки и модернизации IT-систем.

Анализируя сроки внедрения новых положений законодательства, действия прежних аккредитаций УЦ и выданных ими квалифицированных сертификатов, переходный период, во время которого будут внедряться изменения, продлится до 2022 года. Этого времени должно хватить для того, чтобы и УЦ, и государственные структуры, и, конечно, организации подготовились работать по новым правилам.

Какую вам необходимо создать электронную подпись

Вышеупомянутый закон предусматривает три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Ее предназначение ограничивается лишь подтверждением авторства подписанта. При этом ПЭП не гарантирует ни целостность, ни неизменность документальной информации после подписания. Следовательно, этот вид не подходит для юридически значимой документации. Она нужна лишь для доступа к какому-либо информационному ресурсу (такому, как портал госуслуг).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Этот вид ЭП не только позволяет удостоверить авторство ее обладателя, но и свидетельствует о неизменности документа после подписания. Все это совершается с помощью криптографических программ для защиты электронных данных. Усиленная неквалифицированная электронная подпись служит средством обмена документами внутри организации и при взаимодействии с другими юридическими лицами на основании договора об использовании ЭП сторонами. Подпись такого рода необходима для участия в электронных торгах.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной тем, что гарантирует конфиденциальность и юридическую значимость информации, которую она подтверждает. Для создания такой подписи нужны специальные программные средства, прошедшее сертификацию в Федеральной службе безопасности, а выдается она только в УЦ, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Бланки отчетности, скрепленные КЭП, можно направлять в государственные органы. Этот вид электронной подписи также пригоден для участия в электронных торгах.

В последнее время происходит вытеснение первых двух видов ЭЦП наиболее защищенной и дающей больше возможностей усиленной квалифицированной подписью. В зависимости от целей использования, каждый решает самостоятельно − нужно ему создать простую электронную подпись или усиленную.

Для применения КЭП выдается два ключа: закрытый (256 бит) и открытый (1024 бита), которые не действуют по отдельности.

Открытый ключ необходим для того, чтобы передавать документы в электронном виде с помощью специального сертификата, удостоверяющего личность того, на чье имя ключ был выпущен. Копия открытого ключа пересылается в библиотеку удостоверяющего центра на случай подделки или утраты информации. Закрытый ключ нужен для того, чтобы его владелец мог непосредственно подтвердить подписью информацию и отправить сертификат. Функционирует он также в течение года, в дальнейшем необходимо приобретать новое средство.

Подделка ЭЦП любого из трех видов невозможна, потому что программные средства, используемые при их создании, позволяют надежно зашифровать информацию. Даже высокий уровень современных программных вычислительных средств не позволяет взломать код без приложения колоссальных усилий. Однако, существует возможность страхования ЭП.

Виды цифровых подписей

Простая цифровая подпись

–это простые электронные средства, которые подтверждают факт подписания или заверения документа определенным лицом. К ним относятся коды и пароли, например, те, что мы водим на сайтах для авторизации, а так же коды, которые мы получаем в смс-оповещениях.

Для подписания простого электронного документа сторонам достаточно договориться и проверить подписи на подлинность, для этого потребуется заключить между всеми сторонами соглашение, без которого пописанный документ будет считаться недействительным. Использование такой подписи возможно для первичных документов. Если для подписания документа требуется заверка печатью, то простая электронная подпись не может использоваться. Такая подпись используется в повседневной жизни.

Сделать ее можно с помощью программного обеспечения — Microsoft Office (при создании документа в меню файла выбрать пункт «защита документа», а затем «добавить цифровую подпись») , КриптоПро CSP (используется для создания усиленного ключа), USB-токен (выдается в Удостоверяющем центре, подходит тем, кто хочет защитить свои цифровые документы от плагиата и подтвердить свое авторство). Простая цифровая подпись используется для регистрации авторизации на сайтах, как ключ доступа к базам данных с паролем, для заверки подлинности электронных документов.

ВАЖНО: простая электронная подпись не имеет юридической силы и не может быть использована для подачи документов в государственные органы

Усиленная неквалифицированная цифровая подпись

(или неквалифицированная электронная подпись) – эта подпись создана при помощи средств электронной подписи с использованием криптографического преобразования информации на основе специального ключа. Такая подпись позволяет идентифицировать подписантов документа, а так же показывает факт внесения изменений в документы после того, как они были подписаны.

Такую цифровую подпись индивидуальные предприниматели и юридические лица могут получить в удостоверяющих центрах или сделать самостоятельно силами опытных программистов. Усиленная неквалифицированная подпись может использоваться во внутреннем документообороте компании, а так же для заключения соглашений с контрагентами при наличии соглашения об использовании данной подписи.

ВАЖНО: при наличии договоренностей между сторонами с неквалифицированной подписью можно участвовать в торгах на электронных площадках, но ее действие распространяется на ограниченный круг операций

Усиленна квалифицированная цифровая подпись

(или квалифицированная электронная подпись) – аналогичная предыдущему виду, но для проверки подлинность подписи требуется специальный сертификат. Для создания квалифицированной цифровой подписи используются специальные средства, которые указаны в ФЗ-445 – специализированное программное обеспечение. Электронный документ, подписанный с помощью квалифицированной электронной подписи полностью идентичен бумажному аналогу с подписью и/или печатью.

Для подписания основных бухгалтерских документов и налоговых документов требуется именно этот вид подписи. Квалифицированная подпись обеспечивает надежную защиту информации и высокую степень конфиденциальности, которую владелец может выбрать самостоятельно.

ВАЖНО данные пользователя защищаются даже после того, как действие ключа истекло. Такая цифровая подпись выдается строго в Удостоверяющем центре после предоставления уставных документов компании и документов, подтверждающих личность владельца либо через специальные услуги банков, например Сбербанк Бизнес Онлайн

Такая цифровая подпись выдается строго в Удостоверяющем центре после предоставления уставных документов компании и документов, подтверждающих личность владельца либо через специальные услуги банков, например Сбербанк Бизнес Онлайн.

Такая подпись фактически может использоваться во всех возможных ситуаций – для регистрации онлайн-касс, удаленной подачи документов в государственные органы, для работы в личных кабинетах на государственных сайтах (ФНС, ПФР и так далее), для участия в государственных торгах и аукционах. Единственный существенный недостаток данного типа подписи – необходимость ежегодно оплачивать сертификат.

Правовое регулирование ЭП

Средства электронной подписи в России еще не столь распространены, как в Европе или США, а информации на бумажном носителе чаще доверяют больше. Однако с внедрением электронного документооборота ЭП стала применяться все чаще, а ее роль и возможности фиксируются в правовых и нормативных документах.

Принципы и схемы применения электронной подписи на территории РФ осуществляются на основе закона 1-Ф3 от 10.01.2002 г., а еще до вступления закона в силу термин ЭЦП содержался во многих правовых актах. Цель законопроекта — облегчение ведения электронного документооборота и создание хороших условий для развития ИТ между гражданами и муниципальными и государственными органами. Также закон обеспечивает правовые условия использования ЭЦП и приравнивает ее к оригинальной подписи на бумажном носителе.

Согласно п.2 ст. 160 ГК РФ применение в документообороте и при совершении сделок ЭЦП возможно лишь в порядке, установленном данным законом, дополнительным соглашением сторон или действующими правовыми актами.

По закону РФ ЭЦП имеет несколько формулировок. Первая из них говорит о том, что это реквизит документа, составленного в электронной форме, предназначенный для защиты от подделки. Реквизит получен путем криптографического преобразования и является уникальным.

Еще одна формулировка определяет ЭЦП так: это аналог оригинальной подписи, который обеспечивает документ целостностью и подлинностью

ЭЦП подтверждает принадлежность владельцу и становится важной частью действующего документооборота

Согласно еще одной трактовке ЭЦП представляет собой аналог оригинальной подписи, который не только является гарантом защиты информации, но и используется в электронном документообороте между ЦБ РФ и клиентами. ЭЦП обеспечивает контроль за подлинностью и целостностью передаваемой информации и позволяет определить ее принадлежность конкретному владельцу.

Также по закону ЭЦП — это уникальная последовательность символов, создать которую можно лишь при помощи криптографического преобразования исходных данный. ЭЦП подтверждает неизменность информации, устанавливает авторство и гарантирует целостность информации при обмене юридически значимыми электронными документами.

Однако при согласии сторон, прописанном в сопроводительном письме, могут быть использованы и несертифицированные средства. В этом случае ответственность за степень надежности информации и сделки ложится на участников.

Использование электронной цифровой подписи упрощает ведение документооборота и сотрудничество с государственными и муниципальными органами, дает возможность осуществления закупок и участия в официальных торгах. Документ, заверенный ЭЦП, приравнивается по юридической силе подписанному собственноручно. Бывают электронные подписи простыми, усиленными, квалифицированными и неквалифицированными. Вид зависит от цели использования и правового обеспечения, а сроки оформления, стоимость и необходимые документы — от типа оформляемой подписи. Чтобы ЭЦП выполняла свои функции, владелец должен придерживаться правил конфиденциальности и не допустить попадания сертификата или ключей к сторонним лицам.

Сколько стоит электронная подпись?

Как уже говорилось выше, большинство удостоверяющих центров работают исключительно на условиях предоплаты. Непосредственно стоимость электронной подписи значительно варьируется и зависит от многих факторов, к которым относится регион, вид ЭП и срочность.

В стоимость изготовления ЭП входит изготовление сертификата ключа, необходимые программы, которые позволят пользоваться ЭП, и последующая техническая поддержка.

Минимальная цена на электронную подпись представлена 1500 рублей, в среднем на рынке можно найти множество интересных предложений в пределах 5000-7000 рублей. Но если вам необходимо большое количество ЭЦП, то не забудьте требовать скидку на объем, в таком случае вы сможете приобрести ЭП по гораздо меньшей цене.

Автоматизация, цифровизация или цифровая трансформация — в чем разница?

— Довольно часто цифровую трансформацию бизнеса путают с автоматизацией и цифровизацией. Но эти процессы принципиально разные. Давайте разберемся.

Андрей Муха
CTO Softline Belarus

Автоматизация — это вынужденная и необходимая мера для большинства бизнесов, которые хотят оставаться на плаву. Она позволяет увеличить производительность труда и основывается на уже существующих или слегка видоизмененных процессах в компании. Если кратко, то это «более быстрые лошади», которых может себе представить владелец или сотрудник, глядя на все существующие задачи. Типичный пример автоматизации — CRM-система.

Довольно часто случается, что автоматизация происходит только на базовом уровне — продукт просто пытаются «натянуть» на существующие процессы. Примеров множество как среди небольших компаний, так и среди отраслевых гигантов. Но далее возникает логичное желание «сделать красиво»: переписать процессы, формализовать неформализованное, попытаться подстроиться под лучшие продукты, доступные на рынке. А следом приходит и понимание, что пора менять бизнес-модель.

Изображение: lucidchart.com

Тогда начинается следующая фаза — цифровизация. Это что-то вроде «автоматизации на пике». На этом этапе применяются топовые технологии для переноса основных бизнес-процессов в цифровую среду.

Например, для ИТ-компаний это внедрение ERP-систем вроде SAP, Oracle, Microsoft Dynamics и др. А для бизнесов, которые занимаются производством материальной продукции, это может быть связка ERP + MES (система управления производственными процессами).

Процессы становятся упорядоченными и четкими. Но в целом и продукт, и бизнес могли бы существовать и без этих надстроек. В упрощенном виде, но могли бы: не с живой аналитикой, а с отчетами, не с проектированием изделия распределенной командой конструкторов, а с разрозненными частями изделия и т.д.

Для многих компаний именно фаза цифровизации является оптимальной. Но она не поможет кардинально изменить сам продукт. И если перед компанией стоит именно такая задача, то нужен переход к следующей фазе — цифровой трансформации.

Изображение: lucidchart.com

Цифровая трансформация — это совершенно иной уровень. Это процесс, который меняет потребительские модели, рынки, запросы клиентов, «разворачивает» бизнес-стратегии. Он позволяет формировать новые продукты и услуги, даже принципиально новый бизнес, ранее не существовавший.

Простой пример: раньше почту перевозили сначала на повозках, затем на транспорте. А потом эти «более быстрые лошади» превращаются в «отправку сообщений электронной почты». Это и есть трансформация.

Простая электронная подпись на порталах и государственных ресурсах

Простая электронная подпись позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами.

На портале mos.ru

Физические лица для получения электронных госуслуг на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru пользуются простой электронной подписью (то есть им достаточно зарегистрироваться на сайте mos.ru).

Юридические лица и индивидуальные предприниматели также пользуются простой электронной подписью, но им необходимо подтвердить свою личность в центре госуслуг «Мои документы» для того, чтобы приравнять ее к собственноручной.

На портале gosuslugi.ru

На портале gosuslugi.ru есть несколько уровней учетной записи.

Пользуясь упрощенным и стандартным уровнями, можно подписывать заявления простой электронной подписью.

На сайте Росреестра

Часть услуг Росреестра (например, подать заявление, записаться на прием) можно получить, используя простую электронную подпись.

Какую создать электронную подпись в зависимости от сферы применения

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) − это один из способов обмена документами посредством программируемых процессов, реализуемых с помощью сети Интернет. Эта система внедряется повсеместно, она очень удобна и эффективна. Ею пользуются различные организации как внутри собственной структуры, так и в вопросах взаимодействия с контрагентами, а также физические лица. С помощью электронной подписи они направляют друг другу соглашения, финансовые документы, письма и т. д. Вид приобретаемого в УЦ электронного средства определяется стоящими перед покупателем целями и задачами в мире интернет-обмена информацией.

Электронная отчетность

С появлением электронной подписи неприятная процедура многочасового ожидания в очереди в помещении, набитом людьми, ради передачи отчетности в госорганы, изжила себя. Теперь этот процесс стал гораздо проще. Отчетность можно предоставлять с использованием электронного документооборота в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и другие органы. Для этого нужно только заполнить электронную форму и подписать ее ЭП. Информация пересылается через глобальную сеть. За ее сохранность и конфиденциальность можно не беспокоиться, потому что существуют надежные программные средства для защиты передаваемых данных. Возможность отправления отчетов в электронном виде позволяет экономить рабочее время, сканировать документ на ошибки, главное – подписать электронный отчет КЭП.

Электронные торги

Электронные торги − это система взаимоотношений участников торговли, совершаемой в сети Интернет на специально созданных для этого электронных площадках. Участники, имеющие доступ к подобным площадкам, нацелены на заключение гражданско-правовых сделок по реализации товаров, работ и услуг.

Электронную подпись для участия в торгах могут приобрести как юридические, так и физические лица. Эта подпись позволяет не просто получить доступ к торговой площадке, но и заверить документы на конкурс и подписать контракт по его итогам. Вид ЭЦП зависит от требований торговой площадки.

Государственные услуги

Как создать электронную подпись для госуслуг? Сделать это несложно, эта возможность доступна для любого гражданина Российской Федерации. Электронная подпись для портала государственных услуг позволяет ее владельцу удостоверить документы, направляемые посредством специальных программных средств по телекоммуникационным каналам связи, а также получать письма и уведомления о статусе поданного в орган власти заявления.

Арбитражный суд

Судейские органы также перешли на электронный документооборот. Появилось право участников разбирательства направлять доказательства и другие документы в рамках судебного процесса в электронной форме. Арбитражное процессуальное законодательство предусматривает несколько способов предоставления документов спорящими сторонами, они включают и электронную связь. Следовательно, подписать документы также можно посредством электронной подписи.

Документооборот с физическими лицами

Физические лица используют электронную подпись крайне редко. Но все же отдельным гражданам удобнее удостоверять документы с помощью ЭП. И это бывает очень удобно при оформлении договоров удаленными работниками. При этом не только само соглашение, но и приемосдаточные акты и другие документы записаны исключительно в электронной форме. Обмен происходит через Интернет.

С использованием электронной подписи вы сможете:

Простая электронная подпись

Законодательством РФ прописаны следующие виды электронной цифровой подписи:

1. Простая или ПЭП;
2. Неквалифицированная или НЭП;
3. Квалифицированная или КЭП.

Многие пользователи интернета представляют, как выглядит простая подпись (даже не зная, что это является электронной подписью) — это пара логин-пароль, использующиеся на сайтах, в личных кабинетах, в почтовых системах, а также СМС коды для подтверждения входа, коды на картах. Понятие простой подписи отражает специфический формат, который подтверждает целостность визируемой документации, и создается она средствами той системы, где используется.

От остальных видов ПЭП отличается тем, что лишь определяет конкретного человека, поставившего подпись, но не дает возможности установить неизменность визы и подтвердить сведения после подписания. Для чего нужна электронная подпись:

• Для контроля и подтверждения целостности документации;
• Для защиты данных от повреждения и подделки;
• Для подтверждения авторского права на конкретный документ.

Простота получения ПЭП оборачивается менее защищенным процессом ее создания и не всегда подтверждает, что ее использовал владелец. По этой причине в деловой переписке использовать ПЭП можно только, если имеются доверительные отношения с партнерами.

Согласно законодательству пароль признается в качестве ПЭП, поэтому допускается для подтверждения информации, отправляемой в государственные органы и должностным лицам. Документ, заверенный ПЭП, равнозначен аналогу на бумажном носителе, если это указано в дополнительном соглашении между сторонами, использующими электронный документооборот.

Получение ПЭП

Процесс получения простой электронной подписи зависит от информационной системы, в которой она используется. Для доступа к банковскому порталу связку пароль-логин часто выдает банк, а подтверждение входа может быть запрошено дополнительно через телефон. Часто ПЭП отправляется в виде СМС на номер телефона или может быть (что реже) отправлена на адрес электронной почты. Официальные муниципальные порталы в силе потребовать дополнительные способы подтверждения личности.

Это может быть личное посещение одного из центров государственного обслуживания, заказное письмо, отправленное по адресу регистрации, или использование уже имеющейся квалифицированной подписи.

Юридическая сила ПЭП

Подписанная простой подписью документация будет иметь юридическую силу, если соблюдены следующие условия:

• Определена форма представления подписи и способ ее использования;
• Составлено дополнительное соглашение, отмечающее, что все отправления с адресов, являющихся частью системы ПЭП, тождественны заверенными ПЭП;
• Оговорена возможность сопоставления визы и контрагента по сделке;
• Отдельно определена обязанность всех участников соглашения сохранять конфиденциальность подписи.

Конфиденциальность ограничивает право передачи ПЭП третьим лицам, а также делает невозможным открытие доступа к почте или паролям посторонним людям.

Вставка в документ

Заверить содержимое документа своей ЭЦП можно, если она не просрочена, и её сертификат или владелец не скомпрометированы. Тогда нет никаких препятствий для использования этого инструмента. Приложения из пакета Office, которые поддерживают эту технологию, а это Word и Excel, проверяют вставляемую подпись на все эти признаки. Только при положительном результате позволяют верифицировать текстовый файл с её помощью. Такая проверка служит доказательством действительности автографа не только для автора документа, но и для того, кому он предназначен. Принцип обоюдного обеспечения безопасности и сделал эту технологию востребованной.

Перед тем, как вставить ЭЦП в Word, убедитесь, что она отвечает всем заявленным требованиям. Чтобы осуществить вставку специальной области, предназначенной для вставки ЭЦП, откройте документ в Ворде, поместите курсор в нужное место и перейдите во вкладку «Вставка» в Ленте настроек. Там вам нужна группа «Текст», в ней как раз будет кнопка «Строка подписи». Нажав на неё, вы откроете выпадающее меню, в котором следует выбрать «Строку подписи Microsoft Office». В то место, куда был установлен курсор, будет осуществлена вставка области. Одновременно на экране появится диалог настройки, в котором можно будет при необходимости указать имя человека. Этот человек должен верифицировать текстовый файл, должность и адрес электронной почты. Также если у вас для подписывающего человека есть какие-либо комментарии или указания, то их следует внести в поле «Инструкции» в том же диалоге. В тот момент, когда он нажмёт на строку подписи, во всплывающем окне будут отображены внесённые вами комментарии. Это очень удобно, когда вы не хотите сбивать форматирование в документе, впечатывая в него дополнительный текст, или делать ещё один файл или записку с пояснениями. Если вам нужно, чтобы подписывающее лицо оставило вам ответ на них, в том же диалоговом окне отметьте пункт с соответствующим разрешением. В тот момент, как он будет вставлять автограф в документ, Ворд даст ему возможность вписать рядом с вашим комментарием свой. Таким образом Microsoft расширяет возможности своего текстового процессора для групповой обработки файлов.

Всё в том же окне можно добавить дату, она будет отображаться в строке подписи. Если таких областей должно быть несколько, то нужно будет повторить эту процедуру нужное количество раз, каждый раз при необходимости заполняя нужные поля.

Теперь подойдём к этому вопросу со стороны подписывающего. Чтобы вставить в область подписи свою ЭЦП, открыв документ, нажмите на неё левой кнопкой мыши. Этот клик выделит строку и даст вам поле ввода автографа. Теперь вы можете либо впечатать своё имя, чтобы вставить печатную версию ЭЦП, либо указать в диалоге выбора рисунок с автографом на жёстком диске. И то, и другое запустит процесс проверки указанной подписи, как мы упоминали в начале статьи, и при положительном результате прямо в окне Ворда появится кнопка подтверждения. Нажав на неё, вы подпишете документ. Для владельцев планшетов есть и ещё один вариант. Используя преимущества сенсорного экрана, поставить электронную подпись, как привыкли, росчерком пера, только в этом случае его заменит стилус. Однако нужно учитывать, что роспись в этом случае не должна отличаться от той, которую вы указали при регистрации, что бывает непросто. Современная технология авторизации по отпечатку пальца уже тоже постепенно начинает использоваться в механизме ЭЦП, но Word пока ещё не получил соответствующее обновление.